Uma empresa sem escritório. Como trabalhar remotamente e gerenciar sua equipe de forma eficaz.

Você já se perguntou como trabalhar remotamente? Nem toda empresa precisa ter um escritório, mesmo que tenha funcionários. O trabalho remoto é uma solução cada vez mais popular. Essa forma de emprego tem seus prós e contras, tanto para os funcionários quanto para o empregador. Você está considerando isso? Confira o que lembrar e o que observar ao decidir administrar uma empresa com poucas pessoas sem um escritório.

Como trabalhar remotamente – índice:

1. Uma empresa sem um escritório registrado? Questões legais
2. Contrate as pessoas certas
3. Garanta uma boa comunicação
4. Determine horários sobrepostos
5. Mapeie projetos

Empregar trabalhadores remotos elimina os custos de aluguel de instalações, incluindo encargos de utilidades ou contratação de uma empresa de limpeza. O dinheiro economizado pode ser gasto no desenvolvimento da empresa ou em salários. Ao escolher essa forma de cooperação, o empreendedor também pode se dar ao luxo de empregar especialistas de qualquer lugar do mundo, sem estar limitado a uma cidade específica e sem a necessidade de trazê-los para a empresa.

Uma empresa sem um escritório registrado? Questões legais

Toda empresa deve ter um escritório registrado – o endereço onde a empresa venderá, produzirá ou prestará serviços deve ser informado às autoridades. Se um empreendedor não quiser alugar um escritório, ele pode fornecer seu endereço residencial como o principal local de negócios.

Vale também saber que o trabalho remoto, também conhecido como e-work ou teletrabalho, é uma forma de emprego regulamentada na legislação trabalhista. De acordo com o Código do Trabalho (Seção II Relação de Trabalho, Capítulo II b – emprego de funcionários na forma de teletrabalho) esse trabalho:

1. Pode ser realizado regularmente fora do local de trabalho, utilizando meios eletrônicos de comunicação nos termos das disposições sobre a prestação de serviços eletrônicos (teletrabalho).
2. Um teletrabalhador é um funcionário que realiza trabalho nas condições especificadas no § 1 e comunica os resultados do trabalho ao empregador, em particular por meio de comunicação eletrônica.

Portanto, em resumo, o teletrabalho consiste em fornecer trabalho fora do local de trabalho e enviar seus resultados ao empregador via, por exemplo, e-mail.

O emprego de funcionários na forma de teletrabalho pode ocorrer tanto com base em um contrato de trabalho quanto em um contrato de direito civil, ou seja, contrato de trabalho específico, contrato de comissão ou contrato de agência.

Contrate as pessoas certas

O trabalho remoto não é para todos. Além do conhecimento necessário, um trabalhador remoto deve ser capaz de gerenciar seu próprio tempo e ser independente. Procure pessoas que não precisam ser gerenciadas. Habilidades de comunicação e a formulação clara de pensamentos e instruções também são importantes, pois a comunicação remota tem suas limitações.

Lembre-se de que mesmo que você esteja em contato apenas de vez em quando, vale a pena procurar pessoas com quem esse contato será um prazer. Trabalhar com um especialista extremamente talentoso, mas difícil de cooperar, também pode acabar sendo um erro. Claro, não se trata de focar no caráter dos funcionários em vez de sua competência. No entanto, busque compromisso. “90% da cultura de uma empresa é criada pelas pessoas que você contrata”, acredita Sean Byrnes, um anjo investidor e CEO da Flurry.

Garanta uma boa comunicação

Um grande obstáculo no trabalho remoto – especialmente no início – pode ser a falta de controle sobre os funcionários. Discutir tarefas atuais e controlar seu trabalho pela Internet é mais difícil, mesmo com várias soluções tecnológicas.

Você precisa garantir que seus funcionários saibam exatamente o que você espera deles, o que se espera que eles façam e o que está acontecendo atualmente. Todos devem saber seu papel na equipe e a quem podem recorrer se tiverem um problema. O feedback é igualmente importante. Além de delegar tarefas, bons líderes também sabem ouvir, fazer perguntas e fornecer orientações. Uma boa ideia é introduzir na programação da empresa reuniões curtas e regulares com os funcionários, por exemplo, via Skype ou Google Hangouts. Durante as quais a equipe poderá conversar sobre o que está trabalhando, o que ainda precisa ser feito e se há algum problema.

Além disso, tenha uma reunião casual de vez em quando. O trabalho remoto também dificulta a construção e manutenção de relacionamentos com os colegas de trabalho, e isso pode impactar a moral da equipe. Fomente boas relações com os funcionários e forneça a eles um lugar onde possam conversar entre si, não apenas sobre questões relacionadas ao trabalho. Isso facilitará que eles se conheçam e se tornem amigos. Se você acha que uma videoconferência assim não funcionará, tente criar um canal de tópicos no Slack, um chat em grupo no Skype ou até mesmo um grupo no Facebook.

Determine horários sobrepostos

O trabalho remoto está associado a horários de trabalho flexíveis. Alguns funcionários preferem trabalhar de manhã e outros à noite, o que os torna mais eficientes. No entanto, tal arranjo pode dificultar o trabalho de toda a equipe – é mais difícil trabalhar quando as respostas a e-mails e outras mensagens chegam várias horas atrasadas. Além disso, se você trabalha sozinho quando quer, na verdade estará sempre trabalhando. E isso significa que você estará disponível para chamadas de segunda a domingo, tanto às sete da manhã quanto às dez da noite.

Então, pense se deve impor duas a três horas por dia ou por semana para você e seus funcionários, durante as quais todos devem estar online.

Mapeie projetos

É muito mais fácil sentar-se para trabalhar ou monitorar o progresso de sua equipe quando você sabe exatamente o que precisa ser feito. Ao trabalhar remotamente, é uma boa ideia planejar e dividir todos os projetos importantes em um quadro branco ou linha do tempo.

Um método frequentemente utilizado por startups e desenvolvedores para organizar o trabalho é o Scrum. Scrum é um método onde projetos e tarefas são escritos em pedaços de papel e, em seguida, fixados em colunas apropriadas em um quadro branco – as colunas representam os elementos sucessivos do processo (por exemplo, “planejado”, “em andamento”, “testando”, “urgente para completar”, “feito”). Na primeira coluna, forma-se uma fila de tarefas, que são priorizadas e quantas horas são esperadas para elas (usando diferentes cores de cartões, você pode dividi-las em categorias). Em seguida, os cartões são colocados um a um da esquerda para a direita à medida que o trabalho avança para a seção “feito”.

Graças a isso, você pode acompanhar o desenvolvimento do projeto de forma contínua, estimar quais são os maiores problemas. O trabalho está indo de acordo com o cronograma e quantas tarefas ainda precisam ser concluídas? Isso facilita o controle do trabalho da equipe – trabalhadores remotos geralmente são cobrados pelos resultados alcançados, e não pelo tempo gasto no computador.

Talvez você seja um gerente de projeto? Se sim, não deixe de ler nosso artigo sobre desafios relacionados ao trabalho remoto e como superá-los.

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