4 etapas para estimar o tempo para tarefas com mais precisão

Estimar o tempo necessário para realizar uma atividade específica é um dos elementos essenciais para uma melhor organização de nossas vidas – tanto no trabalho quanto em casa (por exemplo, para tarefas domésticas). Muitas pessoas têm reservas sobre essa técnica, pois acreditam que, na maioria dos casos, é simplesmente impossível estimar com precisão o tempo necessário devido à dependência de muitos fatores externos. No entanto, existem maneiras de como podemos realizar melhor esse processo, o que pode ser crucial, por exemplo, ao criar um cronograma de projeto. Apresentamos a você abaixo.

4 passos para estimar o tempo – índice:

1. Passo 1: Liste todas as atividades necessárias
2. Passo 2: Recorde experiências passadas
3. Passo 3: Antecipe
4. Passo 4: Acompanhe seu progresso
5. Resumo

Passo 1: Liste todas as atividades necessárias

Para estimar corretamente o tempo de trabalho, não é suficiente simplesmente escrever uma lista de tarefas e especificar o número de horas necessárias para completá-las. É importante indicar para cada tarefa uma lista abrangente de atividades que serão realizadas como parte de sua conclusão.

Então, você notará quais atividades poderá fazer por conta própria, quando terá que consultar outras pessoas (e se ajustar aos horários delas ou esperar pela aprovação delas) e qual atividade exigirá que você dedique mais tempo (por exemplo, tarefas criativas). Assim, ao criar um cronograma de projeto, você precisa levar em conta os prazos seus e de outras pessoas.

Passo 2: Recorde experiências passadas

É sempre bom aprender com os erros – tanto os seus quanto os de outras pessoas – então, como próximo passo, pergunte a si mesmo se você já realizou atividades semelhantes no passado e quanto tempo levou para fazê-las, e então tire conclusões. Se você não lidou com tal tarefa pessoalmente, pergunte aos membros da sua equipe – pode haver alguém na sua equipe que já tenha feito esse tipo de atividade antes e poderá lhe dar uma dica sobre quanto tempo deve levar para completá-la. Lembre-se, é sempre melhor perguntar do que se arrepender de não ter seguido o conselho.

Ao preparar o cronograma do projeto, é uma boa ideia organizar uma reunião de todos os membros da equipe e fazer estimativas juntos. Uma mistura de diferentes habilidades e experiências certamente permitirá que você alcance melhores resultados.

Passo 3: Antecipe

Você estimou o tempo necessário para completar todos os passos de uma única tarefa? Ótimo – agora amplie esse tempo em, por exemplo, 10-20% (dependendo do tipo de tarefa) para permitir espaço para o inesperado (especialmente se, após o primeiro passo, você já souber que dependerá de outras pessoas).

Afastamentos por doença, férias programadas e não programadas, atrasos nas entregas, consultas ou testes são apenas exemplos básicos de situações que podem afetar nossas atividades, prolongando significativamente sua execução. No entanto, eles são uma parte invariável dos negócios, então você precisa estar preparado para eles, antecipando o tempo necessário. Se nada acontecer, você simplesmente completará a tarefa antes do esperado – e todos ficarão felizes com isso.

Passo 4: Acompanhe seu progresso

O último passo mencionado é importante porque permite que você controle totalmente a situação, reduzindo assim o risco de gargalos e a incapacidade de respondê-los. É por essa razão que, uma vez que você tenha feito uma estimativa do tempo necessário para uma determinada tarefa, você deve comparar regularmente o cronograma real com as previsões que preparou anteriormente.

Dessa forma, você pode descobrir as razões pelas quais as estimativas não correspondem à realidade e tirar conclusões que usará para sua próxima tarefa. Você pode acompanhar o progresso de um projeto, por exemplo, usando aplicativos especiais projetados para medir o tempo, ou usando software de gerenciamento de projetos – como o Firmbee.

Resumo

A estimativa adequada do tempo necessário para tarefas específicas é essencial para maximizar a produtividade de cada funcionário individual, mas também para garantir que o projeto seja concluído de acordo com o cronograma acordado. O uso dos métodos descritos acima, juntamente com o monitoramento constante das atividades em andamento (acompanhando o cumprimento dos objetivos, verificando gargalos e fazendo modificações conforme necessário), é o requisito para o sucesso do projeto.

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