Regra de 2 minutos para aumentar sua produtividade

A lista de tarefas geralmente contém trabalhos relativamente simples a serem feitos, mas a combinação de várias atribuições às vezes cria obstáculos difíceis de superar. Você sabe como é se sentir sobrecarregado quando até mesmo uma tarefa típica, como redigir um e-mail, marcar uma consulta ou fazer um pedido, está além da sua capacidade. Se você tem problemas com uma lista de tarefas que cresce constantemente e vê que a procrastinação se torna um problema, experimente a regra dos 2 minutos.

Regra dos 2 minutos – índice:

1. O que é a regra dos 2 minutos?
2. Pequenos projetos se dividem em pequenos passos
3. Regra dos 2 minutos na prática
4. Regra dos 2 minutos para comunicação
5. Os benefícios da regra dos 2 minutos
6. Regra dos 2 minutos e construção de hábitos
7. Blocos de tempo
8. Resumo

O que é a regra dos 2 minutos?

A regra dos 2 minutos é um método de uso eficaz do tempo, que foi descrito no livro de David Allen intitulado: Getting Things Done. É um dos componentes de sua metodologia, mas simples o suficiente para ser colocado em prática sem preparação prévia. A simplicidade está por trás do fenômeno deste método.

Talvez, inicialmente, o método pareça simples demais. O fato é que, apesar das aparências, pequenas tarefas, e não grandes projetos, podem distrair e tornar impossível o foco. A introdução dessa regra pode ajudá-lo a praticar fazer as coisas imediatamente. Graças a isso, as tarefas não se acumularão na lista e não criarão montanhas de tamanhos inacreditáveis.

Uma tarefa simples feita imediatamente não consome muita de nossa energia, mas pode aumentar o nível de satisfação que cada tarefa finalizada e marcada traz. Além disso, libera nossas mentes de pensamentos e permite focar em projetos importantes.

Se você começar a deixar de lado essas pequenas e simples tarefas e adiá-las, pode chegar ao ponto em que haverá muitas delas para fazer, e você pode até começar a sentir apreensão antes mesmo de tentar realizá-las. A solução para esse problema é fácil. Faça todas as tarefas simples e pequenas imediatamente.

Vale a pena lembrar que o próprio autor enfatiza a flexibilidade deste método. 2 minutos não significam necessariamente que você deve medir as tarefas com o cronômetro na mão. Os 2 minutos necessários para uma tarefa servem para lembrá-lo de que muitas tarefas simples podem levar apenas alguns minutos. Não há diferença se são 2 ou 5 minutos.

Pequenos projetos se dividem em pequenos passos

A regra dos 2 minutos pode ser usada de várias maneiras. Há muito sobre a utilização da regra para realizar tarefas curtas e simples, como redigir e-mails e fazer telefonemas, mas a regra pode ser aplicada a projetos mais ambiciosos. Como? Cada tarefa enorme pode ser dividida em passos menores. Graças a isso, o projeto exigente e assustador se transforma em uma lista de tarefas específicas, tangíveis e simples a serem feitas. Essa modificação pode ajudá-lo a iniciar o projeto sem a sensação de estar sobrecarregado.

A regra dos 2 minutos na prática

Não importa se você passa seu dia no escritório ou em casa, seu dia é uma lista de tarefas a serem feitas. Abaixo apresentamos vários exemplos de atividades às quais a regra dos 2 minutos pode ser aplicada. Esses são apenas exemplos, mas podem ajudar na identificação de suas tarefas diárias.

Algumas tarefas estão sendo adiadas por vários motivos. Essas atividades não podem ser evitadas a longo prazo. Mais cedo ou mais tarde, alguém terá que fazê-las. É melhor fazê-las de uma vez. Uma dessas tarefas é lavar a louça. E é melhor lavar a louça imediatamente após a refeição. O mesmo se aplica a tirar o lixo, passear com o cachorro ou fazer outras tarefas simples de casa. A regra dos 2 minutos ajudará você a economizar tempo e liberar a energia necessária para tarefas mais importantes.

Regra dos 2 minutos para comunicação

Quando durante seu trabalho você recebe um e-mail, tende a abri-lo e lê-lo imediatamente. Então, isso é tudo o que você faz porque se lembra da tarefa importante e atual, e decide responder mais tarde. Não há melhor momento do que agora, portanto, se você conhece o conteúdo de um e-mail e gastou seu tempo lendo-o – responda imediatamente. Não espere, especialmente se a mensagem for fácil e não exigir um esforço maior.

Graças a isso, você terá certeza de que não se esquecerá disso. Uma situação semelhante ocorre com telefonemas e mensagens para passar aos seus colegas. A introdução dessa regra é uma ótima solução para pessoas que não gostam de falar ao telefone. Adiar e procrastinar nunca ajuda. É melhor fazer as coisas imediatamente.

Os benefícios da regra dos 2 minutos

Muitas técnicas têm o mesmo objetivo – melhor gerenciamento do tempo. O maior benefício da regra dos 2 minutos é o fato de que não há sistema envolvido. Você não precisa se preparar, não precisa possuir nenhum sistema ou aplicativo. A regra é simples – aja imediatamente.

Uma tarefa de 2 minutos não é um problema, mas toda a lista de pequenas tarefas cria uma sensação de peso que é difícil de combater. Além disso, durante o dia, as listas se tornam cada vez mais longas com todas as novas atribuições, atividades e deveres. Isso suga a energia e impede o foco.

A utilização da regra dos 2 minutos não apenas reduz os níveis de estresse, mas aumenta a satisfação. A realização até mesmo da tarefa mais simples lhe dá a sensação de controle e traz a energia necessária para a realização de outra tarefa.

Regra dos 2 minutos e construção de hábitos

Usar o método não apenas ajuda você a formar o hábito de realizar a atividade imediatamente, mas pode ser um bom método para a introdução de novos hábitos eficazes. Há momentos em que queremos fazer algo por nós mesmos: começar um novo curso de idiomas, introduzir uma rotina de leitura de livros ou começar a se exercitar, mas parece que não temos tempo suficiente para isso.

2 minutos reservados por dia não soa mal, certo? Talvez seja um bom passo para iniciar uma nova jornada e construir um novo hábito. Pode acontecer que, com o tempo, você amplie o tempo para sua nova prática, mas a regra dos 2 minutos está aqui para ajudá-lo a avançar no início e superar a procrastinação.

Blocos de tempo

Uma tarefa curta que leva apenas 2 minutos geralmente é fácil de fazer. Elas podem ocupar muito do seu tempo se houver muitas delas. E se houver um grande projeto importante que precisa ser finalizado a tempo e requer sua atenção especial? Nem todas as suas atividades podem ser divididas em pequenos pedaços ou passos.

Algumas obrigações exigem profundo foco e concentração. Se você estiver lidando com um projeto assim, tente bloquear seu tempo. O bloqueio de tempo permite que você se concentre em uma tarefa durante toda a duração do tempo designado. Não pare de trabalhar até que o trabalho esteja concluído. Quebras repetitivas no processo diminuem a capacidade de concentração e tornam seu trabalho menos eficiente.

Resumo

A regra dos 2 minutos é útil quando você está trabalhando em atividades que exigem muita concentração e foco. Em vez de tentar fazer tudo de uma vez, a regra incentiva as pessoas a dividirem em pedaços menores, o que pode ajudá-las a fazer mais em menos tempo. Essa regra pode ser aplicada a qualquer tarefa ou atividade que você precise realizar.

Por exemplo, se você tem muitos e-mails para escrever, seria melhor começar com e-mails que exigem menos tempo e esforço. Dessa forma, você não ficará cansado e acabará procrastinando nas tarefas mais difíceis mais tarde. A regra dos 2 minutos é uma estratégia de produtividade que pode ser usada para garantir que você não esteja desperdiçando tempo em tarefas que não precisa fazer. É uma ferramenta de autocontrole.

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