Gerenciando equipes digitais | Digitalizando seu negócio #6

Recentemente, a construção de equipes digitais está se tornando cada vez mais importante, o que contribui para um aumento significativo na eficiência do trabalho e uma comunicação mais fácil entre os funcionários. Graças à digitalização, gerenciar equipes se torna menos complicado, mais rápido e mais preciso. Isso permite que as empresas monitorem melhor o progresso dos funcionários, o que é fundamental para tomar decisões informadas. Continue lendo.

Gerenciando equipes digitais – índice:

1. Introdução
2. Por que construir equipes digitais?
3. Como escolher ferramentas para gerenciar equipes digitais?
4. Ferramentas práticas de gerenciamento de equipe
5. Construindo equipes digitais
6. Medindo o desempenho das equipes digitais
7. Resumo

Introdução

Na era da evolução digital, o gerenciamento de equipes está passando por uma grande transformação. Métodos de gerenciamento tradicionais, baseados apenas em reuniões e conversas presenciais, estão sendo substituídos por soluções tecnológicas mais avançadas e flexíveis. Neste artigo, discutiremos aspectos-chave do gerenciamento de equipes digitais e ferramentas práticas que podem apoiar essa transformação.

Por que construir equipes digitais?

A digitalização traz muitos benefícios para a organização. Primeiro, melhora a eficiência do trabalho ao simplificar a comunicação, o planejamento e os processos de controle. Além disso, as ferramentas digitais ajudam a monitorar melhor o desempenho do trabalho e fornecem dados valiosos para análise. Por fim, elas permitem que as empresas se tornem mais competitivas no mercado.

Muitos proprietários de empresas associam ferramentas para gerenciar equipes digitais apenas ao trabalho remoto e baseado em computador. No entanto, existem várias plataformas que ajudam a melhorar a eficiência do trabalho em equipe, tanto no escritório, em casa, quanto em campo.

Como escolher ferramentas para gerenciar equipes digitais?

Ao gerenciar equipes digitais, é importante focar nas reais necessidades da empresa e nas funções correspondentes do software. É melhor começar realizando uma análise de necessidades, ou seja, respondendo às seguintes perguntas:

• Precisaremos do recurso de rastreamento de tempo?
• Usaremos arquivos compartilhados?
• O software deve funcionar em dispositivos móveis ou computadores?
• Precisaremos de um painel de gerenciamento para o proprietário da empresa ou gerente, ou um espaço de trabalho compartilhado será suficiente?

As respostas nos permitirão escolher o programa certo ou um conjunto de aplicativos cooperantes. É importante considerar a digitalização do gerenciamento de equipes nas seguintes áreas:

• Comunicação – ferramentas de comunicação modernas, como aplicativos de chat em grupo e videoconferência, permitem uma comunicação rápida e eficaz da equipe. De acordo com um relatório da TechRepublic (2021), 95% das empresas já as utilizam,
• Compartilhamento de arquivos – soluções em nuvem para compartilhamento de arquivos e colaboração remota são utilizadas por 76% das empresas hoje. Mesmo que todos trabalhem no mesmo prédio, é muito mais rápido e fácil enviar uma mensagem ou colaborar em um quadro compartilhado do Miro (https://miro.com/) ou Mural (www.mural.co), em vez de ficar em um quadro branco em uma sala de conferências,
• Segurança – usar uma VPN permite que pessoas que trabalham em casa compartilhem arquivos e troquem informações sensíveis de forma segura, razão pela qual 54% das empresas estão aproveitando essa solução,
• Planejamento – calendários digitais e agendadores de tarefas facilitam a organização do trabalho e o acompanhamento do progresso e prazos, por exemplo, em quadros Kanban ou nas visualizações de marcos e roteiros,
• Delegação de tarefas – com software de gerenciamento de projetos, é mais fácil atribuir tarefas a membros individuais e monitorar seu progresso.
• Controle – graças às ferramentas digitais, os gerentes podem monitorar o desempenho da equipe em tempo real e tomar decisões com base em dados confiáveis.

Ferramentas práticas de gerenciamento de equipe

Existem várias ferramentas de gerenciamento de projetos no mercado. Vamos dar uma olhada mais de perto nas mais populares, especialmente porque oferecem planos gratuitos:

• Trello – é uma plataforma de gerenciamento de projetos que permite criar quadros de tarefas, atribuí-los a membros individuais da equipe e monitorar o progresso, disponível em computadores e dispositivos móveis,
• Asana – é um sistema de gerenciamento de tarefas e projetos mais avançado que oferece uma variedade de recursos para simplificar o planejamento, o rastreamento e a colaboração da equipe, disponível em computadores e dispositivos móveis,
• Slack – é um aplicativo de mensagens instantâneas moderno para troca de informações dentro de uma equipe que se integra a outras ferramentas como Trello e Asana, disponível em computadores e dispositivos móveis,
• Firmbee – é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos disponível em PCs que permite usar rastreamento de tempo, visualizar projetos em quadros Kanban e colaborar com sua equipe e freelancers.

Às vezes, no entanto, pode ser difícil encontrar um software de gerenciamento de equipe que atenda às necessidades de uma empresa. É quando vale a pena considerar uma das opções menos populares:

• Consultar um consultor – muitas pessoas hoje ajudam a escolher e implementar software para empresas. Um consultor experiente e independente ajudará a selecionar soluções de acordo com o princípio “best of breed”, ou seja, as mais adequadas para resolver um problema específico, em vez de atender a preferências pessoais. Soluções selecionadas dessa forma podem ser conectadas usando uma API (interface de programação de aplicativos), para criar um todo único adaptado às necessidades de uma empresa,
• Cooperar com uma empresa de software – é uma solução cara que oferece a oportunidade de criar software único que esteja totalmente em conformidade com os requisitos de uma empresa específica, sem precisar contratar uma equipe ou freelancers, além de identificar e definir as necessidades da empresa por conta própria.

Construindo equipes digitais

As ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado são muito bem projetadas. Portanto, construir equipes digitais não deve exigir muito esforço dos funcionários. Uma vez que terminamos a análise de necessidades e a escolha das ferramentas, é hora de partir para a implementação.

É uma boa ideia começar treinando os membros da equipe para familiarizá-los com as ferramentas escolhidas e ensiná-los a usá-las. Normalmente, instalar um aplicativo em um dispositivo móvel ou fazer login em um navegador é suficiente. O próximo passo é discutir como proceder e responder a perguntas como:

• Quem delegará tarefas e quando?
• Onde as notificações de novas atribuições serão exibidas?

Neste estágio, no entanto, vale a pena usar as ferramentas de forma espontânea. Dessa forma, será mais fácil identificar possíveis problemas sem perder tempo discutindo o óbvio.

Medindo o desempenho das equipes digitais

Monitorar o progresso e coletar feedback da equipe é tão importante quanto implementar ferramentas de comunicação digital. Isso pode ser feito comparando os resultados de antes da digitalização com os atuais, prestando atenção a indicadores de desempenho como:

• Tempo de conclusão de tarefas – que pode melhorar enormemente, por exemplo, ao mudar chamadas telefônicas para funcionários móveis que trabalham no local do cliente em mensagens contendo o endereço e a localização GPS, bem como uma descrição da tarefa a ser realizada,
• Frequência de interação em uma equipe – pode acontecer que a troca de informações se intensifique enquanto consome menos tempo e envolve apenas aqueles que têm um impacto real na resolução de um problema específico,
• Nível de satisfação do cliente – se uma equipe, por exemplo, lida com atendimento ao cliente, a disponibilidade de informações sobre os processos relacionados ao cumprimento do pedido de uma pessoa em uma ferramenta digital pode ter um impacto muito positivo nas relações com os clientes.

Resumo

Ao investir nas ferramentas certas e implementá-las, as empresas podem se tornar mais eficientes, competitivas e melhorar a colaboração da equipe. Os elementos-chave do gerenciamento de equipes digitais são comunicação, planejamento, delegação de tarefas e controle. Vale a pena dedicar algum tempo para analisar necessidades, selecionar as ferramentas certas, treinar a equipe e medir a eficácia das soluções implementadas.

O futuro das ferramentas de gerenciamento de projetos é apoiar não apenas a eficiência dos funcionários, mas também seu bem-estar e satisfação. O desenvolvimento de tecnologias como inteligência artificial e automação, bem como a introdução de soluções de gamificação, pode ajudar a melhorar a qualidade da vida no trabalho.

As ferramentas digitais ajudarão os líderes a monitorar os níveis de satisfação e engajamento dos funcionários, bem como identificar áreas que precisam de melhorias. Com soluções modernas, como horários de trabalho flexíveis, escritórios remotos e plataformas para apoiar o desenvolvimento profissional, a gestão será mais orientada às necessidades e expectativas de cada funcionário. A personalização das ferramentas modernas pode fazer com que o bem-estar dos funcionários desempenhe um papel fundamental no futuro do gerenciamento de equipes, contribuindo para uma maior eficiência, satisfação no trabalho e retenção de talentos.

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