6 ótimos métodos para lidar com faturas perdidas, incorretas ou incompletas

Faturas perdidas, incorretas e incompletas são a desgraça de todo contador e proprietário de empresa. Você pode vender os melhores produtos ou fornecer ótimos serviços, mas se suas faturas tiverem erros, você pode não receber seu dinheiro a tempo. Emitir faturas errôneas torna o processo de pagamento mais longo e complicado. Você não receberá nenhum pagamento se sua fatura estiver perdida. Como evitar tais problemas? Como lidar com faturas perdidas, incorretas ou incompletas. Leia o artigo para saber mais.

Faturas perdidas, incorretas, incompletas – índice:

1. Fatura perdida – consequências
2. Como evitar perder faturas
3. O que acontece quando seu cliente recebe uma fatura incorreta?
4. Como evitar emitir faturas incorretas?
5. Fatura incompleta – que tipo de problemas esperar?
6. Como evitar emitir faturas incompletas?

Fatura perdida – consequências

O que é uma fatura perdida? É um documento que nunca chegou ao cliente. Pode haver muitas razões diferentes para tal situação. As razões mais frequentes são:

• Dados de endereço incorretos
• Envio de uma fatura para o cliente errado
• A fatura não foi emitida
• A carta foi perdida pela empresa de correios

A consequência de perder a fatura é a falta de pagamento por parte do cliente. O cliente que não recebeu documentos de você não pagará. Não é fácil descobrir que sua fatura ainda não foi paga – a única maneira é coletar confirmações de seus clientes de forma contínua, caso contrário, o único sinal de uma fatura não paga é a falta de pagamento em sua conta. Nessa situação, você será forçado a enviar o documento perdido novamente com um novo prazo para pagamento. Isso significa que você terá que esperar muito tempo pelo seu dinheiro.

Como evitar perder faturas

Se você usar uma forma tradicional de envio tente escolher correio registrado ou correio com confirmação de recebimento. Isso garantirá que seus documentos chegaram ao seu destino. Verifique cuidadosamente o endereço do seu cliente antes de enviar seu correio para ter certeza de que a fatura será entregue a ele. Faturas eletrônicas são uma opção melhor, você pode enviá-las por e-mail e a solução é muito mais rápida do que o correio tradicional. Há uma opção de recibo no sistema de e-mail que permite que você receba uma confirmação do seu envio. Com tais opções, você saberá rapidamente que sua fatura chegou à pessoa certa.

Como evitar cometer erros no endereço de e-mail? O software de faturamento é muito útil em tais situações. Você precisa inserir os dados corretos do cliente apenas uma vez para ter certeza de que o endereço está sempre correto. O software de faturamento ajudará você a emitir faturas repetitivas e, geralmente, ajudará você a ter uma melhor organização de seus documentos.

O que acontece quando seu cliente recebe uma fatura incorreta?

Cada fatura deve declarar claramente qual é o objeto principal da transação. O comprador não deve ter dúvidas sobre para que serve a fatura. A determinação imprecisa do objeto da transação pode tornar o processo de pagamento mais longo. Você pode entender todos os termos e frases usados em seu documento, mas seus clientes podem não entendê-los, especialmente se você tende a usar jargão ou redações imprecisas.

A frase “serviço nº 5” é compreensível apenas para você, mas a empresa que faz pedidos de dezenas ou centenas de produtos terá um enorme problema para identificar o produto ou serviço da fatura. Tal redação pode causar muitas dúvidas – aqui não está nem claro se o número 5 descreve o vendedor ou o comprador. Não há informações sobre o objeto do serviço também.

Da mesma forma, a frase “mercadorias de acordo com o pedido nº 5” é vaga. Não sabemos muito sobre as mercadorias, seu número, tipo, envio ou preço. Tal fatura circulará pelos departamentos da empresa compradora e você não receberá o pagamento até que todas as questões sejam resolvidas.

Alguns erros podem ocorrer em relação à redação usada na seção de pagamento. Não use as frases: após o recebimento, no final do mês, o último dia útil – isso pode levar a erros. Seu cliente pode entender tais expressões à sua maneira. Informações imprecisas sobre o prazo de pagamento podem causar um atraso no pagamento – você não receberá seu dinheiro quando esperado.

Como evitar emitir faturas incorretas?

A única solução é a redação precisa e correta. Faturas que são fáceis de entender tornam os processos de pagamento mais rápidos. Em sua fatura, use a mesma redação que está nos pedidos do cliente. Da mesma forma, se você tiver um acordo com seu cliente, use a redação do acordo. Graças a isso, seu cliente não terá que pensar duas vezes sobre os itens na fatura.

E se você não tiver nem o pedido nem o acordo? Tente usar número EAN (Número Europeu de Artigo) ou número GTIN (Número Global de Item Comercial) – esses números identificam os itens vendidos de forma inequívoca. E quanto aos serviços – descreva-os precisamente, forneça a data de prestação.

Se você emitir faturas parciais, inclua informações adicionais. Isso ajudará seu cliente a verificar a correção da fatura. Pode ser uma lista detalhada apresentando o escopo das tarefas realizadas. Uma boa prática é incluir algumas das disposições do contrato. Quanto mais transparente e compreensível o documento, mais rápido será seu caminho para o departamento de pagamentos.

Definir a data de pagamento dá o dia exato em que sua fatura vencerá. Informe sobre descontos para pagamentos antecipados, se você os usar. Informe sobre as taxas para pagamentos atrasados. Seus clientes precisam saber com antecedência o que esperar – isso os ajuda a gerenciar seu cronograma de pagamentos. Essa gestão cuidadosa das faturas trará muitos benefícios para seus clientes e para você também – a conciliação das faturas será muito mais fácil, com certeza.

Fatura incompleta – que tipo de problemas esperar?

Uma fatura incompleta atrasa o processo de faturamento porque a complementação de dados requer tempo. Faturas incompletas geralmente são movidas para o final da fila de pagamentos. É muito improvável que uma fatura incompleta seja paga pelo cliente. Informações faltantes precisam ser encontradas e explicadas. Alguém precisa lidar com essa questão. Os clientes não gostam de perder seu tempo valioso lidando com tais problemas. Geralmente, se sua fatura estiver incompleta uma vez, não é um problema, mas erros frequentes podem incentivar seu cliente a interromper a cooperação com você. Faturas incompletas falam mal do estado da sua gestão. Erros em documentos de tal valor e importância como faturas induzem dúvidas e questionamentos nos clientes. Você não consegue manter a ordem nas faturas, portanto não há ordem em nenhum outro lugar em sua empresa.

Como evitar emitir faturas incompletas?

Antes de enviar sua fatura, verifique novamente todos os dados importantes. Preste atenção especial à data e ao método de pagamento. Dados incompletos resultarão na falta de pagamento na data estabelecida. É melhor evitar tais ocorrências desagradáveis. Use modelos prontos para emitir suas faturas. Um bom modelo deve ter todos os elementos necessários exigidos por lei. É benéfico usar software de faturamento com modelos feitos profissionalmente por especialistas. Com tais modelos, suas faturas devem ser limpas, organizadas e completas. O processo de faturamento deve ser bem organizado e suas faturas devem ser impecáveis e sem erros.

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