Caroline Becker
Você já se perguntou quais são as principais razões pelas quais não alcançamos nossos objetivos no trabalho? Claro, tudo depende da pessoa individual e do tipo de tarefa, mas entre as razões mais comuns, sem dúvida, podemos mencionar o não cumprimento do prazo. Felizmente, há uma solução simples para esse problema – tudo o que você precisa fazer é melhorar seu processo de gerenciamento de tarefas no trabalho para que alcançar seus objetivos aconteça mais rápido e com maior facilidade. Como você pode fazer isso? Impor disciplina a si mesmo ao estimar e acompanhar seu tempo de trabalho. Continue lendo.
Rastreamento de tempo – índice:
Estimativa de tempo – por que é tão importante?
Muitas pessoas envolvidas em gerenciamento de projetos acreditam que estimar o tempo necessário para concluir certas tarefas é a chave para o sucesso. Por quê? Porque cálculos precisos tornam possível planejar todo o trabalho da maneira certa, distribuir tarefas entre indivíduos e reagir mais cedo se surgirem problemas.
No entanto, estimar o tempo de trabalho não é importante apenas se você é um membro de uma equipe de projeto e seu trabalho é controlado por um gerente. Seu objetivo é ajudar você a ganhar confiança em concluir todas as tarefas a tempo e evitar que você perca tempo em atividades desnecessárias.
Além disso, quando você se mantém fiel ao seu plano e, na maioria dos casos, consegue estimar corretamente o número de horas necessárias, você abre espaço para realizar tarefas que simplesmente não tinha tempo antes. Dessa forma, você se ajuda a alcançar seus objetivos mais rapidamente, enquanto descobre novas oportunidades.
Rastreamento de tempo – para maior controle
Qual é o principal objetivo do rastreamento de tempo? Primeiro de tudo, dessa forma você ganha controle sobre as tarefas que realiza, o que lhe dá confiança de que serão concluídas dentro do prazo. Essa atividade também ajuda quando surgem problemas inesperados – faz você perceber que precisa fazer mudanças em suas suposições e tomar medidas para minimizar seu impacto em suas responsabilidades. Além disso, o rastreamento de tempo permite que você descubra o que exatamente está consumindo sua atenção, o que também ajuda a melhorar a forma como você gerencia suas tarefas.
Ao rastrear o tempo, você adquire dados dos quais pode tirar conclusões para o futuro para planejar melhor seu trabalho e estimar o tempo necessário para concluir tarefas de um tipo específico. Essas informações podem estar relacionadas, por exemplo, à sua produtividade – talvez assim você descubra em quais horas do dia trabalha melhor (ou seja, também mais rápido) e, no futuro, planeje as tarefas mais difíceis para esse intervalo de tempo, o que facilitará sua conclusão.
Vale também mencionar que o rastreamento constante de tempo, assim como a estimativa de tempo, é um fator motivador em termos de foco em uma tarefa específica (especialmente quando sentimos que “deveríamos ter feito isso há muito tempo”) e nos protege de buscar distrações fáceis. Graças ao rastreamento de tempo (por exemplo, usando um aplicativo específico ou até mesmo um software de gerenciamento de projetos como o Firmbee), nos concentramos mais no trabalho, respeitamos o tempo que passa e, às vezes, até o economizamos. Consequentemente, podemos usar os recursos adquiridos para tarefas de importância estratégica para nós.
Resumo
Ao se concentrar em estimar corretamente o tempo necessário para concluir uma determinada tarefa, você evitará ter que trabalhar horas extras e experimentar estresse, o que pode ter consequências negativas tanto para sua saúde física quanto mental. Ao acompanhar seu tempo de trabalho, você poderá determinar se há risco de perder um prazo e se alguma mudança precisa ser feita.
Ao mesmo tempo, esses dois métodos permitirão que você descubra suas próprias capacidades, examine seu desempenho, analise o ritmo de conclusão de tarefas – tudo isso permitirá que você alcance seus objetivos mais rapidamente (graças a uma melhor compreensão de como você trabalha). Sem dúvida, tais benefícios o encorajariam a introduzir essas duas atividades em sua rotina diária.
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Caroline Becker
Como Gerente de Projetos, Caroline é uma especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo a tornam a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.
