Todos os dias, os gerentes das empresas fazem o seu melhor para organizar os recursos que têm – para distribuir tarefas da melhor maneira possível ou para fornecer espaço para atribuições de última hora. Isso exige que eles não apenas conheçam a carga de trabalho de cada funcionário, mas também exerçam controle sobre as ausências. Afinal, a gestão abrangente de licenças é essencial para garantir que uma empresa funcione corretamente – especialmente durante os feriados. No post do blog de hoje, explicaremos como organizar esse processo e quais soluções podem ajudar. Continue lendo.
É inegável que quanto maior a empresa, maiores as dificuldades em organizar recursos – devido ao número crescente de funcionários, os profissionais de RH ou líderes de equipe têm dificuldade em acompanhar todas as informações sobre ausências. No entanto, a gestão adequada de licenças é de importância estratégica, pois ausências descontroladas podem interromper qualquer negócio, levando a paralisações de trabalho e à incapacidade de tomar decisões importantes. Ao mesmo tempo, isso requer conformidade com a lei, controle dos dias utilizados ou do tipo de solicitação de licença (licença anual, licença sob demanda, licença maternidade, licença não remunerada) para calcular com precisão a remuneração. Quaisquer erros nessa área podem ter consequências graves.
Empresas de diversos setores utilizam várias táticas para controlar o absenteísmo. Algumas delas exigem a criação de um plano abrangente de ausências com antecedência para o ano todo, enquanto outras adotam uma abordagem menos rígida, exigindo apenas algumas semanas de aviso antes de tirar folga (dependendo da duração da licença). Também se assume geralmente que as ausências de pessoas com funções semelhantes na equipe não devem se sobrepor, para que haja sempre pelo menos uma pessoa disponível que possa ajudar em cada área – entre a equipe de linha de frente, a gerência e os líderes de equipe. Enquanto empresas menores podem ser capazes de gerenciar ausências de forma independente, empresas com centenas de funcionários precisam automatizar esse processo para garantir que funcione sem problemas.
Para tornar a gestão de licenças eficaz, é necessário usar uma ferramenta que suporte o processo de maneira adequada. Líderes e funcionários de RH costumavam depender de documentação em papel e calendários – o progresso tecnológico levou ao desenvolvimento de software de gestão de licenças e plataformas mais abrangentes como a Firmbee. Esses sistemas encurtam a circulação de documentos relacionados a ausências, dando aos gerentes a chance de tomar uma decisão rápida sobre se um determinado funcionário pode tirar folga em um determinado dia (se terão um substituto naquele momento, ou se não excederão o número de dias a que têm direito, etc.).
Como você pode usar a Firmbee para gerenciar as licenças dos funcionários? Este sistema reúne todos os dados em um só lugar, para que cada pessoa na empresa saiba quem está ausente em um determinado momento. Eles também recebem informações sobre quem é seu substituto, e assim podem resolver questões urgentes sem ter que esperar o retorno da pessoa certa ao trabalho.
Os gerentes de equipe, por outro lado, têm uma visão geral dos dias de folga no calendário, o que ajuda a prevenir os perigos do caos organizacional. Ao mesmo tempo, a Firmbee também agiliza o processo de envio, acompanhamento e aprovação de solicitações de folga, o que certamente importa para sua empresa ou membros da equipe. A qualquer momento, os funcionários podem dar uma olhada em seu perfil e verificar quantos dias ainda têm para usar, permitindo que planejem suas folgas de forma inteligente.
Gerenciar as licenças dos funcionários é um dos processos fundamentais que ocorrem em qualquer local de trabalho e definitivamente não deve causar dificuldades relacionadas a atrasos em projetos, indecisão, desinformação e caos organizacional. No entanto, se você notar esses problemas em sua empresa, certamente deve procurar a solução certa – especialmente porque está ao seu alcance.
Uma ferramenta como a Firmbee permitirá que você exerça total controle sobre as ausências de cada funcionário por meio da automação do envio, aprovação e acompanhamento de solicitações (eliminando a papelada) e acesso constante ao calendário. Graças à Firmbee, você poderá tomar decisões sobre ausências do trabalho de forma rápida e fácil.
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Gerente de RH com uma excelente capacidade de construir uma atmosfera positiva e criar um ambiente valioso para os funcionários. Ela adora ver o potencial de pessoas talentosas e mobilizá-las para se desenvolverem.
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