Falha do projeto. 5 razões pelas quais os projetos falham | #23 Começando com a gestão de projetos

De acordo com o relatório de 2021 do Project Management Institute, a porcentagem de projetos que falharam está diminuindo ano após ano. Em 2019, era 15% dos projetos. Em 2020 – 13%, e em 2021 apenas 12%. A que se deve a queda gradual, mas acentuada, na porcentagem de falhas de projetos? E o que fazer para estar entre as equipes de projeto que celebram o sucesso?

Falha de projeto – índice:

1. Falha de projeto. Introdução
2. 5x Por quê?
3. 5 razões para a falha de projetos
4. Resumo

Por que os projetos falham? Introdução

Podemos mencionar inúmeras razões para as falhas de projetos. O patrocinador desistiu? Os materiais não atenderam às expectativas durante os testes no local do cliente? Descobriu-se que o orçamento era muito pequeno e a equipe se desfez? Cada uma dessas razões vale a pena ser estudada, pois reflete a abordagem em relação às falhas, permitindo que você as previna. Então, como descobrir o problema subjacente?

5x Por quê?

Para não sermos guiados por emoções e descobrir a causa raiz da falha do projeto, recorra a métodos comprovados. A técnica das cinco perguntas é ideal para isso. Foi desenvolvida por Taiichi Ohno para a corporação Toyota. No entanto, tornou-se popular devido à sua alta eficácia. Hoje, é utilizada, entre outros, na gestão de projetos baseada nos métodos Lean e Six Sigma.

5 x Por quê? funcionará enquanto estivermos dispostos a dar respostas honestas e abrangentes a elas. Dessa forma, pode ser possível chegar à fonte do problema. Por sua vez, isso ajudará a evitar que erros semelhantes se repitam.

Se a razão para a falha do projeto for, por exemplo, a desistência do patrocinador, a seguinte pergunta precisa de uma resposta:

Por que os patrocinadores desistiram?

As respostas subsequentes às perguntas podem parecer assim:

1. Por quê? – Porque perderam o interesse no projeto.
2. Por quê? – Porque não sabiam o status atual do projeto.
3. Por quê? – Porque eram informados muito raramente sobre o progresso de seu trabalho.
4. Por quê?– Porque durante o planejamento da comunicação, a frequência das reuniões e os prazos dos relatórios não foram determinados.
5. Por quê? – Porque o Gerente de Projetos não conseguiu garantir transparência e comunicação no projeto.

Portanto, analisaremos as razões para as falhas de projetos que respondem à última, quinta pergunta “Por quê?”, ou seja, problemas de origem. Os potenciais problemas raiz merecem atenção especial ao planejar um novo empreendimento.

5 razões para a falha de projetos

Os problemas mais difíceis de resolver que podem causar a falha do projeto estão relacionados a domínios:

• partes interessadas – acontece que já na fase de planejamento há insinuações que não são percebidas pelas partes interessadas que concordam com os detalhes da implementação do projeto,
• equipe – tanto a tarefa de criar uma equipe quanto a de gerenciar efetivamente seu trabalho podem ser desafiadoras,
• o lado técnico do projeto – tanto a disponibilidade de recursos quanto as habilidades das pessoas empregadas no projeto,
• ambiente de negócios – monitorar e responder a eventos externos é especialmente importante quando ocorrem mudanças rápidas, o que, por sua vez, requer um alto grau de flexibilidade e resposta rápida, ou seja, gestão de mudanças eficiente.

Discutiremos abaixo as razões para as falhas de projetos nas seguintes áreas:

	Partes interessadas	Equipe	Lado técnico	Ambiente
Comunicações	x	x
Escopo do projeto	x	x
Recursos	x		x	x
Colaboração		x		x
Flexibilidade		x	x	x

Falhas de comunicação

Problemas de transparência e comunicação dizem respeito principalmente aos contatos com as partes interessadas. Arranjos devem ser incluídos no plano do projeto para prevenir mal-entendidos que podem levar à falha de todo o projeto.

Os mesmos princípios também valem a pena serem aplicados ao planejar o fluxo de informações dentro da equipe. Aqui, será muito importante não apenas tornar a lista de tarefas transparente e compreensível, mas também comunicar e lembrar sobre os objetivos perseguidos pela equipe.

Escopo do projeto pouco claro

Definir o escopo de um projeto e prevenir suas mudanças durante a implementação é uma das principais tarefas de um Gerente de Projetos. Ele ou ela deve compreender profundamente as expectativas do cliente e, se mudanças forem feitas, manter o cliente informado sobre seu impacto no escopo do projeto.

Uma vez que o projeto é um empreendimento único, limitado por um tempo e orçamento específicos, um escopo vago pode facilmente se tornar uma causa de falha. Por exemplo, nos comprometemos a criar um protótipo de uma bicicleta elétrica de $10.000 em um mês. No entanto, concordamos com as expectativas em mudança do cliente. Assim, no decorrer da implementação, descobrimos que, dentro do mesmo tempo e orçamento, e com a mesma equipe, somos esperados para criar um protótipo de motocicleta a hidrogênio.

As mudanças de escopo em projetos de software ou eventos às vezes são menos ilustrativas do que em nosso exemplo. Mas uma mudança nos requisitos e resultados esperados, pequena do ponto de vista do cliente, pode fazer com que tarefas concluídas sejam descartadas, enquanto as atividades planejadas da equipe exigem novos recursos.

Problemas de recursos

Problemas com matérias-primas ou componentes necessários para tarefas técnicas podem efetivamente bloquear o projeto. Portanto, o Gerente de Projetos deve se orientar para o ambiente de negócios e consultar os membros da equipe – incluindo sobre os recursos necessários para o projeto. Entregas fora do prazo e falta de disponibilidade podem paralisar o projeto.

Um grande problema também é representado por soluções de baixa qualidade que, em vez de facilitar o projeto, o tornam mais difícil. Isso pode se aplicar a softwares de gestão de projetos, bem como a soluções especializadas específicas para o projeto – produtos semi-acabados, materiais visuais ou disponibilidade de transporte.

Uma questão separada relacionada à gestão de recursos é o tempo necessário pelo cliente para concluir as tarefas. Uma razão comum para a falta de realismo na avaliação de prazos é a pressão do cliente ou a falta de experiência da empresa em projetos semelhantes. Também existem projetos cuja área de execução não permite datas de conclusão específicas. Estes incluem projetos onde soluções de aprendizado profundo estão sendo desenvolvidas. Alcançar a precisão assumida do modelo pode não apenas ser impossível de alcançar dentro do prazo especificado, mas em geral inatingível devido ao difícil acesso a dados ou à potência computacional necessária.

Dificuldades na cooperação

Outra dificuldade que pode causar um fiasco no projeto são as dificuldades na cooperação dentro da equipe. Elas podem ser causadas por questões interpessoais, no entanto, a causa mais comum é uma divisão de responsabilidades mal concebida, quando uma pessoa está sobrecarregada de trabalho e os outros esperam que ela conclua suas tarefas.

Ao formar uma nova equipe, também podem surgir problemas inesperados na busca e contratação de especialistas, bem como dificuldades em gerenciar uma equipe remota ou híbrida.

Falta de flexibilidade

A falta de flexibilidade e a incapacidade de se adaptar ao ambiente de negócios em mudança são causas frequentemente ocorrentes de falhas de projetos a longo prazo. Mudanças no ambiente, requisitos regulatórios e dinâmicas competitivas podem deixar um gerente de projeto incapaz de acompanhar as mudanças. Ou, como acontece ainda mais frequentemente, ele ou ela não consegue convencer as partes interessadas chave da necessidade de responder dinamicamente à mudança. Assim, quando o projeto é concluído, pode acontecer que o resultado já esteja obsoleto ou não atenda aos requisitos do ambiente.

Resumo

As falhas de projetos às vezes estão associadas a eventos imprevisíveis, portanto, a porcentagem de projetos falhados nunca será zero. No entanto, existem ferramentas para antecipar riscos e planos de contingência para lidar com eles. Mesmo na fase de planejamento, é crucial prestar atenção especial à transparência e comunicação com as partes interessadas. Também é importante definir estritamente o escopo do projeto e concordar com as expectativas do cliente e as capacidades técnicas do contratante.

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.