Planejamento de eventos corporativos em 6 etapas

Uma das ramificações mais populares e em desenvolvimento dinâmico do marketing é o marketing de eventos. Ele se ocupa da organização de vários eventos cujo objetivo é cumprir as metas da empresa. Existem vários tipos de eventos, e um deles é um evento corporativo. O que é isso? Como organizá-lo bem? Leia o artigo para saber mais sobre o planejamento de eventos corporativos.

Planejamento de eventos corporativos – índice:

1. O que é um evento corporativo?
2. Defina metas
3. Pense em um grupo-alvo
4. Escolha data e local
5. Defina um orçamento
6. Crie um cronograma
7. Promova seu evento

O que é um evento corporativo?

Um evento corporativo é um evento organizado por uma empresa para seus funcionários, clientes ou parceiros de negócios. Dependendo de quem o evento é destinado, ele pode ter vários objetivos. Por exemplo, o objetivo de uma festa de escritório pode ser reduzir o estresse relacionado ao trabalho, fortalecer a colaboração, melhorar os relacionamentos entre os funcionários e construir uma boa equipe. Por outro lado, o principal objetivo dos eventos organizados para parceiros de negócios é frequentemente a apresentação de um novo produto. Organizar um evento corporativo é um projeto complexo. Para planejá-lo bem, você precisa lembrar de algumas coisas.

Defina metas

Todo o curso do evento depende de seus objetivos. A primeira coisa a se pensar ao organizá-lo é definir para quem é e qual é seu objetivo. Isso pode ser uma promoção de marca, fazer novos contatos comerciais, melhorar a comunicação e aumentar a motivação dos funcionários. Ao definir suas metas, é útil fazer a si mesmo as seguintes perguntas: Por que estou organizando um evento? O que os participantes devem tirar dele e o que devem lembrar? Como exatamente medirei seu sucesso?

Pense em um grupo-alvo

Ao organizar um evento corporativo, devemos sempre ter em mente para quem estamos planejando. A satisfação dos participantes é a chave para o seu sucesso. Pense nas necessidades e expectativas deles. Leve-os em consideração ao escolher a data, o local e as atrações adequadas.

Escolha data e local

Escolher a data e o local certos também é uma coisa importante quando se trata de planejamento de eventos corporativos. Vale a pena considerar elementos como fácil acesso ao local do evento e espaço adequadamente grande para acomodar o número de seus convidados. Se o evento for organizado ao ar livre, lembre-se do clima e planeje o que fazer quando ele mudar repentinamente. A data do seu evento deve ser adaptada às pessoas convidadas. Verifique se não colide com outras celebrações que possam ser uma distração para seus convidados.

Defina um orçamento

O próximo passo é verificar qual orçamento você tem. Planeje suas despesas cuidadosamente e crie uma estimativa de custos. Pense se vale a pena cooperar com patrocinadores. Essa solução reduzirá seus custos, trará um valor agregado significativo ao seu evento e o tornará ainda mais atraente.

Crie um cronograma

O planejamento preciso de eventos corporativos é a chave para seu sucesso. Prepare uma lista de verificação detalhada que permitirá que você mantenha tudo sob controle. Lembre-se tanto do cronograma do evento quanto das coisas que devem ser organizadas com antecedência, por exemplo, visitas ao local, pagamentos de faturas e envio de convites. Uma boa ideia é usar um gerador de cronogramas para ajudá-lo a se manter organizado.

Promova seu evento

Os participantes são o elemento mais importante do seu evento. Afinal, é para eles que você o organiza. É por isso que você deve dedicar algum tempo para promovê-lo. Existem muitas maneiras de informar seus convidados sobre isso. Você pode enviar convites tanto por correio tradicional quanto por e-mail. Para incentivar os funcionários a participar do evento, adote uma abordagem mais criativa. Uma prática comum é enviar pequenos presentes, ou seja, caixas de presente, junto com o convite. Se seu projeto tiver uma fórmula aberta, crie o evento no Facebook. Graças a isso, a mensagem alcançará um grande grupo de destinatários. Você também deve lembrar de compartilhar informações sobre o evento em outras redes sociais.

Planejamento de eventos corporativos – resumo

O planejamento de eventos corporativos pode se tornar complexo. É uma tarefa desafiadora que requer muito trabalho e dedicação. No entanto, existem ferramentas de software que podem agilizar esse processo. Uma delas é o Firmbee.

Com Firmbee, você pode planejar facilmente cada detalhe do seu evento. Um quadro kanban ajudará você a planejar tarefas e distribuí-las entre seus colegas. Graças à definição de status de tarefas e à troca de comentários, você pode se manter atualizado e verificar se o trabalho no evento está avançando.

Outro recurso útil que você encontrará no Firmbee é um banco de dados de contatos. Usando-o, você tem acesso a todos os dados relevantes sobre os participantes do evento. Você pode armazená-los em um só lugar, para que nada importante escape à sua atenção.

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