Como planejar a gestão de mudanças em uma empresa?

O que é gestão de mudanças em uma empresa?

A gestão de mudanças é um processo que envolve o planejamento e a implementação de novos métodos de operação dentro de uma empresa. Essa abordagem assume que a mudança não está restrita a posições ou departamentos individuais, mas deve afetar toda a estrutura organizacional.

O objetivo dessa estratégia é organizar e enfrentar os diversos desafios que muitas empresas enfrentam.

Gestão de mudanças em uma empresa – quando implementar?

Podemos distinguir várias premissas nas quais vale a pena iniciar o processo de mudanças, ou quando é inevitável e crucial para a sobrevivência da empresa. Estas serão, por exemplo:

• Reestruturação ou fusão da empresa;
• Transformações e desenvolvimentos tecnológicos que mudarão o funcionamento de toda a indústria;
• Disposição para melhorar a eficiência;
• Alta rotatividade de funcionários;
• Implementação de uma nova estratégia de desenvolvimento;
• Introduzir um novo estilo de gestão – gestão ágil ou lean;
• Mudar a estrutura organizacional.

Modelo de gestão de mudanças de Kotter

O modelo de mudança de Kotter consiste em 6 etapas e é utilizado por líderes para implementar mudanças organizacionais com sucesso. Estas são apresentadas da seguinte forma:

1. Criar um senso de urgência

A primeira etapa é criar consciência da necessidade de mudança. Todos os membros da equipe precisam entender que a mudança é necessária para a melhoria contínua da empresa. Este é um aspecto chave que determina a sustentabilidade futura das mudanças realizadas. Para isso, é necessário identificar problemas e oportunidades. A melhor maneira de fazer isso é envolver os funcionários e incentivá-los a discutir a questão. Explique as razões pelas quais a mudança é necessária neste momento para a empresa. Você também pode envolver pessoas externas relacionadas à sua indústria para obter uma perspectiva mais ampla.

2. Formar uma equipe ou designar indivíduos para serem responsáveis pelo processo de gestão de mudanças

A implementação desta etapa depende do tamanho e dos recursos da sua organização. No entanto, como regra geral, é aconselhável delegar tal tarefa a uma pessoa de confiança com quem você veja aptidão para liderar todo o processo. Ele ou ela deve ser experiente e familiarizado com o funcionamento de toda a organização, além de ter habilidades de liderança e comunicação.

3. Formular uma visão e estratégia para a mudança

A visão é uma parte importante do desenvolvimento da estratégia, pois facilita a compreensão dos objetivos estratégicos da empresa. Além disso, a visão deve ser visível em todos os aspectos da empresa. Dessa forma, você pode construir o comprometimento da sua equipe, além de influenciar positivamente a comunicação externa e o valor da marca. Para ilustrar melhor as futuras mudanças e melhorias, você pode usar diagramas de fluxo de processo.

4. Remover obstáculos e aumentar a motivação

No início, você precisa saber quais restrições (gargalos) a empresa está enfrentando. Quais processos de negócios geram perdas e reduzem a eficiência da equipe? Tente encontrar soluções para removê-los ou minimizar seus efeitos negativos. Além disso, lembre-se de envolver e recompensar os próprios funcionários por apoiarem a mudança. Monitore o progresso, como com KPIs.

5. Focar em metas de curto prazo e celebrar pequenas conquistas

Defina metas alcançáveis – isso é especialmente essencial nas primeiras fases da implementação da mudança, quando a equipe pode tender a duvidar e desanimar rapidamente. Você pode usar o princípio SMART para definir metas estratégicas.

6. Manter o nível alcançado

Com bastante frequência, o verdadeiro desafio é implementar mudanças, de modo que elas se tornem parte do aprendizado e desenvolvimento contínuos em várias áreas do negócio. Portanto, analise sistematicamente seus sucessos e aspectos que valem a pena melhorar. Incentive os funcionários a compartilhar suas ideias – eles são os que têm conhecimento extenso e prático dos processos da empresa. Eles podem identificar deficiências onde aqueles em posições mais altas não as veem. Você também pode buscar benchmarking e se inspirar nas experiências de outras empresas.

Vantagens e desvantagens da gestão de mudanças

Quais são as vantagens e desvantagens associadas à implementação de uma estratégia de gestão de mudanças em uma empresa? Vamos descobrir!

BENEFÍCIOS

• Uma melhor compreensão das operações da empresa e da cultura organizacional por parte da gestão e dos funcionários;
• É um bom ponto de partida para novas soluções inovadoras;
• Aumenta a motivação dos membros da equipe em seu trabalho diário;
• Permite a retirada de processos ineficientes;
• Aumenta a capacidade da organização de se adaptar à mudança;
• Permite que a empresa cresça amplamente e se adapte a mudanças dinâmicas no mercado;
• Assegura consistência nas operações da empresa.

FALHAS

• Todo o processo pode estagnar (no entanto, tenha em mente que quaisquer mudanças significativas na forma como você organiza não devem ser abruptas e mal pensadas);
• Se você não levar em conta as opiniões de seus funcionários, eles podem se sentir relutantes e resistir à mudança. Ao fazer isso, você está se impedindo de implementar sua nova estratégia com sucesso;
• A implementação de mudanças também pode envolver treinamento para os funcionários, o que gera custos adicionais.
• As técnicas escolhidas podem não estar adaptadas às especificidades das operações da empresa. Como resultado, o esforço e o trabalho investidos no processo se mostrarão ineficazes.

Resumo

Gerenciar mudanças em uma empresa é integral para o desenvolvimento bem-sucedido e adaptação a um ambiente de negócios em mudança. Isso requer uma abordagem estratégica, comunicação eficaz, envolvimento dos funcionários e monitoramento eficaz do progresso. É um processo para garantir uma adaptação suave e alcançar os resultados desejados nas condições de mercado altamente voláteis de hoje.

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