Gestão financeira digital e contabilidade online | Digitalizando seu negócio #5

A gestão financeira digital e a contabilidade online tornaram-se cada vez mais populares nos negócios. De acordo com um relatório da Sage (2020), 67% das pequenas e médias empresas já utilizam tais soluções. Vamos dar uma olhada mais de perto em por que vale a pena implementar a gestão financeira digital e como a contabilidade online pode beneficiar sua empresa. Continue lendo para saber mais.

Contabilidade online – índice:

1. Introdução
2. Uma revisão das ferramentas e softwares disponíveis
3. Aspectos-chave da implementação de serviços financeiros digitais
4. Segurança de dados e ameaças na contabilidade online
5. O futuro da gestão financeira digital e da contabilidade online
6. Resumo

Introdução

Automatizar processos contábeis, como emissão de faturas ou quitação de impostos, pode aumentar significativamente a eficiência da sua empresa. Por exemplo, pode reduzir o tempo necessário para emitir faturas em 73%. Além disso, integrar sistemas de contabilidade online com outros dispositivos usados em uma empresa, como software de CRM, sistemas de gerenciamento de projetos, sistemas de gerenciamento de pagamentos e HRMS, permite centralizar seus dados e controlar suas finanças com mais facilidade. Além disso, a capacidade de realizar pagamentos online agiliza o processo de gestão de caixa e a colaboração com fornecedores e clientes.

Uma revisão das ferramentas e softwares financeiros digitais

O software de contabilidade oferece muitos recursos. Antes de escolher um software específico, é uma boa ideia verificar se ele é certificado. Isso garante que a ferramenta esteja em conformidade com as regulamentações do país onde você faz negócios e é segura para o empreendedor. Para incorporar a contabilidade online em seu negócio, é essencial escolher o fornecedor certo. Algumas das ferramentas mais populares incluem:

1. Xero – uma ferramenta fácil de usar que permite emitir faturas rapidamente e integrar-se a vários sistemas de pagamento. Infelizmente, seu preço pode ser bastante alto para pequenas empresas, especialmente se elas quiserem usar recursos extras.
2. QuickBooks – oferece uma ampla variedade de funções, como gerenciamento de inventário e rastreamento de tempo, o que a torna uma solução versátil para diversos setores. No entanto, sua maior desvantagem é a interface do programa, que pode ser problemática para aqueles sem experiência contábil.
3. Wave – oferece acesso gratuito para lidar com funções contábeis básicas, como faturamento e rastreamento de despesas. No entanto, possui menos recursos do que outras ferramentas pagas, o que pode limitar sua utilidade para empresas mais exigentes.
4. Firmbee – esta ferramenta gratuita permite que você realize muitas tarefas demoradas de forma automatizada e significativamente simplificada. Oferece recursos como:

• controle de custos de funcionários – isso permite monitorar despesas de pessoal, aplicar taxas individuais de funcionários e gerar custos com base no tempo registrado.
• pagamentos parciais – permitem que os clientes façam pagamentos em parcelas, mantendo o controle sobre quanto ainda têm a pagar.
• faturas personalizadas – possibilitam o uso do Sistema de Gestão Financeira para criar uma variedade de faturas com moedas e taxas de impostos não padronizadas.

O software também oferece fácil migração de dados dos sistemas contábeis existentes e suporte para diferentes tipos de negócios. O registro na plataforma é simples e rápido, e a interface intuitiva facilita o uso, mesmo para empreendedores novatos.

Aspectos-chave da implementação de serviços financeiros digitais

O processo de implementação da contabilidade online pode ser exigente. No entanto, ao mesmo tempo, traz enormes benefícios. Vale a pena lembrar de alguns aspectos-chave que podem ajudar em sua implementação. Primeiro de tudo, é aconselhável envolver um contador experiente para apoiar a implementação e fornecer conselhos em cada etapa.

Outro aspecto importante é escolher o momento certo para introduzir mudanças. Por exemplo, será muito mais fácil no início do ano fiscal do que no meio do ano. Isso ajudará a evitar problemas com a transferência de dados entre sistemas.

Segurança de dados e ameaças na contabilidade online

Além das inúmeras vantagens da contabilidade online, também existem vários riscos associados à segurança dos dados. Os empreendedores devem estar cientes dos problemas potenciais e tomar as medidas apropriadas para minimizar os riscos:

• Perda de dados – você precisa lembrar de fazer backup de seus dados financeiros regularmente para evitar a perda de informações devido a falhas no sistema, erros de operador ou ataques de hackers. É uma boa ideia escolher um software que crie backups automaticamente em servidores seguros.
• Criptografia de dados – vale a pena escolher um software que utilize técnicas avançadas de criptografia para proteger as informações contra acesso não autorizado.
• Educação e treinamento – a segurança dos dados financeiros armazenados e processados digitalmente é ameaçada não apenas por falhas de hardware e software, mas também pelo uso inadequado da contabilidade online. Portanto, os funcionários com acesso ao software de contabilidade online devem estar cientes dos riscos de segurança cibernética. Treinamentos regulares e atualização de seus conhecimentos sobre o assunto são uma parte importante de uma estratégia de gerenciamento de riscos.

O futuro da gestão financeira digital e da contabilidade online

O futuro da contabilidade online parece ser muito promissor. O desenvolvimento de tecnologias, como inteligência artificial e aprendizado de máquina, possibilita a automação de processos. Criar um fluxo de trabalho automatizado em uma empresa está se tornando mais fácil graças a ferramentas como Zapier ou Make.com. Elas podem ser usadas para construir processos personalizados, facilitando o manuseio de operações financeiras complexas e a gestão das finanças. Com o desenvolvimento da IA e a diminuição da popularidade dos pagamentos em dinheiro, podemos esperar um crescimento exponencial de ferramentas e softwares modernos nos próximos anos, o que permitirá um controle ainda melhor sobre as finanças da empresa.

Resumo

A contabilidade online está se tornando uma solução cada vez mais popular para gerenciar as finanças empresariais. Apesar de seus vários benefícios, também existem muitos riscos associados à segurança dos dados. Para aproveitar ao máximo as vantagens da contabilidade online, vale a pena escolher o software certo, proteger o sistema contra ameaças cibernéticas e treinar regularmente os funcionários. O futuro deste campo parece muito promissor, o que pode levar a uma evolução e inovação ainda maiores.

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