5 passos vitais para disciplinar um funcionário

Quais são os principais passos para disciplinar um funcionário? Os gerentes precisam disciplinar seus funcionários de tempos em tempos e não há como evitar isso – problemas de desempenho e questões comportamentais acontecem todos os dias no local de trabalho. Os departamentos de Recursos Humanos da empresa devem ter procedimentos disciplinares em vigor e usá-los para todas as instâncias de comportamento inaceitável. Leia o artigo para saber mais sobre o processo de disciplina.

Passos para disciplinar um funcionário – índice:

1. Razões para disciplinar um funcionário
2. Antes de disciplinar um funcionário
3. Passos para disciplinar um funcionário
4. Resumo

Razões para disciplinar um funcionário

No local de trabalho, existem várias razões para disciplinar funcionários e a maioria delas está relacionada a questões comportamentais ou indicadores de desempenho. É importante que todos os funcionários entendam o que se espera deles especificamente – eles devem saber com certeza que tipo de comportamento não será aceito. Não importa quão bem suas políticas estejam escritas, sempre haverá razões para disciplinar seus funcionários. As razões mais notórias para isso incluem:

• fraude, roubo, desvio de verbas
• posse ou uso de drogas
• uso de álcool
• absenteísmo
• baixo desempenho
• manuseio inadequado de propriedade
• uso indevido da internet
• bullying, assédio sexual, discriminação

Existem métodos de disciplinar um funcionário, mas na situação das ofensas mais graves e enormes violações, a rescisão do contrato pode ser a única opção em questão.

Antes de disciplinar um funcionário

Algumas das ações inaceitáveis acontecem entre os funcionários – isso significa que seu gerente pode nunca ter a chance de observar qualquer comportamento inadequado pessoalmente. Nesses casos, geralmente um dos funcionários apresenta uma denúncia contra o outro, seja de forma verbal ou escrita.

Existem passos que cada gerente deve seguir ao receber uma denúncia de um dos funcionários. A empresa deve ter procedimentos para protocolar uma denúncia, onde o formulário da denúncia em si deve ser descrito, assim como os métodos de lidar com elas. Cada denúncia recebida pelo gerente deve ser tratada da mesma forma, caso contrário, a empresa pode enfrentar ações legais devido à discriminação. Os passos que cada gerente deve seguir ao lidar com uma denúncia são:

Revisão da denúncia protocolada – de acordo com os procedimentos que a empresa deve ter, o gerente que recebeu uma denúncia deve revisá-la minuciosamente. Geralmente, é necessária uma reunião entre o especialista de RH e o funcionário para discutir o problema em mais detalhes. Isso ajuda quando mais de uma pessoa está envolvida – elas podem ter que testemunhar em tribunal no futuro.

Investigação – cada denúncia deve ser investigada em detalhes. Nem todas as alegações precisam ser verdadeiras. O gerente deve conversar com outros membros da empresa e encontrar testemunhas do comportamento inaceitável. O gerente deve coletar toda a documentação relevante, como: formulários de denúncia, e-mails, anotações, relatórios, depoimentos, bem como: anotações relacionadas a advertências verbais, advertências por escrito, anotações de reuniões com os funcionários e notificações de rescisão de emprego. Todos os documentos relevantes devem ser mantidos organizados em um arquivo.

Conversar com o funcionário sobre as alegações – o funcionário cujo comportamento está sendo investigado tem o direito de apresentar seu ponto de vista e responder à denúncia. Nesta fase, a mediação entre os dois funcionários é possível (se a situação permitir). Se houver uma solução para o problema, a questão deve ser resolvida nesta fase.

Decisão – após a audiência de ambas as partes, é hora de tomar uma decisão. Pode haver a necessidade de iniciar procedimentos disciplinares ou impor sanções. Lembre-se de que todas as suas ações devem ser reveladas apenas às pessoas envolvidas, o procedimento disciplinar é uma questão confidencial que nem todos no escritório devem ouvir. Mantenha o arquivo atualizado e adicione os documentos relacionados à sua decisão ao arquivo.

Fase de apelação – o funcionário tem o direito de apelar de sua decisão. A forma escrita do apelo do funcionário deve ser então revisada pelo departamento de RH. Em alguns casos, a punição pode ser revogada ou alterada ligeiramente. A decisão depende de muitos fatores, mas em todos os casos deve ser comunicada por escrito.

Passos para disciplinar um funcionário

Advertência verbal – o primeiro passo para disciplinar um funcionário é a advertência verbal. Pode ser delicada e tática, mas pode ser mais direta e severa, dependendo da situação e da relação entre o funcionário e o gerente. Advertências verbais devem ser usadas sempre que o funcionário exibir comportamento negativo.

Advertência por escrito – quando as advertências verbais não funcionam, geralmente é necessário um documento escrito. Esses documentos devem ser redigidos com cuidado, pois pode haver algumas implicações legais em caso de futuros processos ou ações judiciais. Todos os documentos devem ser assinados pelo gerente, uma testemunha e o funcionário. Uma cópia do documento deve ser dada ao funcionário, enquanto o conjunto completo de documentos deve ser mantido no escritório para referência futura. Na advertência por escrito, deve ser declarado claramente o que o funcionário deve fazer para corrigir seu comportamento e qual será o resultado se o funcionário não mudar nada.

Advertência final – após a emissão de várias advertências verbais (geralmente há mais de uma) e da advertência por escrito, é hora da advertência final. A advertência final deve ser entregue por escrito e geralmente é muito semelhante em forma às outras advertências por escrito. Todas as instâncias de mau comportamento devem ser descritas em detalhes novamente, juntamente com os métodos de melhoria. Na advertência final, deve ficar claro que a rescisão do emprego é possível se nada mudar no comportamento do funcionário.

Período de experiência – a maioria dos empregadores geralmente encerra o emprego após a advertência final, pois pode não haver como mudar a abordagem do funcionário e o comportamento inaceitável persiste. Mas ainda há gerentes que podem desejar oferecer a seus funcionários outra, última chance de mudar. O processo é chamado de período de experiência e pode incluir medidas disciplinares como: redução de salário, exigência de treinamento ou supervisão próxima. Todos os elementos podem ser aplicados simultaneamente.

Rescisão – o último passo para disciplinar um funcionário é a rescisão do emprego. Toda a documentação coletada durante o processo de disciplina (advertências por escrito, documentos relacionados ao período de experiência) deve ser discutida novamente com o funcionário para que ele entenda claramente a razão da rescisão.

Resumo

Os gerentes precisam disciplinar seus funcionários de tempos em tempos e não há como evitar isso – problemas de desempenho e questões comportamentais acontecem todos os dias no local de trabalho. Os departamentos de Recursos Humanos da empresa devem ter procedimentos disciplinares em vigor e usá-los para todas as instâncias de comportamento inaceitável.

Existem vários passos para disciplinar um funcionário, que incluem: advertências verbais e por escrito, advertência final, período de experiência e rescisão do contrato. Esses passos fazem parte de um processo de disciplina e devem ser aplicados de forma ordenada. Cada advertência deve ser bem documentada para referência futura em caso de processos legais. Um procedimento disciplinar bem organizado e bem conduzido é a melhor proteção que o empregador tem contra batalhas legais relacionadas a processos de rescisão ilícita.

Leia também: Uma ligação entre gestão da diversidade e igualdade de oportunidades de emprego no local de trabalho

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