Expectativas do projeto e como atendê-las

A tarefa de realizar um projeto traz uma grande responsabilidade. Seja você um Gerente de Projetos ou um freelancer, é necessário atender a várias expectativas definidas e elevadas do projeto. Em muitas ocasiões, devido à falta de comunicação adequada, esses requisitos são mal interpretados e mal compreendidos. A equipe perde a moral à medida que o tempo é usado para tornar o projeto menos caótico em vez de avançar. Como fazer um projeto atender a todas as expectativas? No artigo de hoje, gostaríamos de fornecer algumas orientações que, quando colocadas em prática, garantirão que seu projeto seja realizado de forma impecável e com facilidade.

Expectativas do projeto – índice:

1. Expectativas do Projeto – por que muitas vezes levam à decepção
2. Os 5 elementos da gestão de expectativas do projeto:
3. Para o futuro

Expectativas do Projeto – por que muitas vezes levam à decepção

Provavelmente aconteceu com você que seu cliente não ficou satisfeito com o resultado do seu trabalho. Você ficou se perguntando por que suas visões não coincidiam e em que grau isso tornava toda a agenda confusa. Quando você finalmente descobre, já é muito tarde, às vezes até pior – o projeto inteiro foi encerrado. Mesmo assim, você está quebrando a cabeça – o que deu errado? A resposta, neste caso, é quase sempre comunicação e expressão adequada das expectativas de ambas as partes. Felizmente, há uma maneira de evitar tais desastres.

Expectativas não são nada mais do que crenças fortes de que algo que temos em mente tem uma aparência, forma, tecido, etc., definidos, e que as coisas acontecerão da maneira que imaginamos. Esses assuntos são frequentemente difíceis de definir bem, o que pode ser problemático, especialmente do ponto de vista empresarial. Isso também obscurece tanto os objetivos do projeto quanto as maneiras de medir seu sucesso.

Além disso, o problema pode ser a falta de prioridades e prazos definidos para uma determinada tarefa ou a atenção excessiva a estágios errados. No final, o que nos resta é tempo perdido, baixa moral e eficiência de trabalho reduzida. Tal caos organizacional traz uma falta de engajamento dentro da equipe, mas, mais importante, uma grave perda de confiança entre o cliente e a equipe de pessoas que trabalham em um determinado projeto, incluindo você.

Os 5 elementos da gestão de expectativas do projeto:

Como você pode ver, a gestão adequada das expectativas pode ajudá-lo a evitar muitos problemas desnecessários e conduzir todo o processo de realização do projeto do início ao fim, conforme o cliente pretendia. Existem 5 elementos básicos da gestão de expectativas do projeto:

1. Planejamento do projeto

É comum que as partes interessadas em um projeto tenham uma certa visão pronta mesmo antes de criar o projeto para uma determinada empreitada. Por essa razão, é uma boa ideia envolver o cliente já na fase inicial, ou seja, no planejamento. Juntamente com o cliente e os colegas de trabalho, determine o escopo das atividades, prioridades e objetivos, identifique as relações entre as tarefas. Se algo não estiver claro – não hesite em perguntar. Também não se esqueça de formular um plano de avaliação de riscos para ter uma saída em caso de circunstâncias imprevistas.

As expectativas de ambas as partes podem não coincidir – esse método esclarecerá todas as suposições para um determinado projeto e envolverá mais toda a equipe.

2. Implementação do projeto

O planejamento do projeto é importante, mas não tão crucial quanto sua execução. Para isso, você precisa realizar reuniões com o cliente e a equipe para determinar como executar e monitorar o desenvolvimento de seu empreendimento.

Ao se reunir com sua equipe, certifique-se de que todos entendam seu papel e saibam o que devem fazer. Defina os papéis, tarefas, tempo a ser gasto nelas, um plano de comunicação e uma forma de contabilizar os marcos. É melhor se você também incluir KPIs desde o início, bem como as próximas reuniões agendadas em que você fará uma atualização.

A comunicação é fundamental nesta fase – cuide disso, por exemplo, introduzindo uma plataforma apropriada para comunicação. Firmbee é uma dessas ferramentas que, além da possibilidade de se comunicar com os colegas de trabalho, possui muitas outras funções úteis na gestão de projetos e trabalho. É uma das poucas plataformas de gestão de projetos que, graças à qual não há necessidade de integrar vários programas e a chamada fadiga técnica deixa de nos incomodar.

3. Comunicação

Como você pode ver, a maior parte de um fluxo de trabalho eficaz, e assim atender às expectativas, diz respeito à capacidade de comunicar claramente. Isso deve ser mantido em mente durante todas as etapas do projeto para evitar mal-entendidos desnecessários e, consequentemente, perda de tempo e motivação.

Acima de tudo, use uma linguagem simples e clara, que todos entendam. Não deve haver ambiguidade ou dúvida. Além disso, é melhor resumir todas as reuniões com um feedback rápido.

Você também pode criar um plano de comunicação que inclua:

• o método de comunicação (e-mails, mensagens, ferramentas de comunicação),
• frequência de comunicação,
• uma pessoa específica responsável por uma tarefa específica,
• avaliação de riscos e potenciais problemas de comunicação.

Isso garantirá que os envolvidos saibam o que esperar e que até mesmo os piores cenários sejam uma reflexão posterior, em vez de uma surpresa desagradável. Esconder más notícias não ajudará e pode resultar em uma perda de confiança e engajamento da equipe.

4. Prometer menos e entregar mais

Literalmente, prometer menos significa minimizar as promessas no início de um empreendimento, e inversamente, entregar mais significa superar as expectativas na entrega.

Não é difícil se deixar levar pela empolgação e prometer algo no início do processo de planejamento que, com o tempo e após o entusiasmo esfriar, pode se mostrar difícil ou até impossível de cumprir. Como o dado está lançado e você não pode voltar atrás, o que fazer então? Provavelmente algum estresse à frente. O truque é não deixar essa situação acontecer em primeiro lugar. Como?

Devemos propor um pouco menos do que podemos entregar. Dessa forma, o cliente se sente satisfeito quando o projeto termina e conseguimos superar suas expectativas. Em caso de circunstâncias imprevistas que retirem algumas partes do projeto, o cliente ainda ficará contente, pois esperamos ter cumprido nossa palavra. No entanto, para permanecer calmo durante todo o processo, precisamos definir meticulosamente os objetivos e marcos da forma mais realista possível para calibrar nossa estratégia de prometer menos e entregar mais.

5. Expectativas pessoais

As pessoas não conseguem ler mentes. Elas não adivinharão o que queremos dizer, supor ou prever se não articulamos as questões de forma clara e explícita. É assim que chegamos ao último, mas de forma alguma o menos significativo elemento – expressar nossas expectativas. A transparência e clareza de nossas intenções, ações e expectativas permitem que nossos colegas e potenciais clientes entendam e visualizem a perspectiva completa do projeto que estamos realizando.

Para o futuro

Expectativas são uma parte integral de nossas vidas, incluindo seu aspecto profissional. Gerenciá-las proativamente pode agilizar o fluxo de trabalho e levar a uma equipe mais engajada, clientes satisfeitos e, em última análise, sucesso pessoal! Tenha isso em mente ao trabalhar em seus projetos e tente colocar esses poucos princípios em prática – você verá a diferença em pouco tempo.

Leia: Quais novas habilidades de gestão de projetos você deve possuir em 2021 e 2022.

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