Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos? | #11 Introdução ao gerenciamento de projetos

O melhor software de gerenciamento de projetos é aquele que você não consegue ver. Esse faz seu trabalho sem chamar muita atenção. É fácil de usar e contém todas as funções necessárias. Mas o que essas funções “necessárias” incluem? Continue lendo para descobrir!

O melhor software de gerenciamento de projetos – índice:

1. Introdução
2. Modelos de projeto
3. Visões
4. Integrações
5. Áreas de operação
6. Resumo
7. Confira nosso software para gerenciamento de projetos

Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos? Introdução

Antes de discutirmos softwares específicos de gerenciamento de projetos, vamos considerar quais funções ele deve desempenhar. Dividimos a questão de hoje em três partes. Primeiro, vamos analisar as visões oferecidas em vários programas. Na segunda, consideraremos as integrações necessárias. E, por último, veremos quais áreas das operações de uma organização esse software deve abranger.

Modelos de projeto

A maioria dos programas permite que você gerencie vários projetos de forma independente. Isso é importante se você estiver lidando com programas ou um portfólio de projetos, e se os gerentes de projeto em sua organização estiverem lidando com mais de um projeto simultaneamente, ou se você estiver executando projetos com um fluxo repetitivo – então vale a pena criar um modelo de projeto que possa ser usado repetidamente.

No entanto, se você estiver usando o programa pela primeira vez, ou se for um projeto personalizado, você pode usar os modelos embutidos. Eles facilitam e aceleram muito o início de um novo projeto. Isso porque eles ajudam você a começar imediatamente em um ambiente pronto, pré-configurado e projetado para gerenciamento de projetos em, por exemplo, metodologia Scrum ou Prince2.

Visões

Independentemente do modelo ou método escolhido, o software de gerenciamento de projetos geralmente inclui visões padrão. Elas mostram claramente o aspecto selecionado da implementação do projeto. Para nós, as visões mais importantes são:

• Linha do tempo – que pode ser escalada para cobrir toda a duração do projeto ou um período selecionado,
• Lista de tarefas – para visualizar tarefas atualmente em andamento, recém-concluídas ou a serem realizadas em breve,
• Calendário – uma agenda para agendar reuniões e atividades em grupo,
• Ferramentas analíticas – ou seja, gráficos e visualizações de dados de áreas específicas da execução do projeto e a carga de trabalho dos membros individuais da equipe para gerar relatórios,
• Equipe – uma lista de pessoas envolvidas no projeto com informações de contato.

Integrações

Ao escolher um programa de gerenciamento de projetos, a atenção é menos frequentemente dada às integrações, ou seja, com quais programas e aplicativos nossa ferramenta funciona. Isso ocorre porque alguns programas de gerenciamento, como Firmbee, são monolíticos. Esta é uma plataforma que fornece suporte abrangente para todas as tarefas relacionadas a projetos – desde listas de tarefas e notas até o gerenciamento de faturas e até mesmo o processo de recrutamento de equipe.

No entanto, às vezes, um programa que facilita o gerenciamento de projetos funciona como um conjunto de chamados microserviços, ou seja, um conjunto de módulos cooperantes que podem ser ativados e desativados. Nesse caso, as integrações se mostram muito úteis. Elas podem incluir conexões com, por exemplo:

• calendários externos (por exemplo, Google ou Apple Calendar), possibilitando, por exemplo, enviar convites para reuniões,
• comunicadores – como Microsoft Teams, Zoom ou Slack, facilitando a comunicação sem precisar copiar ou mover conteúdo,
• leitores de vários formatos, para que você possa visualizar facilmente o conteúdo de documentos ou arquivos de imagem,
• e-mail – para adicionar tarefas diretamente por e-mail,
• ferramentas de vendas para e-commerce, como Salesforce, Zoho Desk e Zendesk,
• a nuvem para armazenar e compartilhar arquivos de projeto maiores
• ferramentas de segurança e autorização são essenciais, especialmente ao trabalhar fora do escritório e ter conexões de Internet menos seguras,
• ferramentas de relatórios especializadas, como Power BI, Looker ou Google Sheets, por exemplo.

Ao escolher um programa específico, também vale a pena perguntar a si mesmo se ele funcionará apenas em um computador ou se também possui um aplicativo móvel.

Áreas de operação

As principais áreas de execução de projetos suportadas pelo software são o gerenciamento de tarefas ao longo do tempo, bem como a visualização do orçamento. No entanto, dependendo do tipo de projeto que está sendo implementado, módulos como:

• contatos – especialmente se a implementação do projeto incluir cooperação com freelancers ou múltiplos representantes de clientes,
• campanhas – quando atividades de marketing ou vendas fazem parte do projeto,
• documentos – quando é necessário compartilhar diferentes materiais,
• recursos humanos – uma opção que é particularmente útil quando uma equipe de projeto está sendo formada ou quando é necessário repor pessoal durante a implementação do projeto,
• finanças – além do status geral do orçamento do projeto, é útil ter à mão uma ferramenta que permita compilar despesas para vários fins ou comparar ofertas de produtos e serviços necessários para o projeto.

Resumo

As funções essenciais que o software de gerenciamento de projetos deve desempenhar são facilitar a organização e o planejamento do trabalho. Usar modelos – sejam eles embutidos ou criados por você – torna muito mais fácil começar. E visões claras que retratam aspectos específicos da execução de um projeto tornam as tarefas diárias mais agradáveis e simples. As integrações, por sua vez, significam que podemos usar nosso software favorito combinando-o com aquele que usamos para gerenciar o projeto. A menos, é claro, que seja sofisticado o suficiente para combinar módulos que permitam comunicações, gerenciamento financeiro e recursos humanos.

Confira nosso software para gerenciamento de projetos:

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