Importância do fechamento do projeto | #22 Começando com a gestão de projetos

A formalização do fechamento do projeto pode parecer de pouca importância. Com todas as tarefas concluídas e o objetivo do projeto alcançado, que tal uma breve reunião em um ambiente amigável e com congratulações mútuas? Para isso também, vale a pena planejar uma reunião adequadamente longa com a equipe e as partes interessadas. Tenha em mente, no entanto, que o fechamento do projeto é o momento chave não apenas por causa da integração dos envolvidos no projeto.

Fechamento do projeto – índice:

1. Introdução
2. Que tal não fazer o fechamento do projeto afinal?
3. Como fechar um projeto bem
4. Lista de tarefas ao fechar o projeto
5. Resumo

Introdução

Gerenciamento de projetos pode ser apresentado como cinco grupos de processos incluindo:

• Iniciação – definindo seu escopo e significado,
• Planejamento – estabelecendo o escopo do projeto e objetivos específicos a serem alcançados,
• Execução – a execução do trabalho planejado,
• Monitoramento e controle – verificando continuamente se o trabalho está indo de acordo com o plano,
• Fechamento – a conclusão formal do projeto.

Hoje vamos nos concentrar no último grupo de processos, ou seja, o fechamento do projeto. Este é um pequeno grupo de tarefas. No entanto, tem um grande impacto na percepção de todo o projeto, projetos semelhantes realizados dentro do mesmo portfólio ou portfólio, bem como projetos futuros realizados para o mesmo cliente. Vamos sugerir o que prestar atenção para fechar o projeto com sucesso, completar o contrato e tirar as lições mais interessantes para o futuro.

Que tal não fazer o fechamento do projeto?

Desistir da tarefa de fechamento do projeto parece tentador. Tendo alcançado o objetivo, uma transição mais suave para a iniciação do próximo projeto parece melhor. Aplicar o conhecimento e as habilidades adquiridas nas tarefas recentes agora parece simples e intuitivo. No entanto, pular o fechamento formal do projeto também traz certos riscos. Aqui está o porquê.

Deterioração da imagem

A deterioração da imagem da equipe e do Gerente de Projetos é o primeiro e agudamente sentido resultado de negligenciar os processos de fechamento do projeto. Um trabalho inacabado ou um projeto não finalizado listado no sistema da empresa não parece bom. Mais importante, isso diminui a credibilidade dos contratantes, mesmo que o cliente esteja satisfeito com os resultados do projeto. Isso pode causar desentendimentos em relação a projetos futuros ou termos de cooperação menos favoráveis.

Duplicação de trabalho

A falta de documentação adequada do objetivo do projeto concluído significa que outros membros da organização não saberão sobre isso. Em outras palavras, eles não conhecerão as soluções desenvolvidas em nosso projeto. E podem começar a implementar um projeto muito semelhante em algum momento, em vez de construir sobre o que já têm.

Oportunidades perdidas

As tarefas do Gerente de Projetos realizadas na fase de fechamento do projeto incluem criar documentação descrevendo os benefícios esperados do projeto. Estes podem incluir, aplicações comerciais, bem como implementações internas ou para clientes.

Sem completar essa formalidade, mesmo um resultado de projeto muito bem-sucedido pode se tornar “órfão” (o produto órfão). Isso pode acontecer se não for devidamente comunicado aos especialistas envolvidos no contato com o cliente, vendas e marketing. Como resultado, simplesmente não aparecerá no mercado, apesar de todas as chances de sucesso.

Riscos formais

A conclusão de um projeto realizado para um cliente envolve a finalização do contrato, durante a qual todos os documentos necessários devem ser preparados e assinados a tempo. Portanto, processos inacabados envolvem um risco real de deficiências formais que são custosas para a empresa.

É por essas razões que é aconselhável usar a fase final do projeto para finalizar todas as coisas. Para que você possa se gabar das atividades que foram finalizadas até o último botão.

Como fechar um projeto bem

Uma boa conclusão de projeto deve incluir três áreas:

• Conclusão técnica do projeto – para garantir que o objetivo do projeto foi alcançado e todas as tarefas concluídas,
• Aprendizado – para fazer um balanço do que foi feito bem e refletir sobre o que deu errado, tanto nas tarefas realizadas quanto no gerenciamento do projeto,
• Cooperação e motivação – para reconhecer a contribuição de cada membro da equipe para o trabalho realizado e celebrar o sucesso do projeto.

Lista de tarefas ao fechar o projeto

Para começar a celebrar o sucesso da forma mais suave possível, é melhor criar uma lista de tarefas finais e planejar sua implementação de acordo com a metodologia escolhida. Embora cada projeto tenha suas especificidades, as seguintes tarefas devem estar na lista:

1. Garantir que o resultado do projeto atenda aos critérios mais importantes estrategicamente, e de preferência a todos, listados no documento do projeto.
2. Verificar se o resultado do projeto esgota o escopo de implementação.
3. Preparar a documentação do projeto e torná-la disponível para todas as partes interessadas.
4. Verificar se todos os usuários do resultado do projeto podem aplicá-lo e têm acesso à documentação.
5. Revisar contratos com clientes e membros da equipe para ver se todos os requisitos estão atendidos.
6. Garantir que você tenha documentação de aceitação de todos os resultados pelo cliente ou outras partes interessadas autorizadas.
7. Realizar uma reunião ou reuniões para finalizar contratos.
8. Preparar um documento com feedback para o futuro sobre gerenciamento de projetos.
9. Juntamente com a equipe, preparar um documento sobre as regras de cooperação na equipe e os problemas a serem resolvidos antes de iniciar o próximo projeto.
10. Arquivar todos os materiais do projeto.
11. Realizar uma reunião para encerrar o projeto.

Cada tarefa na lista acima precisa ser refinada de acordo com os requisitos do nosso projeto e das partes interessadas. No entanto, para passar com sucesso pelas etapas de fechamento do projeto, é bom seguir a lista geral e emendá-la com cada projeto.

Resumo

Um projeto concluído requer uma conclusão formal, mas também lições aprendidas e tempo para celebrar o sucesso com a equipe. Garantir que o objetivo, bem como os objetivos, foram atendidos e que o cliente está satisfeito com os resultados são os passos mais importantes que um Gerente de Projetos deve tomar. No entanto, não vale a pena negligenciar a preparação de documentação acessível e torná-la disponível para as pessoas certas. É esta última que pode determinar o futuro do nosso projeto – mesmo que tudo pareça claro agora.

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