Erros são inevitáveis. Ao emitir faturas, eles tendem a acontecer de vez em quando. Quais erros de faturamento são os mais comuns? Como evitar erros de faturamento? Quais consequências eles podem ter? Se você quer saber as respostas para essas perguntas, leia nosso artigo sobre 5 erros comuns de faturamento.
Cada fatura deve ter um número único. Isso é algo óbvio, mas em algumas situações, é fácil cometer esses erros de faturamento. Isso é especialmente verdadeiro se você usar programas como Word ou Excel ou seus equivalentes para emitir faturas. À primeira vista, pode parecer que isso tornará seu trabalho de faturamento mais fácil. Em tais programas, você pode preparar modelos de fatura prontos, nos quais você só precisa alterar os dados ao emitir documentos subsequentes. Mas essa solução tem uma grande desvantagem.
Substituir arquivos subsequentes pode fazer com que você se perca na numeração. E salvar faturas como páginas sucessivas em um documento do Word ou folhas sucessivas no Excel também pode levar a imprecisões.
Quais são os erros de faturamento mais comuns na numeração de faturas? Existem dois tipos: números de fatura duplicados e lacunas na numeração. Ambos esses erros de faturamento podem ter consequências desagradáveis quando as autoridades fiscais os verificam. Numerações que contêm lacunas podem indicar que nem todas as faturas emitidas estão incluídas nos cálculos fiscais. Lacunas na numeração levantarão sérias dúvidas, mesmo que sejam acidentais e não tenham a intenção de enganar as autoridades fiscais.
O segundo tipo de erro, ou seja, duas ou mais faturas com o mesmo número, mas conteúdo diferente, também pode sugerir que foram emitidas dessa forma deliberadamente para evitar impostos. Nesse caso, pode haver também um problema com o lançamento de tais faturas, porque o software de contabilidade pode não permitir que você insira dois ou mais documentos com o mesmo número.
Corrigir tais descuidos pode não ser fácil, especialmente se você já enviou tais faturas errôneas para seus clientes e só depois percebeu que tinha a numeração errada. Elas não importam muito para seus contratantes, porque eles não verificam a numeração correta de suas faturas. Portanto, eles podem pagar tais faturas sem problema. Mas em caso de uma auditoria fiscal, você pode ser penalizado por isso. É por isso que é melhor preveni-los, por exemplo, usando um programa ou aplicativo de faturamento onde a numeração será atribuída automaticamente. Dessa forma, você evitará erros de faturamento e terá certeza de que não emitiu faturas com números errados.
Somos apenas humanos e deslizes acontecem com todos nós de vez em quando. Pode ser um erro de digitação no nome da empresa que você faturou ou uma grafia incorreta do nome do seu cliente. Um típico também é o endereço errado do contratante. Nesse caso, pode haver uma variedade de erros: número de prédio errado, código postal errado, nome de rua errado ou até mesmo uma cidade com grafia incorreta da sede da empresa. Também pode acontecer de você escrever o número de identificação fiscal errado do seu cliente na fatura.
Poderia parecer que são apenas pequenas coisas. Mas ninguém gosta quando seu nome ou sobrenome contém erros de grafia. Além disso, eles podem levar a consequências fiscais. Dados incorretos do contratante podem fazer com que ele não consiga reconhecer tal fatura como um custo de seu negócio. Nesse caso, será necessário corrigir os dados. Isso prolongará o tempo que você terá que esperar pelo pagamento de tal fatura, porque seu cliente pode reter o pagamento até receber o documento com os dados corretos.
Outro tipo de falha é emitir uma fatura para dados de um destinatário completamente diferente. Isso pode acontecer especialmente quando as faturas são criadas manualmente, sobrescrevendo dados em um arquivo. Nesse caso, as quantidades corretas de bens ou serviços vendidos estão incluídas na fatura, mas os dados do destinatário permanecem da fatura anterior.
Esse descuido pode fazer com que você envie tal fatura para o destinatário errado, que não comprou os itens listados nela de você. Você também pode enviá-la para um contratante que comprou de você, mas as informações do destinatário estarão erradas nessa fatura. Até que você as corrija, certamente não poderá contar em receber o pagamento por tal fatura.
Como evitá-los? É aqui que um programa de faturamento pode vir em seu auxílio. Você pode usá-lo para criar um banco de dados de seus clientes. Você só precisa verificar os dados deles uma vez, para que possa faturar sem falhas mais tarde. Alguns programas permitem que você baixe os dados da empresa de registros governamentais, para que você possa evitar esses erros ao emitir faturas.
Todo mundo gosta de ter dinheiro depositado em sua conta. Mas a falta de informações sobre como pagar pode tornar impossível o pagamento de uma fatura.
É aqui que uma variedade de erros pode ocorrer, desde não ter um número de conta bancária até um número de conta incorreto, até não saber quando e como pagar uma fatura. Imprecisões aqui podem ter uma variedade de consequências. Perder o prazo provavelmente resultará no cliente pagando você pela fatura dentro do prazo legal. Mas um número de conta errado ou até mesmo a falta de um resultará na incapacidade do contratante de pagar você. Somente quando você corrigir ou completar esses dados poderá contar com o pagamento da fatura.
As faturas devem conter descrições precisas de bens e serviços vendidos. Enquanto no caso de bens os erros são muito menos comuns, uma boa descrição de serviços pode causar muitos problemas. Seu cliente não deve duvidar de que está pagando pelo que pediu. É por isso que os dados na fatura devem corresponder aos dados do pedido.
Dependendo dos procedimentos que seus contratantes têm, alguns podem exigir descrições mais detalhadas dos serviços que você fornece, enquanto outros podem não exigir. No entanto, é uma boa ideia garantir a precisão para que você não tenha problemas em receber o pagamento mais tarde. Uma descrição incorreta precisará ser corrigida, o que provavelmente levará algum tempo. Como resultado, você pode receber o pagamento por tal fatura mais tarde do que esperava. Uma solução para esse problema pode ser criar um catálogo de bens vendidos e descrições precisas de serviços individuais. Dessa forma, você sempre terá descrições claras e legíveis de sua oferta na fatura.
Uma fatura não deve conter erros contábeis, mas essas situações podem ocorrer. Existem vários lugares onde eles aparecem com mais frequência. Estes incluem o valor total a ser pago. Pode ser somado incorretamente, fazendo com que a fatura esteja subestimada ou superestimada. Nenhuma dessas opções é benéfica. Por quê? Porque reflete mal na pessoa que emitiu a fatura.
Pode acontecer que o cliente não verifique cuidadosamente se o documento emitido por você não contém erros contábeis e pague por tal fatura. Mas, como resultado, você pode receber muito pouco ou muito dinheiro. No primeiro caso, você terá que pedir ao cliente para pagar a mais, o que pode colocá-lo em uma posição ruim. No segundo caso, o cliente pode exigir o reembolso do pagamento em excesso, o que pode refletir mal na reputação da sua empresa. Em ambos os casos, tal fatura pode ser contestada em uma auditoria fiscal, então é melhor evitá-la.
Outro lugar onde ocorrem erros contábeis em uma fatura é no cálculo do valor dos bens vendidos. Nesse caso, pode haver um erro na multiplicação do número de peças de bens e o preço por peça. Isso acontece com mais frequência quando os cálculos são feitos manualmente. Um erro também pode ocorrer ao calcular o valor do IVA. Usar um programa de faturamento ajudará você a evitar tais erros de faturamento, porque os cálculos são feitos automaticamente lá.
Erros de faturamento acontecem com todos. No entanto, você deve estar ciente de que eles podem ter consequências legais. Erros de faturamento também contribuem para atrasos nos pagamentos e podem ter um impacto negativo na credibilidade da sua empresa. Uma das soluções é usar plataformas de faturamento dedicadas que automatizam muitos processos e ao mesmo tempo permitem que você evite erros básicos.
Leia também: O que uma fatura deve incluir? – 12 elementos essenciais
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