O que é uma fatura?

Uma fatura é um documento que confirma a transação. Isso se aplica tanto à prestação de serviços quanto ao fornecimento de bens, incluindo o fornecimento de conteúdo digital. Pode estar em formato papel ou eletrônico. A fatura determina o valor dos bens e serviços e é a base para o cálculo dos impostos devidos. Embora a fatura apareça frequentemente nas relações B2B (business to business), não é apenas uma área de empreendedores. Pessoas físicas também se deparam com faturas emitidas no modelo B2C (business to consumer). Neste artigo, explicaremos o que é uma fatura e qual é o seu propósito.

O que é uma fatura? Qual é o seu propósito? – índice:

1. Informações básicas sobre uma fatura
2. Fatura como confirmação de venda
3. Fatura como documento para contabilidade
4. É necessária uma fatura para usar uma garantia?
5. Como você pode emitir uma fatura facilmente?

Informações básicas sobre uma fatura

A fatura é um documento que confirma a conclusão de uma transação entre um vendedor e um comprador. Por essa razão, a fatura deve conter todos os dados completos de ambas as partes. Deve ser emitida em duas cópias, uma para cada uma das partes da transação.

Outro elemento importante da fatura é seu número único e a data de emissão. Ela contém informações sobre os bens e serviços vendidos, como sua quantidade, preço e valor. Para os países onde o IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) é cobrado, a fatura também mostrará a taxa e o valor desse imposto.

A fatura indica o método de pagamento pelos bens e serviços fornecidos. Pode ser um pagamento antecipado, pagamento em dinheiro, transferência bancária ou cartão de crédito. No caso de uma venda com data de pagamento diferido, a fatura também incluirá a data em que tal obrigação deve ser liquidada.

Uma fatura pode ser emitida em formato papel, mas também pode ser elaborada em formato eletrônico, que tem a mesma força legal. De acordo com o relatório E-Invoicing / E-Billing. Digitalização e Automação, mais de 370 bilhões de faturas são emitidas a cada ano, das quais apenas 10% são eletrônicas.

No entanto, devido ao fato de que o serviço de fatura eletrônica é muito mais barato do que seu equivalente em papel, tal solução se torna cada vez mais popular a cada ano. Ao usar automação na emissão de faturas, você pode reduzir custos em até 30%.

Fatura como confirmação de venda

Ao vender qualquer bem ou serviço, você deve documentar tal evento em uma forma apropriada. Ao vender para indivíduos, geralmente é necessário ter uma caixa registradora e emitir recibos. No entanto, a pedido do cliente, você deve emitir uma fatura confirmando a compra. Ao administrar um negócio no modelo B2B, o documento básico que confirma a venda é a fatura.

Muitas empresas que vendem em vários marketplaces emitem faturas em formato eletrônico para seus clientes por padrão. Esta é definitivamente uma solução mais conveniente do que imprimir recibos ou faturas em papel. O envio de tais documentos é fácil de automatizar, então você não precisa lidar com a papelada e pode se concentrar em administrar seu negócio.

Fatura como documento para contabilidade

De acordo com IFRS (Normas Internacionais de Relato Financeiro), a fatura é um dos documentos contábeis mais importantes que contém informações detalhadas sobre a transação concluída. Entre outras coisas, as faturas calculam sua receita e o imposto que você deve pagar sobre ela. As faturas também documentam os custos que você suportou para administrar seu negócio. Dependendo da forma de tributação escolhida, elas podem afetar o valor dos impostos devidos. Como as faturas podem ser controladas pelas autoridades fiscais, elas devem ser mantidas por um período de tempo previsto na legislação do país em questão.

Os escritórios de contabilidade, ao preparar listas de preços para seus serviços, frequentemente se referem ao número de faturas. Isso se aplica tanto às emitidas por você, chamadas de faturas de venda, quanto às faturas emitidas por seus contratantes por bens e serviços fornecidos a você. As últimas são chamadas de faturas de custo.

Os escritórios de contabilidade, no preço do pacote básico de serviços, geralmente oferecem a contabilização de um número predeterminado de faturas, mas para cada documento subsequente que exceda esse limite, podem cobrar taxas adicionais. Se você não emitir muitos documentos, usar serviços de contabilidade pode ser um custo considerável associado à administração de um negócio. No entanto, você pode usar um aplicativo que permitirá emitir e contabilizar faturas por conta própria. Isso é facilitado por modelos pré-definidos e listas de dados suspensas. Graças a essa solução, você pode otimizar de forma eficiente os custos de administrar seu próprio negócio.

É necessária uma fatura para usar uma garantia?

Você não precisa ter uma fatura para usar a garantia. Para isso, qualquer confirmação de compra é suficiente. Isso pode ser um recibo, um extrato bancário ou uma confirmação de pagamento com cartão de crédito. É importante ter um documento que comprove a transação. No entanto, um grande número de pessoas, especialmente ao comprar bens de maior valor, opta por uma fatura. Por quê?

É muito fácil perder recibos. Além disso, se forem mal armazenados, rapidamente desbotam e se tornam ilegíveis. Não há esse problema com as faturas. Elas frequentemente têm um formato maior e geralmente são uma página A4. Graças a isso, podem ser facilmente armazenadas em pastas padrão. Faturas em formato eletrônico são uma solução ideal. O acesso a tais documentos é muito mais fácil e, caso você precise usar a garantia, pode rapidamente encontrar a fatura necessária.

Como você pode emitir uma fatura facilmente?

Você pode encontrar muitas soluções que suportam a emissão de faturas, começando por sistemas contábeis e financeiros, passando por CRMs (Sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente) ou sistemas ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) mais complicados, até aplicativos dedicados, como o Firmbee, que é um aplicativo de fatura gratuito. Graças a essas ferramentas, você pode facilmente criar faturas e até automatizar certos processos, como o envio de lembretes sobre pagamentos recorrentes.

Isso não precisa sempre envolver despesas consideráveis para a compra de tal software. Vale a pena usar soluções comprovadas que fornecem funcionalidade completa ao emitir faturas e, ao mesmo tempo, são gratuitas. Para isso, você pode usar o Free Invoicing App, que facilita muito a emissão de faturas, mesmo para aqueles que não lidaram com contabilidade até agora.

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