Priorização de projetos | #7 Começando com a gestão de projetos

No artigo de hoje, falaremos sobre a priorização de projetos. É mais importante embarcar em um projeto arriscado que pode rapidamente gerar um grande lucro? Ou é mais importante concluir o desenvolvimento de soluções que potencialmente trarão lucros menores, mas a longo prazo, e estão nas etapas finais de implementação? Muitas organizações têm inúmeros projetos em andamento simultaneamente. Como você começa a priorizá-los com recursos limitados?

Prioritização de projetos – índice:

1. Prioritização de projetos – introdução
2. A Matriz de Eisenhower
3. moSCoW
4. DICE
5. Prioritização de projetos – resumo

Prioritização de projetos – introdução

No texto a seguir, vamos analisar os métodos mais populares que facilitam a tomada de decisões para a priorização de projetos – tanto aqueles realizados de forma independente quanto os que pertencem a um programa ou portfólio de projetos. Discutiremos a matriz de Eisenhower, aplicada não apenas para priorizar projetos, mas também as tarefas realizadas neles. Também daremos uma olhada mais de perto no método MoSCoW, frequentemente utilizado, criado por Dai Clegg, assim como no modelo DICE, inventado em meados da década de 90 no Boston Consulting Group.

A Matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower permite priorizar projetos colocando-os em um espaço definido por dois eixos – o que é urgente e o que é importante. Há um gráfico comum para apresentá-los:

moSCoW

A Oracle se tornou pioneira na aplicação da técnica MoSCoW. Também é mencionada como um esquema de priorização eficaz no mais recente Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) ao lado da análise multicritério. Ela divide os projetos em quatro categorias:

• Must-haves – ou seja, projetos a serem concluídos, pois são cruciais para o funcionamento da empresa; pertencem a projetos como estabelecer segurança e definir direitos de acesso na nuvem da empresa, preparar demonstrações financeiras e relatórios para um investidor, ou implementar soluções em um cliente chave,
• Should-want – ou seja, aqueles que devem ser implementados, pois negligenciá-los poderia piorar o desempenho da empresa; isso poderia ser, por exemplo, mudar sua sede para um local mais conveniente, ou entrar em uma nova plataforma de vendas que está ganhando popularidade,
• Could-have – ou seja, projetos a serem implementados “se o tempo permitir”, pois têm mais chances de afetar positivamente a empresa; um exemplo de um projeto nesta categoria pode ser a participação em um evento do setor, ou a preparação de uma competição para contratantes,
• Will not have – ou seja, aqueles que podem ser implementados no futuro, mas não estão atualmente na lista de prioridades.

DICE

O método DICE traduz as prioridades atribuídas aos projetos em valores numéricos e está presente em mais de 1.000 grandes organizações em todo o mundo. O acrônimo DICE consiste nos seguintes componentes:

1. D (Duração) – a duração do projeto, que recebe os seguintes valores:

• 1 – quando o projeto dura menos de 2 meses
• 2 – quando o projeto dura de 2 a 4 meses
• 3 – quando o projeto dura de 4 a 8 meses
• 4 – quando o projeto dura mais de 8 meses

I (Integridade de Desempenho da Equipe) – a capacidade da equipe, com ênfase particular no Gerente de Projetos, de executar o projeto com sucesso, que recebe pontos de valor:

• 1 – muito bom
• 2 – bom
• 3 – médio
• 4 – baixo

C (Compromisso) – níveis de apoio, consistindo em dois componentes

• C1 – apoio visível do projeto por parte do patrocinador ou do conselho de diretores
• C2 – apoio de pessoas afetadas pela implementação do projeto, onde os seguintes valores correspondem a cada um deles:

• 1 – apoio claramente comunicado
• 2 – apoio razoavelmente claro
• 3 – postura neutra
• 4 – resistência clara

E (Esforço) – o esforço necessário para implementar o projeto, além das obrigações diárias de administrar a empresa, onde os valores são os seguintes:

• 1 – menos de 10% de circulação adicional
• 2 – 10-20% de circulação adicional
• 3 – 20-40% de circulação adicional
• 4 – mais de 40% de circulação adicional

O valor do DICE é calculado usando a seguinte fórmula: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Dependendo da pontuação, você pode determinar a probabilidade de que o projeto planejado será bem-sucedido e, assim, se vale a pena colocá-lo alto na lista de prioridades:

• 7 – 14 – zona de vitória – o projeto tem uma chance muito boa de implementação
• 14 – 17 – zona de perigo – o projeto tem alguma chance de sucesso
• acima de 17 – zona de desespero – o resultado do projeto é difícil de prever ou o projeto provavelmente não terá sucesso.

Prioritização de projetos – resumo

Os métodos de priorização de projetos descritos não estão, é claro, sempre disponíveis para seleção e classificação de projetos. Muitas organizações não aplicam métodos de priorização formalizados, como o DICE, e em algumas, a opinião de um indivíduo guiado apenas por suas próprias opiniões é decisiva. No entanto, especialmente quando vários projetos críticos e de alto risco estão sendo considerados para iniciar ou continuar ao mesmo tempo, ferramentas de priorização valem a pena serem utilizadas.

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