Definição de sucesso em gerenciamento de projetos | #9 Começando com gerenciamento de projetos

O que significa que um projeto é bem-sucedido? Seu único critério é a entrega de resultados dentro do prazo especificado e o fechamento das despesas dentro do orçamento planejado? Mas e se o objetivo realizado do projeto não atender às expectativas do cliente? Ou, de outra forma, não atender aos critérios considerados importantes pelas partes interessadas? No artigo de hoje, discutimos a definição de sucesso em gerenciamento de projetos.

Definição de sucesso em gerenciamento de projetos – índice:

1. Introdução
2. Definição de sucesso do projeto
3. Definição de critérios de conclusão vs. aceitação
4. KPIs. Indicadores defasados
5. Resumo

Introdução

Cada projeto é regido por suas leis. Portanto, assim como o método de implementação do projeto – precisamos selecionar e ajustar os critérios de sucesso, cada vez de acordo com as especificidades de um projeto particular. Por um lado, pode ser crucial criar uma definição técnica de conclusão, por outro – critérios de aceitação formulados do ponto de vista do destinatário dos resultados do projeto. Para muitos projetos, por outro lado, é igualmente importante criar KPIs apropriados, ou seja, indicadores-chave de desempenho, que permitem uma avaliação multidimensional da implementação do projeto.

Definição de sucesso do projeto

Já enquanto trabalhamos na visão do projeto, as partes interessadas se perguntam qual será a definição de sucesso. Para muitos projetos, o tempo será fundamental – afinal, de que adianta organizar uma festa de Natal luxuosa para investidores se ela acontecer em janeiro? Talvez ultrapassar o orçamento seja menos importante neste caso do que até mesmo um atraso de um dia.

No caso da realização de um baile de caridade, pode acabar sendo exatamente o oposto – podemos adiar a data do evento para reduzir o custo de aluguel do salão. Se, novamente, estamos organizando uma festa voltada para a degustação de produtos locais, tanto o tempo quanto o custo de implementação cedem à prioridade da qualidade. Precisamos equilibrar a organização com a disponibilidade dos melhores alimentos sazonais.

Afinal, de acordo com o PMBOK, o determinante mais importante do sucesso de um projeto é seu resultado visto da perspectiva do cliente ou, no caso de projetos internos, da perspectiva do usuário final. Mas como criar uma definição de sucesso em gerenciamento de projetos para que ela possa acompanhar a equipe do projeto enquanto trabalha em tarefas detalhadas, e ao mesmo tempo ser clara para as partes interessadas?

Definição de critérios de conclusão vs. aceitação

A definição de sucesso em gerenciamento de projetos é geralmente criada pelo Gerente de Projetos em cooperação com as partes interessadas. Eles são os que devem concordar em estabelecer os critérios que o resultado final deve atender para ser considerado um sucesso. A opinião deles também é crucial ao avaliar o resultado.

É importante, portanto, que ao iniciar um projeto, esteja o mais claro possível não apenas o que o resultado deve ser, mas também como será verificado se atende aos critérios de sucesso. Para tornar este ponto mais claro, usaremos a terminologia utilizada em projetos Scrum. Estas são a “definição de conclusão” e “critérios de aceitação”. A diferença entre os dois pode ser vista perfeitamente quando consideramos o exemplo de um projeto voltado para a criação do site de uma empresa.

A definição de conclusão fornecerá uma descrição técnica do site: ele estará devidamente seguro, consistirá em uma página inicial e quatro subpáginas, e haverá um painel de login para clientes no cabeçalho. Em outras palavras, com a definição de conclusão, a equipe do projeto sabe o que irá implementar.

Por outro lado, ao definir claramente os critérios de aceitação, a equipe do projeto sabe por que realizará todas essas atividades e como o trabalho realizado se traduzirá em valor comercial. Os critérios de aceitação serão, portanto, utilizados para verificar se o resultado do projeto é satisfatório do ponto de vista do usuário. Usando o exemplo acima, o site será exibido facilmente em vários dispositivos e permitirá que o usuário acesse o painel do cliente após inserir um nome de usuário e senha.

Voltando por um momento ao exemplo de organização de eventos, a definição de conclusão do projeto pode incluir, por exemplo:

• data e local do evento,
• o número de convidados para os quais foram preparados lugares,
• menu,
• acompanhamento musical fornecido.

Os critérios de aceitação, por outro lado, podem se relacionar à experiência esperada dos participantes da festa, por exemplo:

• a amplitude das instalações,
• a qualidade das bebidas servidas,
• serviço simultâneo de comida a todos os convidados sentados em uma mesa.

KPIs. Indicadores defasados

Os Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) são determinantes-chave do sucesso em gerenciamento de projetos para avaliar se seus objetivos básicos estão sendo atendidos. Indicadores defasados podem ser usados para avaliar o sucesso da implementação do projeto. Prever o valor final dos KPIs torna possível definir os critérios mínimos a serem atendidos para falar de sucesso do projeto. No entanto, eles são adequados apenas para avaliar resultados mensuráveis, como:

• custo da implementação da tarefa
• pontualidade na execução
• o número de horas-homem ou outros recursos utilizados para implementar o projeto
• carga ambiental
• tradução do esforço de trabalho em lucro para a organização.

Existem centenas de indicadores utilizados na prática de gerenciamento para esse fim, sua seleção no início do projeto é, portanto, uma das tarefas importantes do Gerente de Projetos. Afinal, o objetivo não é medir tudo, mas apenas o que realmente fornece informações relevantes sobre o status do projeto e o sucesso em gerenciamento de projetos. Não deve haver mais de 20 deles, enquanto no caso de projetos menores, seu número não deve exceder 5.

Resumo

O sucesso em gerenciamento de projetos depende não apenas do esforço investido, da situação do mercado e da liderança eficaz. É também crucial definir com precisão o que consideramos sucesso. E até mesmo fatores adicionais que não podem ser previstos. Afinal, do ponto de vista do cliente, uma solução improvisada de última hora pode ser muito satisfatória. No entanto, é melhor deixar a improvisação entre as estratégias ousadas de salvar projetos na última hora que estão em risco de falha, em vez de aplicar definições pensadas de sucesso e conclusão de projetos, e critérios de aceitação bem formulados diariamente.

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