Por que a escuta ativa é importante no local de trabalho?

Uma boa comunicação em equipe é a base para o uso eficaz de recursos e para a construção de uma atmosfera amigável no local de trabalho. De acordo com as estatísticas, até 86% dos funcionários apontam a falta de comunicação e cooperação como a principal causa de falhas. Quais passos devem ser tomados para evitar isso? Como a escuta ativa no local de trabalho pode aumentar a produtividade da equipe? Continue lendo para descobrir mais.

Por que a escuta ativa é importante no local de trabalho? – índice:

1. O que é escuta ativa?
2. Sinais de escuta ativa
3. Escuta ativa no local de trabalho
4. Escuta ativa em um ambiente remoto
5. Resumo

O que é escuta ativa?

A escuta ativa ocorre quando nos concentramos conscientemente no que a outra pessoa está dizendo. Ao contrário da escuta passiva, prestamos atenção às palavras da outra pessoa, em vez de nos concentrar em nosso entorno ou em nossos próprios pensamentos.

A definição deste termo pode ser encontrada na publicação de 1987 intitulada “Escuta ativa.” Os autores Carl R. Rogers e Richard E. Farson dão a seguinte explicação do conceito:

“A escuta ativa é uma maneira importante de provocar mudanças nas pessoas. Apesar da noção popular de que ouvir é uma abordagem passiva, evidências clínicas e de pesquisa mostram claramente que a escuta sensível é um agente muito eficaz para a mudança de personalidade individual e desenvolvimento de grupo. Ouvir provoca mudanças nas atitudes das pessoas em relação a si mesmas e aos outros; também provoca mudanças em seus valores básicos e filosofia pessoal. Pessoas que foram ouvidas de maneira nova e especial tornam-se mais emocionalmente maduras, mais abertas às suas experiências, menos defensivas, mais democráticas e menos autoritárias.”

De acordo com essa definição, a escuta ativa melhora a comunicação. A outra pessoa se sente ouvida, o que constrói um relacionamento melhor e cria um senso de confiança e apreciação. Além disso, a escuta ativa permite que você aproveite ao máximo a conversa. Ao nos concentrarmos nas palavras da outra pessoa, podemos lembrar mais informações e evitar distrações.

Sinais de escuta ativa

Como a outra pessoa saberá que você está ouvindo ativamente o que ela está dizendo? Ela lerá suas pistas verbais e não verbais. Sinais verbais de escuta ativa incluem:

• Fazer as perguntas certas – ao fazer perguntas abertas, incentivamos a outra pessoa a continuar a conversa e mostramos que realmente estamos ouvindo o que ela está dizendo. No entanto, é importante não levantar questões que não sejam relevantes para o tema em questão ou para as quais já foi dada uma resposta – caso contrário, apenas negaremos que somos ouvintes ativos.
• Parafrasear e resumir – a outra pessoa notará seu envolvimento se você parafrasear suas palavras, ou seja, reformular o que foi dito pela outra parte, ou se você decidir resumir o tópico em alguns pontos-chave.

Outros sinais verbais de escuta ativa incluem interjeições curtas, como “sim”, “você está certo”. No entanto, não é aconselhável usá-las com muita frequência, pois nossas reações devem ser naturais, não forçadas.

Enquanto ouve ativamente, não interrompa o falante, mude de assunto ou julgue e questione suas declarações – isso os desencorajará de continuar a discussão e fará com que se sintam não apreciados.

Claro, as opiniões de ambas as partes podem diferir, então manter a mente aberta e tentar entender a perspectiva da outra pessoa é essencial. Também é recomendável silenciar seu telefone antes da conversa e lembrar o nome da pessoa com quem você vai falar.

Sinais não verbais às vezes são mais fáceis de mostrar, e incluem:

• Contato visual – evitar o contato visual com a outra pessoa pode confundi-la e fazê-la se perguntar se você realmente está ouvindo. Em vez disso, tente olhar para ela de maneira amigável e tente criar um vínculo com ela.
• Acenar com a cabeça e sorrir – fazer contato visual sozinho pode ser um pouco estranho e distrativo para a outra parte. Portanto, também vale a pena sorrir e acenar com a cabeça – essas são reações naturais, não forçadas, que indicam que estamos satisfeitos com a conversa. Dessa forma, mostramos que queremos que a outra pessoa continue falando.
• Postura – a maneira como você se comporta durante uma conversa diz muito sobre seu envolvimento. Ficar parado ou se mexer excessivamente pode sugerir que você está entediado. Por outro lado, inclinar-se levemente em direção à pessoa mostra que você está focado no que ela está dizendo.

Escuta ativa no local de trabalho

A comunicação eficaz pode aumentar a produtividade da equipe em até 25%. A escuta ativa no local de trabalho também pode trazer outros benefícios, como:

• Construir confiança – os funcionários têm mais probabilidade de compartilhar suas ideias, observações ou problemas com uma pessoa que os ouvirá e não os julgará ou interromperá enquanto falam. A confiança também se traduz em respeito mútuo e melhores relacionamentos. Trabalhar em um ambiente assim faz com que os funcionários se sintam mais motivados e cientes de seus objetivos.
• Compreender as necessidades do negócio – ouvir os funcionários e entender suas necessidades ajudará a gestão a fazer as mudanças necessárias e identificar áreas para melhoria, o que resultará em maior produtividade da equipe e crescimento dos negócios. Às vezes, serão necessidades organizacionais, e outras vezes, concernirão a um funcionário específico (por exemplo, seu treinamento adicional em uma área selecionada).
• Evitar mal-entendidos – a escuta ativa requer estar aberto aos outros, mesmo que tenham opiniões ou pontos de vista diferentes. Isso nos ajudará a evitar mal-entendidos sobre as intenções da outra pessoa ou dizer algo que não quisemos realmente dizer. Um quadro completo da situação permitirá que você tome decisões inteligentes.

Escuta ativa em um ambiente remoto

Fazer parte de uma equipe virtual não é mais surpreendente. O trabalho remoto e híbrido domina o ambiente de negócios, com o qual não apenas os departamentos de RH e gerentes de projeto, mas também os próprios funcionários têm que lidar. Uma grande conveniência são as plataformas dedicadas, como Firmbee, que permitem acompanhar o progresso do projeto, atribuir tarefas a membros individuais da equipe, controlar recibos e despesas, e armazenar a documentação necessária em um só lugar.

No entanto, delegar tarefas sozinhas não é suficiente para fazer os funcionários se sentirem parte da empresa. É necessário garantir uma boa comunicação, que muitas vezes falta em um ambiente virtual. Portanto, você deve aproveitar todas as oportunidades para usar os benefícios da escuta ativa. Como fazer isso?

• Planejar reuniões por vídeo – peça a todos que mantenham suas webcams ligadas durante a reunião para que os participantes possam observar as pistas não verbais dos colegas.
• Reduzir distrações – peça aos participantes que silenciem dispositivos que possam interromper a conversa e que não respondam a mensagens (e-mail, SMS, etc.) durante a reunião.
• Pedir para não ser interrompido enquanto fala – interromper alguém pode não apenas implicar falta de respeito pela outra pessoa, mas também, especialmente em reuniões online, levar à confusão. Para evitar isso, peça aos colegas que se abstenham de fazer comentários até que o participante tenha terminado de falar.
• Fazer um rápido resumo – resuma tudo o que você aprendeu com seus colegas. Dessa forma, você provará que os ouviu ativamente e que está aberto às ideias e sugestões deles, além de estar pronto para ajudá-los com qualquer problema.

Resumo

A escuta ativa no local de trabalho é muito importante, pois promove o respeito mútuo e constrói confiança. Tal atmosfera incentiva os funcionários a se comprometerem mais com suas tarefas e a serem mais produtivos. A escuta ativa tem um impacto direto no estabelecimento de uma melhor comunicação, graças à qual é mais fácil identificar riscos, problemas e tomar melhores decisões.

Leia também: O que é comunicação assíncrona?

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