Como enviar uma fatura? Ferramentas úteis

Todo freelancer, proprietário de pequeno negócio ou empreendedor emite faturas todo mês. Elas são necessárias para receber pagamento pelo trabalho realizado ou bens entregues. Mas apenas emitir tal documento não garante o recebimento do pagamento. Para o sucesso completo, é necessário entregá-lo ao contratante. Neste artigo, você aprenderá 3 maneiras de como enviar uma fatura e quais ferramentas são particularmente úteis nesse processo.

Como enviar uma fatura – índice:

1. Como enviar uma fatura em papel?
2. Como preparar uma fatura em formato eletrônico?
3. Como criar e enviar um arquivo PDF com uma fatura?
4. Como um aplicativo de faturamento pode ajudar você?

Como enviar uma fatura em papel?

Embora a Internet tenha se estabelecido em nossos lares e escritórios de vez, a esmagadora maioria das faturas é enviada por correio tradicional. De acordo com o relatório E-Invoicing / E-Billing. Digitalização e Automação, 90% das faturas vão para os destinatários em formato papel.

Infelizmente, isso tem suas desvantagens. Uma delas é o tempo que leva para entregar a carta no endereço indicado. Ao enviar, você precisa levar em conta todo o processo que leva ao recebimento do pagamento. Você deve lembrar que muitas pessoas podem estar acostumadas a documentos em papel. Elas esperarão que você forneça as faturas apenas nessa forma. Admitidamente, você pode conseguir convencer alguns a faturar eletronicamente, mas em outros casos, terá que se adaptar aos desejos de seus clientes.

A maioria das ferramentas que você precisa para enviar uma fatura em papel está disponível em qualquer escritório. Você precisará de um computador com impressora, software de escritório e envelopes. Embora você possa preencher uma fatura à mão em um formulário especialmente preparado, é muito mais fácil trabalhar com documentos eletrônicos.

Com um processador de texto ou planilha, você pode preparar um documento que contenha todos os elementos necessários. Depois, você precisa imprimi-lo, colocá-lo em um envelope, endereçá-lo e enviá-lo. Os processadores de texto mais populares permitem que você imprima em envelopes, para que você não precise se preocupar em escrever o endereço à mão. Tudo o que resta a você fazer é comprar um selo e enviar a carta ao contratante.

Como preparar uma fatura em formato eletrônico?

Uma alternativa aos documentos em papel é a fatura eletrônica. Você não precisa de software especial para criá-la, pois o que você usa todos os dias – uma simples planilha ou processador de texto – é suficiente. Assim como em um documento enviado por correio tradicional, você primeiro deve criar uma fatura, exceto que, em vez de imprimir, deve salvar o arquivo criado dessa forma.

Evite formatos como DOC ou XLS, porque embora sejam comuns e fáceis de abrir, têm uma grande desvantagem – um documento preparado dessa forma pode ser facilmente editado. Admitidamente, você tem a opção de proteger a edição de tal arquivo com uma senha, mas é melhor usar uma solução comprovada – arquivos PDF. Ao enviar tal documento, você tem certeza de que ninguém irá interferir em seu conteúdo.

Como criar e enviar um arquivo PDF com uma fatura?

Você pode optar por um dos conversores disponíveis na web, como o Adobe Acrobat, por exemplo, para criar um arquivo PDF. Basta selecionar uma fatura previamente salva em um arquivo DOC, e o programa realizará automaticamente a conversão para PDF. Dependendo das configurações do seu computador e das opções disponíveis em seu processador de texto/planilha, você também pode já selecionar a opção de salvar o arquivo em formato PDF a partir do programa.

Adicione o documento preparado dessa forma como um anexo em um e-mail. É uma boa ideia começar a criar uma mensagem para um cliente com esse passo. Isso garantirá que você não envie um e-mail sem um anexo. No título da mensagem, você pode incluir o nome do projeto ao qual a fatura se refere. O conteúdo do e-mail deve ser curto e direto ao ponto, mas lembre-se de manter um tom educado. Você pode agradecê-los pela cooperação passada, incentivá-los a usar os serviços oferecidos no futuro e, no caso de uma fatura parcial, indicar a que estágio do trabalho ela se refere.

Como um aplicativo de faturamento pode ajudar você?

Esta é uma ferramenta que facilita significativamente o envio de faturas, pois oferece a você a mais ampla gama de opções. Se você trabalha com empresas que exigem documentos em papel, você simplesmente emite, imprime e envia a fatura pelo correio tradicional de acordo com os desejos do cliente. O benefício para você é que tal aplicativo vem com modelos de fatura prontos, para que você possa ter certeza de que eles estarão em conformidade com as regulamentações do seu país.

Você também não precisa se preocupar com taxas de IVA ou a correção de cálculos e somas. Basta selecionar a taxa de imposto apropriada, inserir o valor líquido dos bens/serviços, e o programa calculará o valor do item em si junto com o imposto.

Com um aplicativo de faturamento gratuito, você pode enviar facilmente faturas eletrônicas diretamente para as caixas de e-mail daqueles contratantes que aceitam essa forma de comunicação. Tal documento é salvo imediatamente em formato PDF, então você não terá problemas em converter tal arquivo em um formato que garanta a integridade dos dados. Você pode enviar uma fatura preparada dessa forma com literalmente alguns cliques. Você não precisa fazer login em seu e-mail – pode fazer tudo a partir do aplicativo. Você pode inserir o assunto da mensagem, completar seu conteúdo ou usar um modelo preparado, o que economiza tempo e reduz significativamente seu trabalho.

Importante, você nunca mais enviará um e-mail sem um anexo, porque ao clicar no botão “enviar” a fatura que você emitiu é automaticamente anexada à mensagem. Assim como no e-mail padrão, você pode selecionar o destinatário da mensagem, adicionar mais destinatários e até enviar uma cópia oculta. Isso é prático ao lidar com grandes empresas, pois você pode enviar a fatura tanto para a pessoa com quem está trabalhando em um projeto quanto diretamente para o departamento de contabilidade.

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