Como implementar uma estratégia de gestão do conhecimento em pequenas e médias empresas? 5 dicas úteis

O que é conhecimento?

No contexto do empreendedorismo, conhecimento pode ser definido como ideias, conceitos ou observações que são usados para agir em busca de lucro.

A relação entre dados, informações e conhecimento

Dados em si são apenas um fato que não tem significado sem interpretação. Somente após serem processados e organizados é que se tornam informações que respondem a perguntas como: Quem? O que? Onde? Quando? Por sua vez, explicar e entender as informações que recebemos nos dá o conhecimento necessário para tomar decisões.

O conhecimento é uma parte inestimável da estratégia de negócios de uma empresa, pois pode criar uma vantagem competitiva. É importante identificar fraquezas e lacunas de conhecimento.

O que é gestão do conhecimento?

Não importa o que você esteja fazendo, é uma boa ideia ter um plano de ação. Administrar um negócio não é diferente. Uma estratégia permite que você realize a missão e os objetivos da sua empresa, especificando a direção e o tipo de ações que você precisa tomar. A gestão eficaz do conhecimento em uma organização facilita a captura, compartilhamento e aplicação do conhecimento.

Codificação e personalização

Algumas das estratégias mais comuns usadas na prática são a codificação e a personalização. Além disso, elas estão conectadas aos conceitos de conhecimento formal (explícito) e tácito (implícito).

A estratégia de codificação é baseada no conhecimento formal armazenado na documentação corporativa – especificações técnicas, materiais de treinamento, relatórios, análises, etc. Essa forma facilita muito a transferência de conhecimento para novos e atuais funcionários.

A estratégia de personalização, por outro lado, é baseada no contato interpessoal entre os funcionários e na troca de experiências entre eles. Nesse caso, o compartilhamento do chamado conhecimento tácito ocorre durante reuniões de equipe, conversas, discussões, etc.

Gestão do conhecimento em PME

Administrar um negócio é uma tarefa exigente devido à alta dinâmica de mudanças e à necessidade de desenvolvimento constante. Isso pode ser especialmente desafiador para pequenas e médias empresas, cujos alcances e recursos são significativamente limitados.

A contribuição do setor de PME para o crescimento econômico é substancial. Pequenas e médias empresas são frequentemente uma fonte de soluções inovadoras e diversificam o mercado. Elas têm uma estrutura organizacional simplificada e geralmente oferecem produtos e serviços de nicho.

O capital usado para desenvolver o negócio geralmente vem das economias dos proprietários, empréstimos bancários ou, às vezes, de investidores privados, como anjos de negócios. Elas empregam um número relativamente pequeno de pessoas (empresas pequenas – não mais que 50 funcionários, empresas médias – entre 50 e 250 funcionários) para que possam manter um relacionamento próximo com a gestão e se identificar com os objetivos da empresa.

A autoridade é centralizada – a maioria das decisões é tomada exclusivamente com base na opinião e experiência do proprietário. Supervisionar todas as áreas do negócio dessa forma traz riscos – o futuro do negócio depende da competência do proprietário, algumas áreas da gestão podem operar de forma ineficiente e o potencial intelectual dos funcionários pode passar despercebido.

Os benefícios de implementar uma estratégia de gestão do conhecimento

Fazer mudanças leva tempo e esforço. Colocar uma estratégia de gestão do conhecimento em prática depende muito da atitude da gestão e dos funcionários. No entanto, é necessário para o desenvolvimento e crescimento do potencial da sua empresa. Como você pode se beneficiar ao fazer algumas mudanças em seu estilo de gestão?

• Aumento da eficiência – um sistema de gestão coerente e organizado permite que os funcionários acessem facilmente as informações, melhorando a qualidade do seu trabalho,
• Melhor colaboração e comunicação – usar sistemas de informação e vários canais de comunicação garante maior transparência e construção de relacionamentos positivos dentro da equipe,
• Processo de tomada de decisão eficaz – o acesso ao conhecimento e à experiência dos funcionários ajuda a obter a perspectiva objetiva necessária para tomar ações alinhadas aos objetivos da empresa,
• Reconhecimento de lacunas e deficiências – à medida que você completa e documenta o conhecimento que reuniu, pode identificar oportunidades adicionais para melhorar seus processos de negócios, segurança – ao armazenar dados em servidores ou em documentos, você reduz o risco de que os dados deixem sua organização.

Fatores de sucesso para implementar a gestão do conhecimento em uma organização

Se você não sabe o que são fatores de sucesso, leia este artigo. Novamente, existem várias características organizacionais que podem facilitar significativamente a introdução de mudanças positivas na gestão estratégica do conhecimento. Estes incluem:

• Disposição para melhorar e aprender continuamente,
• Disposição para transferir conhecimento para os outros, envolvimento dos funcionários,
• Adaptação da estrutura organizacional e das instalações técnicas,
• Enfatizar o valor do conhecimento e os benefícios de usá-lo.

Barreiras para implementar estratégias de gestão do conhecimento em PMEs

Mudar hábitos leva tempo e esforço, pois existem vários obstáculos no caminho. Conhecer antecipadamente as limitações que podem surgir durante esse processo facilitará o seu enfrentamento. Aqui estão alguns problemas possíveis que exigirão sua atenção:

• Funcionários relutantes – executivos seniores podem ter medo de um vazamento de informações que prejudicaria a posição da empresa, enquanto outros funcionários podem temer perder um certo lugar na hierarquia,
• Falta de comprometimento – muitas vezes decorre ou está relacionada à causa mencionada acima. Pode se referir a funcionários e aos próprios proprietários, que se concentrarão mais em outras atividades,
• Falta de tempo e recursos para se concentrar na gestão do conhecimento,
• Desconfiança em conselheiros – críticas de um outsider podem ser percebidas como um ataque em vez de uma tentativa de ajudar e promover mudanças.

Como implementar uma estratégia de gestão do conhecimento em sua empresa?

Na verdade, implementar um sistema de gestão do conhecimento pode ser desafiador para os proprietários de negócios. A falta de informações e a inexperiência podem ser desanimadoras no início. No entanto, o valor agregado que você pode obter vale muito a pena. Manter as seguintes dicas em mente facilitará a conclusão bem-sucedida do processo:

• Avalie sua situação atual – examine a eficácia do sistema existente, prestando atenção aos procedimentos, pessoal, tecnologia e estrutura organizacional. Detectar irregularidades permitirá que você determine o que vale a pena melhorar,
• Esclareça seus objetivos – uma vez que você tenha identificado as fraquezas da organização, defina seus objetivos de longo e curto prazo para que saiba o que está buscando e possa monitorar seu progresso,
• Prepare-se para as mudanças – a adaptação da nova estratégia envolve toda a empresa. Essas mudanças também impactam os funcionários da empresa, que são um ativo valioso,
• Entre em ação – a etapa final e mais desafiadora é a implementação do sistema de gestão do conhecimento no uso diário. Isso requer não apenas muito dinheiro, mas também uma atitude proativa por parte dos proprietários e funcionários.

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