10 tipos comuns de faturas

Gerenciar um negócio está intrinsecamente ligado à emissão de faturas, e estas vêm em todas as formas e tamanhos. Algumas são faturas familiares, enquanto outras temos que emitir de tempos em tempos. No entanto, como profissionais, devemos saber como escolher e emitir todos os tipos. Este artigo irá delinear os conceitos básicos necessários para ajudá-lo a distinguir e escolher rapidamente o tipo certo de faturas.

Tipos de faturas – índice

1. Fatura proforma
2. Fatura de pagamento antecipado
3. Fatura de venda
4. Fatura recorrente
5. Fatura parcial
6. Fatura final
7. Fatura resumida
8. Nota de crédito
9. Nota de débito
10. Fatura de IVA

Fatura proforma

Uma fatura proforma, ou como alguns dizem, uma fatura preliminar, é uma solução desenhada para apresentar sua oferta aos clientes. Se eles aceitarem seus termos e condições, eles pagarão a fatura e você poderá entregar os bens ou serviços detalhados.

Se os clientes não aceitarem seus termos e condições, eles não precisam pagar. Isso porque a emissão de faturas proforma não obriga os clientes a pagar nem cria quaisquer obrigações fiscais.

Quais condições implicam tal obrigação então? Somente quando o cliente paga a fatura proforma. Nesse caso, você deve emitir uma fatura normal e pagar todos os impostos relacionados à venda. O que você recebe é o dinheiro mesmo antes do processamento do pedido. E quanto aos seus clientes? Eles também se beneficiam, pois a fatura proforma permite que o cliente compare facilmente e livremente ofertas de várias empresas para escolher a certa.

Fatura de pagamento antecipado

A primeira vista, a fatura de antecipação é semelhante à proforma. Mas olhe mais de perto e você verá que elas variam. Uma fatura de antecipação envolve uma obrigação de pagamento, enquanto uma fatura proforma é apenas uma proposta para entrar em um contrato de venda.

Quando uma fatura de antecipação é uma boa escolha? Definitivamente, no caso de você precisar comprometer recursos financeiros significativos, do seu ponto de vista, para completar o pedido. A fatura de antecipação permite que você receba parte do pagamento do cliente mesmo antes de vender os bens ou serviços. Isso terá um efeito positivo na sua liquidez, especialmente ao processar grandes pedidos. Você pode definir o valor como uma porcentagem específica do total do pedido. Isso lhe dá mais certeza de que seus clientes não desistirão do contrato, porque assim eles perderiam o dinheiro já pago.

Fatura de venda

Esta é uma fatura comum, mas não pode faltar nesta lista. Em transações comerciais, tal fatura ocorre com mais frequência. Esse é o documento que todos temos em mente quando ouvimos o termo fatura. Como outros tipos de faturas, ela contém todos os 12 elementos que qualquer fatura requer. Ela documenta um evento comercial que ocorreu entre o vendedor e o comprador. Tal fatura pode cobrir tanto a venda de bens quanto a prestação de serviços.

Fatura recorrente

Esse tipo de fatura é muito comum para a prestação de serviços. Ela é emitida em cada período predeterminado. Mais frequentemente, é mensal, mas você também pode encontrar faturas semanais, trimestrais ou anuais. Essas geralmente aparecem no caso de várias assinaturas.

A taxa para cada mês é definida com antecedência, então você sabe imediatamente qual valor pagar. Essa característica das faturas recorrentes torna muito fácil automatizar a emissão desse tipo de faturas. Usando um aplicativo de faturamento, o processo de emissão de faturas recorrentes pode se tornar realmente simples. Tudo o que você precisa fazer é inserir alguns dados necessários e as próximas faturas serão geradas automaticamente. Quais dados são necessários para isso? Geralmente, as seguintes informações são suficientes:

• dados do cliente,
• informações sobre o que a fatura é,
• o valor da fatura,
• quando a próxima fatura deve ser emitida,
• data de pagamento.

Para faturas recorrentes, cada fatura subsequente é muito semelhante à primeira fatura que foi emitida. Elas diferirão em número, data de emissão e venda, e data de vencimento. Se você souber os endereços de e-mail de seus clientes, você também pode fazer com que seu software de faturamento envie essas faturas automaticamente, o que certamente economizará muito tempo.

Fatura parcial

No caso de grandes projetos, faturas parciais são populares. Nessa situação, o trabalho acordado é dividido em etapas. Quando uma etapa específica é cumprida, você emite uma fatura parcial. Esse método de faturamento se aplica tanto ao fornecimento de bens quanto à prestação de serviços. É melhor estabelecer o cronograma de pagamento anteriormente, já na fase de assinatura do contrato. Dessa forma, você informará seus clientes com antecedência, sem surpreendê-los com a fatura que você emite.

Quais são os benefícios das faturas parciais? Elas proporcionarão maior liquidez, enquanto seu cliente evitará uma conta muito grande após a conclusão de todo o pedido, pois o pagamento é dividido em partes e distribuído ao longo do tempo.

Fatura final

Esse tipo de fatura geralmente ocorre após a conclusão de um pedido. Ela pode vir junto com faturas de antecipação ou faturas parciais. Você emite a fatura final calculando o valor que é a diferença entre as faturas concluídas e liquidadas até a data e o valor total do contrato. Como fazer isso? Você deve subtrair o valor das faturas de antecipação ou parciais que você emitiu para o projeto do valor total do projeto.

Fatura resumida

Uma fatura resumida é prática quando um cliente fez vários pedidos com você. Você não precisa emitir uma fatura separada para cada pedido. Nesse caso, você pode usar uma fatura resumida. Claro, para que essa solução seja vantajosa para você, os pedidos individuais não podem ser estendidos ao longo do tempo. Por quê? Você deve lembrar que receberá o dinheiro apenas após algum tempo depois de emitir a fatura. Portanto, se você esperar muito antes de emitir uma fatura resumida, o dinheiro será creditado em sua conta pelos pedidos concluídos.

Na prática, você pode agendar uma fatura resumida a cada certo período, por exemplo, uma semana ou um mês. No final da semana ou do mês, você reúne todos os pedidos que fez para aquele cliente e prepara uma única fatura resumida. Você também pode usar esse tipo de fatura quando um cliente fez um pedido, mas depois adicionou algo mais. Nesse caso, você não precisa prescrever duas faturas separadas, mas pode incluir ambos os pedidos no resumo.

Nota de crédito

Uma nota de crédito é um tipo de fatura de crédito. Ela é tipicamente usada quando um cliente retornou um produto, pagou por um produto, mas deseja cancelar o pedido, ou recebeu mercadorias danificadas ou de tamanho inadequado que envolvem uma redução de preço como compensação. Você também pode entregar essa nota quando quiser dar ao cliente um desconto adicional após o pedido ter sido concluído e pago. Ela também é aplicável quando uma fatura contém um valor total incorreto e inflacionado, exigindo assim ajustes.

Uma nota de crédito significa que o vendedor deve dinheiro ao comprador. É uma confirmação do vendedor de que ele ou ela deu ao comprador alguma forma de crédito. O comprador pode usar esse crédito para compras futuras ou solicitar um reembolso.

Nota de débito

Este é o tipo de fatura corretiva que você envia a um cliente quando você comete um erro ao subestimar o valor dos bens ou serviços vendidos. Uma nota de débito significa que, além do valor da fatura, o cliente também lhe deve o valor pelo qual a nota foi emitida. A diferença entre uma fatura de crédito ou débito e uma fatura regular é que você envia a fatura regular quando os bens ou serviços são vendidos. A fatura de crédito ou débito, no entanto, ocorre após a fatura regular ter sido emitida para corrigir os valores mostrados na fatura.

Fatura de IVA

Em países onde há IVA (imposto sobre valor agregado), um tipo muito comum de fatura é a fatura de IVA. Ela documenta a venda de bens e serviços por entidades que são pagadoras de IVA. Isso é geralmente a maioria das empresas que operam em tais países. Curiosamente, mesmo que não haja IVA em seu país, se você vender bens ou serviços para países onde há IVA, pode ser necessário emitir uma fatura que inclua o IVA.

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