Quando você deve emitir uma fatura?

Emitir faturas é uma das partes mais agradáveis de ser um empreendedor. Por quê? Porque é o passo final para receber o pagamento. Mas surge a questão – quando emitir uma fatura para que seja legal? Acontece que não há uma única resposta para essa pergunta. Tudo depende das circunstâncias. Na maioria das vezes, uma fatura é emitida após a entrega de bens ou serviços. No entanto, existem algumas exceções. Este artigo explicará quando você deve emitir faturas. Isso depende principalmente do tipo de fatura, então discutiremos aqui aquelas que ocorrem com mais frequência.

Quando você deve emitir uma fatura? – índice:

1. Fatura de venda
2. Fatura final
3. Fatura de progresso
4. Fatura antecipada
5. Fatura proforma
6. Fatura recorrente
7. Veja como emitir faturas com a Firmbee

Fatura de venda

Esta é uma forma bastante comum de emitir faturas. É especialmente encontrada em lojas. Quando você, como vendedor, entrega os itens comprados ao cliente pessoalmente, você também pode emitir uma fatura imediatamente. Nesse caso, geralmente está ligado à aceitação do pagamento, seja em dinheiro ou pagamento por cartão de crédito. No entanto, pode acontecer fora da sua empresa que você entregue bens diretamente ao cliente.

Poderia parecer que, estando fora do seu escritório, você não conseguiria faturar seu cliente imediatamente. Felizmente, você pode usar um aplicativo de faturamento móvel. Isso permite que você emita faturas usando seu smartphone. E quanto à impressão? Você não precisa, porque pode enviar a fatura por e-mail. Uma fatura eletrônica tem o mesmo valor legal que uma fatura em papel.

Fatura final

Para serviços, é comum ver faturas emitidas após a conclusão do trabalho. Como elas diferem das faturas emitidas no dia da venda? Teoricamente, no momento em que você termina seu serviço, pode emitir uma fatura. Essa é uma boa maneira de fazer isso se você tiver contato pessoal com o cliente. Nesse caso, o cliente vê imediatamente os resultados do seu trabalho e pode aceitar e aprovar a fatura.

No entanto, se o cliente ainda não viu o trabalho que você fez para ele, é melhor verificar se ele está satisfeito com o resultado final. Se ele tiver algum comentário, você pode fazer correções antes de emitir a fatura. Caso contrário, pode acontecer que o cliente não aceite a fatura porque ele comentou sobre o projeto. Isso prolongaria o processo de pagamento. Você pode evitar isso enviando uma mensagem ao cliente perguntando se ele aceita o trabalho realizado e, se não, quais correções ainda são necessárias.

Fatura de progresso

Faturas parciais podem ser encontradas especialmente para projetos maiores. Nesse caso, o trabalho pode ser dividido em etapas. Após a conclusão delas, uma fatura é emitida cobrindo o trabalho realizado. Onde você pode encontrar esse tipo de faturamento? Sempre que o trabalho total se estender ao longo do tempo.

Isso acontece, por exemplo, durante a construção de uma casa. A empresa que realiza o trabalho pode emitir faturas após a conclusão de etapas individuais. Essa forma de faturamento garante fluxo de caixa e evita gargalos de pagamento, bem como uma conta alta após a conclusão de tudo. Para projetos de longo prazo, é uma boa ideia estabelecer um cronograma de pagamento no início. Ele pode indicar certos marcos após os quais faturas parciais serão emitidas.

Fatura antecipada

Se os serviços que você presta exigem que você comprometa fundos significativos para a compra de componentes necessários para realizar o trabalho contratado, então você pode oferecer o pagamento antecipado. Nesse caso, você emite uma fatura antes que o trabalho seja feito.

Essa solução se mostra útil quando seus serviços são bastante caros e o cancelamento inesperado de seus serviços pelo cliente teria um efeito financeiro negativo sobre você. Quando tal situação pode ocorrer? Por exemplo, quando você é um fotógrafo de casamentos e a tarefa envolve capturar uma cerimônia de casamento em um local especificado pelo cliente. Se um cliente cancelar o serviço um dia antes do evento, você provavelmente não encontrará outra pessoa disposta a fotografar lá naquele dia. O pagamento antecipado garantirá seus interesses para que, nesse caso, você não fique no prejuízo.

Fatura proforma

Uma fatura preliminar também é conhecida como fatura proforma. À primeira vista, uma fatura proforma e uma fatura antecipada podem parecer semelhantes. No entanto, não são a mesma coisa. Uma fatura antecipada obriga você a pagar, enquanto uma fatura proforma não cria tal obrigação. É mais um convite para celebrar um contrato.

Você emite tal fatura como uma proposta de preço para a venda de bens ou prestação de serviços mesmo antes que o cliente concorde com a entrega. Os clientes pedem tais faturas, por exemplo, para comparar ofertas de várias empresas ou para verificar se uma determinada despesa se encaixa em seu orçamento. Se o cliente concordar com seus termos e condições, você pode processar o pedido e, em seguida, emitir uma fatura regular, que, ao contrário de uma fatura preliminar, implicará uma obrigação de pagamento pelos bens ou serviços entregues.

Fatura recorrente

Em alguns tipos de negócios, faturas recorrentes são comuns. É popular que elas assumam a forma de uma fatura de taxa fixa, ou seja, uma que tenha uma taxa definida antecipadamente, independentemente da quantidade de trabalho realizada. Onde você pode encontrar tais faturas? Por exemplo, se você administra uma empresa de limpeza e concordou com seu cliente sobre uma taxa fixa para limpeza semanal de escritório, você cobrará do seu cliente o mesmo valor a cada semana, não importa quanto tempo leve.

Nesse caso, um programa de faturamento pode ser uma grande ajuda na emissão de faturas recorrentes. Tudo o que você precisa fazer é inserir os dados dos seus clientes, indicar o dia em que a fatura deve ser emitida e inserir o valor, e o programa emitirá faturas cíclicas e as enviará para seus clientes.

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