Uso de e-mail para reduzir seus níveis de estresse. 3 ótimas maneiras de lidar com a comunicação remota.

Como reduzir seus níveis de estresse ao usar uma conta de e-mail? Você sabia que a forma de usar o e-mail pode aumentar significativamente os níveis de ansiedade? Pode parecer que o e-mail é, antes de tudo, uma conveniência. Ele permite uma comunicação rápida entre os funcionários e as entidades externas, mas ao mesmo tempo, cria tecnostresse para os usuários.

Uso de e-mail – índice:

1. Reduza seus níveis de estresse
2. Experimente uma forma diferente de contato
3. Não envie e-mails nas sextas-feiras
4. Comunique-se de forma clara e simples
5. Resumo

Reduza seus níveis de estresse

Use apenas seu telefone comercial. Seu telefone deve estar disponível para contato apenas por 8 horas de trabalho e depois ser desligado – essa regra deve ser seguida por pessoas que desejam manter o equilíbrio entre sua vida privada e profissional. Ações como desligar o e-mail após o horário de trabalho (as empresas podem usar essas funções), atrasar a entrega de pacotes (agendando o envio para as horas da manhã do próximo dia útil) ou planejar horários fixos para receber correspondência permitem cuidar da saúde mental durante o trabalho e no seu tempo livre.

Lembre-se de evitar instalar e-mails (ou outros serviços de mensagens da empresa) em seu telefone particular. Isso é inadequado por muitas razões, não é seguro para a proteção de dados sensíveis e, por outro lado, afeta seu bem-estar e a capacidade de descansar após o trabalho.

Experimente uma forma diferente de contato

Quantas vezes você enviou um e-mail para seu colega ou parceiro e esperou até vários dias pela resposta, mesmo que a questão fosse simples e não muito difícil de resolver? Como você vê, algumas pessoas gostam de esperar para responder toda vez e isso pode frustrar a pessoa que está esperando.

Como você pode resolver o problema? Você pode tentar contatar a pessoa diretamente (se isso for possível), ligar ou usar o mensageiro instantâneo da empresa, que permite uma exibição rápida de mensagens – faça qualquer coisa para resolver o problema e acabar com isso.

O e-mail geralmente não é a melhor solução, mesmo que pensemos que é a melhor forma de contato com os funcionários ou parceiros de negócios. Deve-se considerar cuidadosamente essa questão em caso de comunicação, que pode desencadear emoções negativas – ao ler as mensagens, interpretamos elas imaginando o tom de voz e a atitude do interlocutor. Em muitas situações, mesmo na era digital contemporânea, a comunicação direta pode trazer melhores resultados.

Não envie e-mails nas sextas-feiras

Trate os outros da mesma forma que você gostaria de ser tratado – essa regra deve se aplicar a todas as mensagens enviadas após o horário de trabalho. Se você não gosta do som de um e-mail que chega após as 18h ou mais tarde, pare de enviá-los você mesmo. Independentemente de você ser um funcionário regular, um gerente ou trabalhar junto com seu parceiro, você não deve mostrar sua disponibilidade. Isso não é apenas prejudicial, mas interrompe o ritmo do dia das pessoas com quem você coopera.

Vale a pena lembrar de evitar enviar e-mails nas tardes de sexta-feira. É difícil esperar que uma pessoa responda rapidamente ao nosso e-mail apenas algumas horas antes do fim de semana – muitos funcionários têm a atitude de que: pode esperar até segunda-feira de manhã. Se alguém pode esperar pela resposta, pode esperar para enviar o e-mail, especialmente porque todos começam a semana com energia extra após o descanso do fim de semana.

Comunique-se de forma clara e simples

Você provavelmente já escreveu um e-mail com várias perguntas e questões que precisavam ser explicadas, mas ainda não recebeu nenhuma resposta. Essa situação (especialmente se você está esperando pela resposta) aumenta o nível de estresse. Infelizmente, você deve estar preparado para que esse tipo de problema ocorra de tempos em tempos – às vezes até mais frequentemente do que você esperava. Como lidar com isso?

Antes de tudo, escreva o assunto da mensagem de forma clara, depois elabore um e-mail, pensando em manter uma forma de comunicação clara e simples. Às vezes, isso fará com que você limite o assunto do e-mail. Você deve pensar cuidadosamente sobre qual questão é a mais importante para você e qual pode ser tratada em um momento posterior (usando outras formas de comunicação).

Resumo

A tecnologia em rápida evolução trouxe muitas coisas boas em relação à facilitação da comunicação cotidiana, tanto privada quanto profissional. Ao mesmo tempo, enfrentamos muitos desafios, especialmente relacionados ao fato de estarmos permanentemente disponíveis.

As mensagens de e-mail chegam constantemente à nossa caixa de entrada – durante o trabalho, em nosso tempo livre ou até mesmo em feriados – o que é um exemplo de distúrbio do equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Portanto, vale a pena incentivar os funcionários a usar todas as dicas e sugestões mencionadas acima, lembrando que, em todos os casos, o exemplo é melhor quando vem de cima.

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