Todo empreendedor que deseja desenvolver seu negócio ao longo do tempo chega a um estágio em que precisa de apoio. No entanto, nem sempre o número de tarefas é grande o suficiente para empregar um trabalhador contratado. Nesses casos, a solução ideal é utilizar os serviços de um assistente virtual. Hoje, vamos nos concentrar nos Assistentes Virtuais, seu papel nos negócios, suas habilidades e maneiras de encontrá-los. Se você nunca trabalhou com um, este artigo definitivamente o ajudará a selecionar o trabalhador remoto ideal.
Um assistente virtual é um trabalhador remoto que realiza tarefas designadas de qualquer lugar do mundo usando um computador e a Internet. É uma pessoa que substitui um trabalhador de escritório padrão. Essa pessoa pode lidar com questões estritamente relacionadas à administração de uma empresa no back office, ou seja, emissão de faturas, contato com atacadistas ou cuidar do site, mas não apenas isso. O catálogo de serviços oferecidos por assistentes virtuais está em constante crescimento e essa profissão está se tornando cada vez mais popular.
A amplitude de competências dos assistentes virtuais, e consequentemente o catálogo de serviços que oferecem, é extremamente diversificada. No entanto, cada um deles tem sua especialização na qual se sente mais confortável. Às vezes, é muito abrangente e se refere a todo o catálogo de tarefas ou, às vezes, diz respeito a uma habilidade específica. É por isso que, ao procurar um assistente virtual, o passo chave é especificar as tarefas que você deseja que sejam realizadas.
Many virtual assistants start with simple office work, but with time they undertake further training and expand their competencies. Ultimately, the client gets one employee who performs a whole range of tasks. It is more convenient when one person is responsible for the whole project. Both in terms of consistency and control of effects.
Para facilitar a referência, abaixo está uma lista de tarefas exemplares que um VA pode realizar:
Essas são tarefas que um assistente de escritório tradicional também realiza. Isso pode incluir cuidar do calendário, agendar compromissos ou gerenciar e-mails. Assistentes virtuais que lidam com questões administrativas também podem ser responsáveis por emissão de faturas ou fazer pedidos com fabricantes. Tal assistente também preparará para você modelos de documentos ou conduzirá a recrutamento inicial de um funcionário. Em uma palavra – eles o apoiarão em todas as questões administrativas e de escritório relacionadas à administração do seu negócio.
Essa categoria pode incluir muito. Um assistente virtual que se especializa em questões técnicas pode ser responsável por criar uma landing page para um novo curso online ou configurar uma loja online. Alguns assistentes se especializam em programas específicos, como edição ou edição de vídeo.
Esse catálogo abrange todas as atividades que visam desenvolver uma marca. Isso inclui a criação de materiais promocionais, ou seja, conteúdo, gráficos ou vídeo, mas também suporte abrangente para redes sociais ou o site. Um assistente virtual também pode se especializar em criar campanhas publicitárias em uma determinada plataforma ou criar conteúdo.
Claro, a lista acima não é completa e não inclui todas as tarefas que você pode delegar a um assistente. Essa divisão também não significa que uma pessoa não possa lidar com redes sociais e verificar e-mails ao mesmo tempo. Muitas vezes, você descobrirá que um assistente virtual substituirá funcionários em vários departamentos. Essa flexibilidade é uma das maiores vantagens dessa profissão e a razão pela qual cada vez mais empreendedores estão trabalhando com um assistente virtual.
Embora um assistente virtual esteja exclusivamente associado ao trabalho remoto, nem sempre é assim. Em alguns casos, os principais estão procurando alguém que também possa ajudar com tarefas presenciais, como visitar o escritório ou enviar documentos pelo correio.
Essa profissão está se tornando cada vez mais popular, mas ainda assim, não muitos empreendedores conhecem a possibilidade de cooperação remota. Mesmo que tenham ouvido algo sobre isso, não têm ideia de onde e como encontrá-los. Existem várias maneiras de iniciar a cooperação.
Muitos assistentes virtuais têm seus cartões de visita digitais na forma de sites. Neles, eles exibem seus portfólios, habilidades e feedback de clientes com os quais trabalharam. No entanto, vale lembrar que os sites melhor classificados sempre aparecem nos primeiros resultados de busca.
Como é um trabalho remoto, o recrutamento também é feito remotamente. Ingressar em um dos grupos do Facebook é um dos métodos mais eficazes. Tudo o que você precisa fazer é adicionar uma postagem com uma oferta de emprego e uma descrição das tarefas, e em resposta, você certamente receberá algumas ou dezenas de ofertas interessantes. Esses grupos reúnem assistentes virtuais, então você pode ter certeza de que sua oferta chegará diretamente a pessoas competentes. Você também pode adicionar um anúncio em um dos grupos de negócios relacionados ao perfil do seu negócio. Graças a isso, você tem uma chance melhor de encontrar uma pessoa que tenha experiência ou interesses relacionados à sua indústria.
Algumas agências trabalham com assistentes virtuais. Essa solução tem suas vantagens e desvantagens. A maior vantagem é que a pessoa responsável cuida de selecionar o melhor funcionário. Cabe a você elaborar uma lista de deveres específicos que deseja terceirizar. A pessoa responsável pela agência sabe exatamente com quem está trabalhando e quem vale a pena atribuir um tipo específico de tarefa. Além disso, todos os assistentes passaram por um processo de recrutamento, então tiveram que demonstrar suas habilidades.
Nesses casos, você está assinando um contrato com uma agência e não com um assistente específico, o que também é um ponto positivo em algumas situações. Primeiro, sua responsabilidade não será controlar o trabalho. O que importa para você é o resultado, e o resto é cuidado pela agência. A maior desvantagem, no entanto, é o preço, que é mais alto do que no caso de cooperação direta. Ainda assim, se o orçamento não for um problema para você, vá em frente.
Uma forma cada vez mais popular de buscar diversos tipos de especialistas é adicionar anúncios em sites que associam freelancers, como Upwork. Basta adicionar uma oferta e descrever uma posição específica, e após um tempo, você receberá uma série de respostas de todo o mundo.
Recomendações também são uma boa maneira de encontrar suporte virtual. É uma boa ideia perguntar a amigos que trabalham em indústrias semelhantes ou que administram seus negócios se eles já usaram esse tipo de solução. Assistentes virtuais costumam trabalhar com vários empreendedores ao mesmo tempo, e a contratação por recomendação é uma das melhores maneiras de encontrar o funcionário perfeito.
Uma forma bem conhecida de verificação inicial de habilidades é preparar um questionário de recrutamento. Essa é uma boa maneira de selecionar os melhores candidatos já na fase inicial e, ao mesmo tempo, um método muito melhor para conhecer o candidato.
Perguntas bem elaboradas revelarão muito mais do que um CV ou carta de apresentação. Um acréscimo interessante ao questionário de recrutamento pode ser perguntas situacionais, nas quais você pode descrever situações exemplares nas quais a empresa se encontrou com um pedido para resolver um problema. Essas respostas permitem avaliar se uma pessoa pensa em padrões semelhantes e quais valores ela segue. Às vezes, o questionário também é acompanhado por uma breve tarefa de recrutamento, que consiste em preparar gráficos em um programa específico ou escrever um texto curto.
Além da verificação básica de habilidades, tais pesquisas têm outra vantagem. É necessário um pouco de disposição e comprometimento para respondê-las, então você tem mais confiança de que a pessoa que envia sua oferta está interessada em trabalhar com você e confiante em suas habilidades.
Após uma análise inicial das ofertas enviadas a você, você precisa selecionar alguns dos melhores candidatos. Uma entrevista em vídeo realizada online com cada um deles ajudará você a fazer a escolha final. Existem muitas plataformas que servem a esse propósito, como Google Meet ou Zoom.
Há uma resposta para isso: depende.
Quando se trata do tipo de contrato em si, é mais frequentemente B2B, já que assistentes virtuais administram seus próprios negócios ou trabalham com incubadoras de negócios ou outros tipos de empresas que permitem que você os fature por seu trabalho. Em alguns casos, no entanto, os empreendedores preferem assinar um contrato padrão de direito civil. Também vale a pena lembrar sobre documentos adicionais que devem ser assinados se a cooperação exigir, como um acordo de confidencialidade.
A cooperação com um assistente virtual pode ser de longo prazo ou pode ser uma tarefa específica a ser realizada, por exemplo, realizar pesquisas para um pedido específico ou introduzir produtos em um site.
Quando se trata de faturamento, a situação já não é tão simples. Existem várias opções disponíveis. Alguns assistentes virtuais têm pacotes por hora que um empreendedor pode adquirir. O pacote pode incluir 10 ou até 40 horas de trabalho. Na maioria das vezes, é válido por 30 dias e o empreendedor deve decidir o tamanho do pacote no início do mês.
Esse método funciona melhor quando o escopo de cooperação com um assistente virtual é grande, mas irregular, por exemplo, um empreendedor precisa de apoio no atendimento ao cliente, mas a comunidade é tão pequena que é uma tarefa para apenas uma hora por dia, e as tarefas de um assistente virtual também incluem criar postagens nas redes sociais. Graças a isso, ela pode alocar seu tempo livremente para tarefas específicas e o cliente paga apenas pelas horas reais trabalhadas.
No caso de a cooperação ser baseada em uma tarefa específica, uma forma melhor de liquidação pode ser um pagamento pelo trabalho criado. No início da cooperação, você concordará com o valor final, por exemplo, pela preparação de um catálogo publicitário ou pela montagem de um ebook. Nesse caso, não importa quanto tempo seu assistente levará para prepará-lo. O que importa é o efeito – o produto final.
Trabalhar com um assistente virtual é uma chance de encontrar um funcionário sem fazer um compromisso de longo prazo. É ótimo para empresas em crescimento ou empresas que precisam de apoio apenas sazonalmente. O aspecto financeiro também é uma enorme vantagem. O empreendedor incorrerá em custos apenas quando precisar deles. Ele paga pelo trabalho em tempo real, não por estar sentado em um escritório ou fazendo uma pausa para o café.
As vantagens da assistência virtual também incluem versatilidade. Por um lado, um empreendedor pode pedir apoio em coisas simples que levam muito tempo todos os dias e ganhar espaço para trabalho criativo e desenvolvimento. Por outro lado, ele pode contar com ajuda em questões que vão além de sua competência, como suporte técnico para programas. Afinal, um proprietário de negócio não precisa saber tudo.
Isso é tudo que você precisa saber sobre trabalhar com um assistente virtual. Leia também: 11 razões para contratar um assistente virtual em seu negócio
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