Eventos de integração virtuais e eventos corporativos. Como planejá-los e realizá-los?

No entanto, o período de lockdowns nos mostrou que também eventos de diferentes tipos – como festas de integração, conferências ou treinamentos – podem ser realizados online. Em muitos aspectos, o planejamento de tal evento é semelhante ao trabalho em um evento presencial, mas requer a consideração de alguns fatores adicionais. Abaixo, descrevemos 4 etapas principais que devem ser seguidas para realizar eventos de integração nessa forma.

Definição do objetivo, público-alvo e orçamento para eventos de integração

Construir relacionamentos entre os funcionários, celebrar o sucesso da empresa, estabelecer novos contatos de negócios? Antes de iniciar qualquer ação dentro da organização, é fundamental definir qual é o objetivo que estamos estabelecendo, o que condicionará, acima de tudo, quem participará (idade, interesses, cargos). De fato, é necessário abordar o planejamento de um evento para funcionários (geralmente na forma de uma festa de integração) de maneira diferente do que se quisermos nos encontrar com clientes, contratantes ou parceiros de negócios.

Em seguida, também vale a pena considerar qual é o orçamento disponível. Embora eventos corporativos online, virtuais não sejam tão caros quanto os tradicionais, ainda podem exigir alguns gastos (por exemplo, com a plataforma, prêmios para os participantes, remuneração para os convidados – dependendo das atrações planejadas).

Experimente o Firmbee gratuitamente!

Escolha da ferramenta adequada

Após definir as questões acima, você pode passar para a próxima etapa, que é escolher a plataforma adequada para realizar a festa de integração ou outro evento. Isso requer a análise das opções disponíveis (entre as quais estão Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting ou plataformas dedicadas à organização de eventos virtuais, como Hopin ou Remo). Em seguida, deve-se decidir se utilizará uma ferramenta que já é usada diariamente como comunicador para os funcionários ou se optará por uma nova solução.

É importante escolher uma solução que ofereça alta qualidade de imagem e som, além de permitir a interação entre os participantes, mas, acima de tudo, que esteja preparada para lidar com uma carga maior (por exemplo, 100 ou mais pessoas ao mesmo tempo).

Desenvolvimento do programa do evento de integração

A próxima etapa a ser realizada é desenvolver um plano de evento atraente para os participantes. Dependendo do tipo que você escolher (festa de integração, encontro de networking com parceiros, etc.), é importante selecionar as atrações adequadas, como:

• palestras e workshops que permitam expandir o conhecimento e fortalecer habilidades,
• jogos e brincadeiras que são uma excelente maneira de construir relacionamentos durante a diversão,
• concursos e quizzes com a possibilidade de testar seu conhecimento e habilidades (de preferência cronometrados, com um elemento de competição entre os participantes e prêmios concedidos no final para aumentar o engajamento),
• workshops criativos (neste caso, lembre-se de que você precisará fornecer aos participantes o equipamento necessário em suas casas).

Realização do evento

Antes da própria festa de integração virtual ou de outro evento corporativo, certifique-se de que, como organizador, você possui a infraestrutura técnica adequada, incluindo uma conexão de internet estável e equipamentos de computador (fones de ouvido, alto-falante, câmera funcionando, etc.). Organize também ensaios técnicos para evitar problemas potenciais. No dia do evento, lembre-se de cumprimentar os participantes no início e apresentar o objetivo do encontro, utilizar diferentes formas de atividade e fazer pausas regulares (você pode fornecer bebidas e lanches pagos pela empresa durante esse tempo). A chave para um evento virtual bem-sucedido é o engajamento dos participantes, a busca pela realização dos objetivos e a flexibilidade em se adaptar às circunstâncias em mudança – procure cuidar disso durante todo o evento.

Eventos de integração e outros eventos corporativos online – resumo

Com a organização adequada, a festa de integração ou outro evento corporativo na forma online pode ser tão atraente e eficaz quanto os presenciais, embora sem dúvida exija uma abordagem diferente, especialmente no que diz respeito a elevar a criatividade ao planejar as atrações. No entanto, eles envolvem menos trabalho, e, portanto, a necessidade de alocar recursos em menor grau.

No entanto, independentemente de você estar planejando um evento online ou offline, pode facilitar a realização de todas as tarefas utilizando o software de gerenciamento de projetos Firmbee. É nele que, com a ajuda de quadros kanban, você dividirá todas as tarefas, criará listas de afazeres, estabelecerá prioridades para depois controlar a execução (e, com isso, o orçamento) e trocar informações com outras pessoas, tendo tudo o que é mais importante em um só lugar.

Se você gosta do conteúdo que criamos, confira também: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.