O que é a reconciliação de faturas?

A reconciliação de faturas é um processo que consiste na comparação dos dados das faturas com os dados dos extratos bancários. É uma tarefa muito importante para todas as empresas. A reconciliação das faturas se aplica tanto às faturas de bens e serviços adquiridos quanto às faturas emitidas para os clientes. Graças a essa operação, você pode verificar se está atrasado com seus pagamentos por compras relacionadas a negócios. Isso permitirá que você controle melhor as contas a receber. Leia o artigo para descobrir por que a reconciliação de faturas não deve ser negligenciada.

Reconciliação de faturas – o conteúdo do artigo:

1. Como reconciliar as faturas recebidas?
2. Quais são os benefícios da reconciliação das faturas recebidas?
3. Como reconciliar as faturas emitidas?
4. Quais são os benefícios da reconciliação das faturas emitidas?
5. É possível reconciliar faturas manualmente?
6. Como melhorar o processo de reconciliação de faturas?

Como reconciliar as faturas recebidas?

Toda vez que você compra bens, recebe uma fatura. Da mesma forma, com os serviços – estes também são liquidadas com faturas. Se sua empresa apareceu recentemente no mercado, há o risco de que nem todos os parceiros estejam dispostos a vender seus produtos ou serviços com pagamento diferido. Nesse cenário, você terá que liquidar seus pagamentos em dinheiro. Esse método de pagamento significa que você não precisará reconciliar as faturas recebidas. No caso de faturas em dinheiro, você sempre pode ficar tranquilo sabendo que foi liquidada.

Depois de algum tempo, quando sua empresa se tornar mais conhecida pelos contratantes, cada vez mais empresas estarão dispostas a vender seus produtos para você com base em pagamento diferido. Isso é benéfico, porque ao comprar produtos, você não precisa investir seus fundos imediatamente. Sua única tarefa é ficar de olho nos prazos de pagamento. A reconciliação de faturas ajuda nessa importante empreitada. Como reconciliar faturas?

Tudo o que você precisa fazer é comparar as faturas recebidas, ou seja, aquelas que você recebeu de outras empresas, com sua conta bancária. Para acelerar o processo, você pode decidir filtrar as faturas recebidas. Após essa operação, você terá a lista completa de transações com todos os detalhes sobre os pagamentos feitos por produtos e serviços. Com essa lista em mãos, você terá que comparar os valores nas faturas com aqueles nos extratos bancários. Verifique se todo o dinheiro transferido chegou ao destinatário correto, comparando os detalhes do emissor da fatura com os detalhes do destinatário da fatura. Se esses detalhes coincidirem e tudo estiver correto, você pode marcar a fatura como paga.

Quais são os benefícios da reconciliação das faturas recebidas?

Por que a reconciliação das faturas recebidas em sua empresa é tão importante? Essa operação ajuda você a manter o controle sobre todas as datas e prazos de pagamento. Se após a reconciliação você ainda tiver faturas, mas não houver transferências correspondentes, isso significa apenas uma coisa – você não pagou essas faturas. Nessa situação, você deve verificar se o prazo de pagamento foi excedido. Se algumas das transferências não foram feitas, verifique sua conta na seção de pedidos pendentes, elas podem estar aguardando a realização; nesse caso, não há motivo para alarme. No entanto, se o prazo de pagamento foi excedido e a fatura não foi paga, é melhor liquidar todos os pagamentos pendentes o mais rápido possível.

Pagamentos feitos após o prazo podem ter consequências negativas para o seu negócio. Que tipo de consequências? O emissor da fatura que não foi paga a tempo pode cobrar juros pela prorrogação do pagamento. O pagamento atrasado pode resultar na perda de descontos e rebates. Problemas com pagamentos afetam a imagem da sua empresa, porque ninguém gosta de cooperar com entidades que costumam atrasar pagamentos. A reconciliação de faturas ajuda você a evitar tais problemas; com esse processo, você poderá cumprir suas obrigações a tempo.

Como reconciliar as faturas emitidas?

Faturas emitidas são faturas enviadas pela sua empresa para seus clientes quando seu produto foi vendido ou seu serviço foi prestado. A reconciliação das faturas emitidas ajudará você a manter um olho em todas as suas obrigações. Graças a essa operação, você saberá exatamente quem lhe pagou e quem está atrasado no pagamento. Como, na realidade, a reconciliação das faturas emitidas é feita?

Os detalhes dos extratos bancários devem ser cruzados com todas as faturas emitidas. Para acelerar o processo, você pode decidir filtrar as faturas emitidas. Após essa operação, você terá a lista completa de pagamentos na conta. No próximo passo, você deve comparar todos os números do extrato bancário com as faturas emitidas. Verifique minuciosamente se os detalhes da pessoa ou da empresa que pagou a fatura correspondem aos detalhes do comprador na fatura emitida.

É aconselhável ter especial cautela durante a reconciliação de faturas, especialmente se houver várias faturas com o mesmo valor a ser pago, mas para diferentes clientes. A falta de precisão durante a reconciliação pode resultar na correspondência da fatura com o cliente errado. Para evitar tais erros, verifique todos os títulos das transferências. Desde que você saiba para qual produto ou serviço o pagamento foi feito, deve ser fácil associar a transferência à fatura emitida correta. Mas por que a reconciliação de faturas é tão importante?

Quais são os benefícios da reconciliação das faturas emitidas?

A reconciliação das faturas emitidas oferece uma visão da situação financeira atual da empresa. Graças à reconciliação, você sabe quais faturas emitidas por você já foram pagas e sabe que tipo de receita pode esperar em sua conta no futuro próximo. A operação de reconciliação ajudará você a notar todos os clientes que estão atrasados nos pagamentos por seus produtos ou serviços. Com as informações exatas, você pode decidir tomar medidas nessa área e forçar seus devedores a liquidar suas reivindicações. Não hesite em enviar lembretes gentis aos seus clientes sobre seus pagamentos; qualquer atraso em fazê-lo pode resultar em problemas na recuperação de suas contas a receber. Não negligencie a reconciliação das faturas emitidas.

É possível reconciliar faturas manualmente?

Se você não emitir muitas faturas, o processo de reconciliação não levará muito do seu tempo. Da mesma forma, se você não emitiu muitas faturas de custo, a verificação das faturas recebidas não deve ser difícil. Com uma pequena quantidade de documentos, toda a reconciliação de faturas pode ser feita manualmente. É prático criar uma lista de todas as faturas recebidas, onde você pode marcar todas aquelas já pagas e ver as restantes que ainda estão aguardando liquidação. Você deve criar o mesmo tipo de lista para todas as faturas emitidas. Nessa lista, você marca todas as faturas pagas por seus clientes para ver aquelas que estão atrasadas no pagamento.

Ao reconciliar faturas, para acelerar o processo, é sábio usar uma planilha bem preparada. Vale a pena colocar todas as faturas em ordem cronológica.

Tente marcar todas as faturas recebidas pagas imediatamente após o recebimento da transferência em sua conta. A reconciliação de faturas manualmente pode não ser a melhor opção para aqueles que têm muitas faturas. O que fazer para facilitar a operação de reconciliação de faturas quando há muito mais documentos a serem verificados? Como lidar com a reconciliação que não pode ser feita manualmente?

Como melhorar o processo de reconciliação de faturas?

Para facilitar o processo de reconciliação de faturas que não pode ser feito manualmente, é benéfico usar software especial. O aplicativo dedicado ajudará você a encontrar todas as discrepâncias entre as faturas emitidas e as transferências em sua conta. Com o aplicativo, você pode facilmente determinar se seu cliente pagou a fatura integralmente, parcialmente ou está atrasado no pagamento. O software permite que você encontre rapidamente todas as faturas com prazos expirados, o que pode permitir que você cobre dívidas, se necessário. Você nunca perderá a data de pagamento pelos produtos e serviços adquiridos. O aplicativo ajudará você a economizar muito tempo, que pode ser usado em outras áreas de sua atividade.

Leia também: O que é desconto de faturas?

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