O que é um organograma?

Ainda assim, há um elemento de extrema importância que você pode ter omitido – a estrutura eficiente que uma empresa ou organização estabelece. Essa estrutura consiste em dependências e responsabilidades que são efetivamente visualizadas pelo chamado organograma. Abaixo explicamos o que exatamente essa ferramenta é, além de apontar quais benefícios seu uso traz para empresas e instituições que operam em diversos setores.

Organograma – ou o quê?

Um organograma não é apenas um desenho simples e direto, mas uma ferramenta de gestão complexa para representar – mas, mais importante, entender – a estrutura de uma determinada empresa, instituição ou outra entidade. É uma visualização gráfica da hierarquia (do nível mais alto ao mais baixo), da divisão de responsabilidades, bem como dos vínculos entre várias entidades (diferentes equipes ou indivíduos).

É um meio prático para os funcionários (especialmente aqueles que estão começando), pois os ajuda a ver a estrutura de uma empresa ou instituição, definindo claramente os papéis de cada unidade e seu escopo de responsabilidades e competências. Também pode ser prático para pessoas de fora (como potenciais investidores ou parceiros) que desejam saber como uma empresa ou instituição opera. A essência de um organograma, portanto, reside em garantir transparência e gestão eficaz dos recursos disponíveis.

O que contém o organograma?

Existem diferentes tipos de ferramentas descritas (de hierárquicas, a funcionais, a matriciais, ou seja, focadas em projetos em andamento). Exatamente quais elementos estão incluídos depende do caso específico (especialmente do tamanho da entidade e do setor em que opera). No entanto, na maioria das vezes, inclui informações sobre elementos como:

• executivos – na parte mais alta da visualização estão colocados os cargos executivos mais importantes responsáveis por tomar decisões-chave relacionadas a toda a empresa ou instituição. Aqui geralmente aparecem pessoas como o presidente, o vice-presidente, gerentes gerais (de áreas como RH, marketing, desenvolvimento, vendas, etc.), e às vezes altos executivos,
• divisões ou departamentos individuais – cada departamento (por exemplo, marketing, RH, TI, vendas, jurídico e compliance, etc.) é representado por um bloco separado, e nele estão as posições e papéis individuais (dentro dos departamentos também podem haver equipes responsáveis por uma área específica, por exemplo, no departamento de marketing a equipe de comunicações, desempenho e alcance),
• Divisão de posições – dentro de cada departamento ou divisão, as posições específicas que existem na empresa ou instituição também são listadas (de diretores a especialistas seniores e juniores, a estagiários e trainees), muitas vezes com suas responsabilidades atribuídas,
• linhas de comunicação e subordinação – como parte da representação gráfica da estrutura, também é indicado quem é responsável por relatar suas atividades e a quem tal relatório deve ser apresentado,
• chave/legenda – uma visualização gráfica muitas vezes também inclui uma chave ou legenda que explica o significado de vários símbolos e linhas usados no diagrama. Isso facilita para todos os usuários verem a estrutura e entenderem o significado de todos os diferentes elementos.

Por que uma empresa deve ter um organograma?

Qual é a utilidade de preparar um organograma? Primeiramente, dessa forma os funcionários podem entender mais facilmente seu lugar na estrutura – eles sabem quais são suas tarefas, a quem exatamente são responsáveis (tanto nos níveis básico quanto superior) e a quem podem recorrer em caso de um problema.

Além disso, se precisarem do apoio de uma pessoa de outro departamento, podem verificar por conta própria no organograma quem é responsável por uma área específica e ter certeza (na maioria dos casos) de que se referiram à pessoa certa. Dessa forma, linhas de comunicação e responsabilidade claramente definidas ajudam a evitar confusões e interrupções no trabalho. Ao mesmo tempo, a visualização gráfica descrita também possibilita identificar áreas onde há lacunas ou carga de trabalho excessiva, permitindo uma distribuição mais eficiente das atividades.

Organograma – resumo

Dado os benefícios listados acima, podemos afirmar com segurança que gerenciar uma empresa, instituição ou outra entidade sem um organograma seria uma tarefa assustadora e extremamente difícil. A comunicação seria mais demorada, as decisões seriam menos bem pensadas (devido à falta de conhecimento completo da estrutura interna e das relações), e os recursos seriam alocados de maneira não otimizada.

Um organograma facilita a gestão, ao mesmo tempo que possibilita uma compreensão da empresa ou instituição como um todo e identifica áreas onde melhorias e mudanças podem ser implementadas para um crescimento e sucesso adicionais. Assim, toda empresa e instituição – mesmo uma pequena – deve se preocupar em criar um organograma preciso e (crucialmente) atualizado.

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