Gestão do orçamento do projeto – como fazer isso corretamente?

A gestão do orçamento do projeto significa administrar e supervisionar as finanças relacionadas a projetos empresariais. Esta é a resposta mais direta, até óbvia. Mas para ter uma visão mais ampla, vamos dar um passo atrás e nos perguntar: o que é um orçamento de projeto?

É o custo combinado de todas as atividades, mão de obra, tarefas e materiais que levarão você ao projeto final. É por isso que você deve planejar cuidadosamente seu projeto antes de mergulhar nas finanças. Como fazer isso corretamente? Boas ferramentas de gerenciamento de projetos definitivamente ajudarão.

Gestão do orçamento do projeto – como fazer isso corretamente?

É importante ter um orçamento de projeto porque isso lhe dará uma boa compreensão de como as coisas (e os gastos!) estão avançando. Você terá controle de todas as atividades e saberá imediatamente quando os custos estiverem crescendo demais. Esse conhecimento definitivamente apoiará suas decisões durante todo o processo e tornará você mais sábio ao planejar os próximos projetos.

Para conduzir a gestão do orçamento do projeto, defina o escopo do projeto

Como você pode calcular seu orçamento de projeto sem conhecer os detalhes do seu projeto? É aqui que a definição do escopo do projeto vem em ajuda. Definir o escopo de um projeto significa documentar uma lista de objetivos específicos do projeto, membros da equipe, marcos, tarefas, entregáveis, recursos, funções e prazos. Também incluirá quaisquer objetivos, entregáveis e metas principais do projeto para ajudar a medir o sucesso. Muitas ferramentas de gerenciamento de projetos ajudarão você a organizar tudo isso. Uma delas é a Firmbee.

Técnicas de estimativa

Ok, você tem seu plano, então como começar a contar o dinheiro? As técnicas de estimativa podem ajudar. Um breve resumo delas pode ser encontrado abaixo. Decida qual delas é adequada para você e aprofunde-se no assunto.

Estimativa de baixo para cima

Esta é uma técnica de estimar tarefas individuais e, em seguida, combiná-las em uma estimativa geral do projeto. Até este momento, você já deve saber qual membro da equipe é responsável por quê (se não souber – confira nossa solução), você pode pedir a cada pessoa que realiza uma tarefa que forneça as estimativas. Elas estão definitivamente em uma posição melhor para estimar uma tarefa na qual estarão trabalhando. Depois de ter uma estimativa de custo do trabalho no nível mais baixo possível de detalhe, agregue-as para chegar a totais resumidos.

Estimativa de cima para baixo

Aqui, grupos de gerentes experientes ou especialistas externos tentam estimar o orçamento do projeto. Você também pode usar informações de um projeto anterior, semelhante. Esta técnica é frequentemente usada nas fases iniciais de um projeto, quando não há muitas informações disponíveis. Ao contrário da estimativa de baixo para cima, desta vez você estimará a duração dos entregáveis e/ou dos principais entregáveis.

Estimativa análoga

A expressão estimativa análoga vem do fato de que você usa um projeto passado semelhante para estimar a duração ou o custo do seu projeto atual. Deve ser uma mistura de informações históricas e julgamento de especialistas. É por isso que é tão importante acompanhar seu orçamento de projeto cada vez que você entrega algo.

Estimativa paramétrica

A estimativa paramétrica é uma técnica baseada em estatísticas que ajuda você a calcular a quantidade esperada de recursos financeiros ou tempo necessários para concluir um projeto. Com a estimativa paramétrica, haverá um pouco mais de matemática necessária, mas apenas algumas habilidades básicas, então não fique apavorado! Veja este exemplo:

Vamos supor que seu projeto inclua entrevistar 300 pessoas. Cada entrevista contém 10 perguntas de múltipla escolha, e a experiência passada mostrou que elas levam 20 minutos para serem administradas. O esforço total para esta tarefa será:

Nº de entrevistas × 20 minutos = 6000 minutos = 50 horas

Agora, com base em sua experiência passada, verifique quanto custa uma hora de mão de obra. Pronto!

Automatize o processo

Lembre-se, você não precisa fazer tudo sozinho usando anotações ou calculadoras. Sistemas de gerenciamento de projetos podem calcular o orçamento para você com base no escopo do projeto e ajudá-lo a armazenar e organizar as informações. O módulo financeiro da Firmbee permite que você defina um orçamento de projeto, calcule os custos dos funcionários, acompanhe sua receita e despesas durante todo o processo. Após a conclusão do projeto, as informações são automaticamente transferidas para faturas. Além disso, as informações sobre o que você deve a outros são exibidas.

Confira Firmbee e acompanhe a rentabilidade dos seus projetos:

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