Pré-embarque – definição, justificativa e 4 melhores práticas

Pré-embarque – do que se trata?

Pré-embarque é o processo de preparar um funcionário para começar a trabalhar em uma empresa. Geralmente começa após a assinatura do contrato, e seu objetivo é minimizar o estresse do funcionário antes de chegar ao novo local e aumentar a chance de uma cooperação bem-sucedida e de longo prazo. Tanto a equipe de RH quanto os gerentes de contratação, ou seja, os futuros supervisores da nova pessoa, podem ser responsáveis por sua execução. Dependendo da empresa específica, o pré-embarque pode incluir outros elementos, mas os mais comumente mencionados incluem:

• Manter contato para garantir que os processos formais estejam indo bem.
• Apresentação de responsabilidades específicas antes do início do trabalho (e discussão sobre elas).
• Enviar regulamentos de trabalho e outros documentos que permitirão conhecer a empresa da melhor forma possível.
• Discutir a cultura da empresa.

Pré-embarque versus integração – qual é a diferença?

Pode parecer a muitos que pré-embarque e integração significam os mesmos processos, mas a diferença entre os dois é significativa, especialmente em termos do que um funcionário espera de ambos os períodos. Primeiramente, o pré-embarque refere-se à antecipação do início do trabalho, enquanto a integração inclui tudo o que acontece desde o primeiro dia de trabalho até o período de indução (que, dependendo da empresa, pode durar alguns dias ou semanas). Assim, o primeiro processo visa cuidar do funcionário recém-adquirido (garantindo que ele ou ela se sinta confortável), enquanto o último se concentra em garantir que os novos funcionários reúnam informações sobre seu trabalho, tarefas, procedimentos e políticas da empresa de forma rápida e eficiente.

Atividades de pré-embarque – melhores práticas

Então, o que você deve fazer para cuidar bem do seu funcionário antes que ele venha para sua empresa? Abaixo listamos algumas práticas que valem a pena implementar em qualquer empresa, independentemente do setor ou do tamanho da equipe.

1. Convide para o escritório para assinatura do contrato

Sempre que possível, vale a pena incentivar um funcionário a vir ao escritório antes do “primeiro dia oficial de trabalho” e conversar pessoalmente com as pessoas de RH ou ter a chance de se familiarizar com outros funcionários. O pretexto para tal visita poderia ser, por exemplo, a necessidade de assinar um contrato ou preencher outros documentos necessários. Esta é uma oportunidade de se encontrar em uma atmosfera mais relaxada do que no caso de uma entrevista de recrutamento ou contato telefônico.

2. Mantenha contato constante

É muito comum que passem várias semanas ou até meses (dependendo do período de aviso prévio aplicável) entre a aceitação de uma oferta e a chegada de uma nova pessoa ao trabalho. Manter contato constante com o novo funcionário durante esse tempo é a melhor maneira de trazer uma experiência positiva mesmo antes do primeiro dia na empresa e manter o nível de entusiasmo que surgiu quando a oferta de trabalho foi recebida. Você pode realizar tanto contato por e-mail quanto por telefone e perguntar sobre questões formais (por exemplo, documentação) e, por exemplo, seu bem-estar, planos de desenvolvimento ou atitude em relação ao novo estágio em sua vida profissional.

3. Envie um e-mail antes do primeiro dia de trabalho

Alguns dias antes do primeiro dia de trabalho, vale a pena enviar um e-mail ao funcionário confirmando o horário e o local da apresentação, bem como delineando outras questões que podem ser relevantes (por exemplo, o código de vestimenta em vigor, a possibilidade de pedir uma refeição, opções de estacionamento no escritório, detalhes sobre como chegar lá de carro ou transporte público, documentos que ele deve ter consigo, etc.). Tal ação certamente será bem recebida – dará aos funcionários a confiança de que estão bem preparados para o primeiro dia. No entanto, lembre-se de não enviar esse tipo de e-mail na última hora (por exemplo, no dia anterior), pois isso os expõe a mais estresse e incerteza.

4. Realize uma reunião pré-trabalho

Você assinou um contrato com um funcionário e, durante o período de espera, organizou uma viagem de team-building para toda a empresa? Ou sabia que a futura equipe deles tinha uma reunião planejada em sua empresa? Dê aos recém-chegados a oportunidade de participar desse tipo de atividade! Dessa forma, você garantirá que eles possam conhecer futuros colegas mais cedo, em circunstâncias menos formais, o que sem dúvida terá um impacto positivo em seu senso de pertencimento à empresa, além de estabelecer um bom vínculo com a nova equipe.

Pré-embarque – resumo

Embora não haja dúvida de que a integração é um processo extremamente importante do ponto de vista tanto do novo funcionário quanto da equipe de RH, a importância que caracteriza o período pré-emprego também não deve ser subestimada. O primeiro dia ou semana em um novo lugar é um grande estresse para muitas pessoas, o que se deve principalmente ao medo de não se conectar com a equipe ou ao medo de que as obrigações se revelem muito difíceis. Você pode minimizar esses sentimentos negativos cuidando de um pré-embarque adequadamente conduzido, como com as práticas delineadas acima. Garanta sua implementação em sua empresa, e você logo observará efeitos positivos – especialmente na área do bem-estar mental.

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