Funções chave do controle

O que é controle?

Com o objetivo de entender a essência do controle, este instrumento pode ser definido como a adoção pelas células cooperantes da empresa de um método unificado de pensar e agir, o que facilita muito a gestão efetiva de toda a organização, melhorando ainda mais a tomada racional de decisões-chave pela administração. Assim, o controle é um sistema básico que é responsável por apoiar a gestão da empresa como um todo.

O controle multidimensional torna-se possível ao integrar os mecanismos internos da organização com as mais recentes tecnologias que facilitam a coleta, reunião e processamento de dados-chave. Além disso, o controle cria condições favoráveis para adotar uma perspectiva um pouco mais ampla, focando na análise prospectiva das atividades que, em última instância, com o uso dos recursos apropriados da empresa, a aproximarão da realização dos objetivos desejados.

O controle inclui quatro funções – planejamento, controle, direção e coordenação. Devido à sua diferenciação, buscar o desenvolvimento de cada uma dessas áreas oferece uma oportunidade para introduzir atividades empresariais abrangentes que aumentam a conscientização sobre as oportunidades e riscos potenciais de realizar atividades individuais.

Funções do controle

• Planejamento – uma das tarefas básicas do controle é estabelecer metas específicas para a empresa, o que está intimamente relacionado à própria função de planejamento, tanto a curto quanto a longo prazo. As metas estabelecidas frequentemente assumem a forma de KPIs, facilitando a verificação do grau de sua implementação em estágios posteriores. Como resultado, torna-se possível criar uma visão do desenvolvimento da empresa que seja clara para todos os funcionários. Ao mesmo tempo, além de definir claramente os resultados desejados, a função de planejamento também é responsável por definir os meios e o prazo necessários para alcançá-los.
• Controle – representa a mais óbvia de todas as funções de controle. Nesta fase, o elemento mais importante é fazer uma comparação confiável dos resultados autênticos da empresa com o plano já desenvolvido. Tal controle da realização das metas estabelecidas cria a base para a realização de uma análise multidimensional das divergências para descobrir a gênese de sua ocorrência. O próximo passo é fazer os ajustes necessários para que a empresa possa maximizar a eficiência de suas operações no futuro.
• Direção – as atividades primárias nesta área giram em torno da tomada de decisões importantes relacionadas à correção de suposições ou metas previamente estabelecidas, como recalcular custos originais ou atualizar orçamentos adotados. Essas atividades são projetadas para ajudar a empresa a alcançar sua posição desejada no mundo dos negócios o mais rápido possível. Ao mesmo tempo, a essência do controle ainda está combinada com o monitoramento contínuo do estado real, focando na implementação das tarefas mais críticas, apesar das divergências registradas.
• Coordenação – esta função é responsável por aumentar a eficiência do sistema de gestão geral, levando-o a um estado em que os benefícios da coordenação superem os custos de sua implementação. Garantir a coordenação das atividades aumenta o conforto e a eficiência do trabalho, assegurando que as unidades individuais tenham o grau certo de alinhamento e alcancem seus próprios objetivos em linha com os interesses gerais da empresa.

Controle – exemplos

Grupo INCO

A empresa é caracterizada por atividades diversificadas ligadas à produção de produtos químicos domésticos, produtos medicinais, cosméticos, embalagens plásticas ou até mesmo atividades editoriais e comércio imobiliário. A cada ano, há um aumento visível na exportação de bens para a União Europeia e países da Europa Oriental. No entanto, com o aumento de seu alcance, a empresa se deparou com o problema de contabilizar eficientemente um orçamento tão extenso. Tornou-se uma necessidade introduzir um sistema de informação especializado que possibilitasse o manuseio ideal de um pacote de dados tão grande.

Portanto, o Grupo INCO decidiu investir em uma ferramenta de controle especializada – o sistema Eureca, que, com base na tecnologia de data warehouse, possibilitou a criação de um orçamento multidimensional. Ao introduzir melhorias no controle, a empresa conseguiu colocar sob controle o orçamento inicialmente excessivamente complicado, prestando atenção ao orçamento faseado dos custos departamentais e custos diretos relacionados à própria produção. Um benefício adicional também se tornou a capacidade de inserir planos e previsões de vendas mensais ou otimizar custos fixos e variáveis.

A implementação de soluções de controle agilizou o processo de planejamento necessário, que anteriormente, com áreas de negócios tão diversas, era extremamente complicado. Ao mesmo tempo, o banco de dados desenvolvido foi integrado ao sistema de campo, de modo que os funcionários que desempenham funções em todos os níveis da organização tenham acesso imediato a informações-chave.

Infinite

Infinite é uma das empresas que mais crescem, fornecendo soluções de TI para uma variedade de negócios tanto na Europa quanto fora da área MENA. As especificidades da indústria e a expansão exponencial de seu alcance levaram a marca a acreditar fortemente que precisava incluir em suas atividades uma solução abrangente para facilitar a consolidação e a apresentação de resultados, que ao mesmo tempo atenderia à demanda cada vez maior por informações na área de controle.

Embora a marca já tivesse controle baseado em Excel, a dinâmica das tarefas em questão exigia a introdução de uma ferramenta que permitisse um trabalho mais rápido em mais parâmetros. Portanto, a Infinite decidiu implementar o sistema Eureca, mais poderoso, garantindo a chance de desenvolver de forma flexível todo o sistema de relatórios e analisar de forma eficiente até mesmo dados particularmente diversos.

LS Airport Services

LS Airport Services é descrita como uma das maiores chamadas empresas de “manuseio” da Polônia, atualmente atendendo mais de 50 transportadoras aéreas de todo o mundo. Com o tempo, a administração de uma marca tão próspera decidiu implementar uma ferramenta para apoiar o controle de gestão importante. O principal fator motivador tornou-se a perspectiva de eliminar as restrições que dificultavam o desenvolvimento contínuo da empresa, resultantes da natureza demorada do processo geral de criação dos relatórios necessários.

Buscando uma ferramenta abrangente para ajudar a otimizar as áreas de integração de dados, orçamento, planejamento, relatórios, análise e previsões, a empresa decidiu implementar o sistema Eureca em 2020.

Com a introdução de uma ferramenta de controle mais avançada, tornou-se possível automatizar os processos de orçamento, análise ou relatórios, levando a um aumento no valor geral do controle em toda a empresa. Além disso, a conscientização sobre o impacto real nos custos entre os gerentes também foi fortalecida, aumentando seu envolvimento na situação atual dos negócios.

Funções do controle – resumo

O controle implementado corretamente, além de ser apoiado por ferramentas modernas e sistemas de TI, aumenta a eficiência das operações de toda a empresa, permitindo a determinação precisa de objetivos de negócios realistas. Independentemente das especificidades da indústria em que as empresas individuais operam diariamente, o uso judicioso do potencial do controle, mesmo a curto prazo, pode acelerar o processo de coleta, processamento, análise e interpretação de dados-chave para o desenvolvimento futuro dos negócios.

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