Como usar marcos corretamente em um projeto? | #19 Introdução à gestão de projetos

O ciclo de vida do projeto contém muitos momentos decisivos. A equipe do projeto, junto com o Gerente de Projeto e as partes interessadas, responde à pergunta se uma determinada etapa do projeto foi concluída. Todos os critérios de aceitação foram atendidos? Algo ainda precisa ser melhorado ou é possível seguir em frente? Esses momentos são marcados por marcos – começos e finais.

Marcos em um projeto – índice:

1. Introdução
2. História dos marcos
3. Papel dos marcos
4. Definindo marcos
5. Marcos em um projeto – resumo

Introdução

Cada marco até agora marca um ponto importante no mapa de implementação do projeto. Inclui o início de um projeto, uma reunião de equipe, a assinatura de um contrato ou a conclusão de uma etapa importante de testes que acompanha a implementação de um produto ou serviço. Mas por que é importante defini-los o mais cedo possível na fase de planejamento do projeto?

História dos marcos

A ideia de um marco – o nome e símbolo de um momento chave em um projeto – foi retirada da prática dos antigos romanos. Eles marcavam a extensão de sua civilização com marcos, e ao mesmo tempo mapeavam o território por onde viajavam.

Os romanos erguiam colunas de pedra ao longo das estradas a distâncias regulares, uniformemente a cada milha. Elas serviam não apenas para marcar a rota, mas também para mostrar a distância de Roma ou da capital da província em que estavam implantadas. Analogamente, os marcos simbólicos do projeto mostram quanto trabalho já foi realizado e dão uma visão do caminho que leva à tarefa.

O papel dos marcos

Um marco marca um momento crítico no caminho que leva da iniciação ao objetivo do projeto. Portanto, assim como as placas de sinalização romanas, os marcos em um projeto não podem acontecer com muita frequência. Isso porque eles desempenham várias funções-chave em um projeto:

• proporcionar uma oportunidade para debriefing – a realização de um ponto de verificação é frequentemente combinada com uma reunião de equipe, durante a qual os membros da equipe falam sobre suas observações sobre o progresso de seu trabalho e consideram como melhorar a cooperação na equipe,
• tornar-se uma poderosa ferramenta motivacional – porque os marcos marcam objetivos de curto e médio prazo, eles motivam de forma mais eficaz do que um objetivo distante que orienta a conclusão de todo o projeto. Eles também permitem perceber quanto já foi realizado,
• apresentar o progresso do projeto – muito frequentemente, a conclusão de um marco é acompanhada pelo envio de informações ou um relatório sobre o status do projeto para as partes interessadas.

Definindo marcos

Então, como definir marcos com o volume e a frequência adequados? Não existem regras universais aqui, mas ao determiná-los, o software no qual criamos o cronograma do projeto e o planejamento é realmente útil.

1. Objetivos – Os marcos são mais fáceis de extrair se começarmos criando uma longa lista das tarefas mais importantes e, em seguida, agrupá-las em conjuntos maiores realizadas em um tempo semelhante. Dessa forma, isolaremos os objetivos e o momento de sua realização nos permitirá definir um marco.
2. Tarefas-chave – Antes de tudo, preste atenção aos marcos que significam tarefas críticas sem as quais o projeto não pode continuar. É por isso que é crucial não apenas definir o que deve ser realizado para que um marco exista, mas também definir um plano de contingência que forneça uma saída caso algum marco seja perdido.
3. Compromisso da equipe – Geralmente, é necessário o envolvimento de toda a equipe para alcançar um marco bem definido.
4. Distância de tempo – a realização de marcos sucessivos deve ocorrer de forma bastante uniforme para o projeto, tanto por seu efeito motivacional quanto pelo ritmo da equipe.

Resumo

A data de conclusão de cada marco é uma ferramenta importante para gerenciar o projeto, aumentar a motivação da equipe e monitorar o progresso do trabalho. Escolha-os com cuidado e defina-os bem. Isso garantirá que cada marco alcançado seja uma celebração do sucesso da equipe, bem como o fechamento de uma fase importante do projeto, abrindo a próxima área de conclusão de tarefas.

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