As 8 melhores maneiras de economizar tempo para trabalhadores de escritório

Você já se atrasou e teve que trabalhar horas extras? Você prometeu a alguém que terminaria sua parte de um projeto em um determinado dia, mas, como resultado, nada saiu disso? Você já pensou sobre o fato de que precisa procurar maneiras de economizar seu tempo no trabalho para que possa se concentrar melhor em suas tarefas prioritárias e, acima de tudo, completá-las a tempo? Dê uma olhada em nossa lista de principais economizadores de tempo para trabalhadores de escritório. Continue lendo.

Economizadores de tempo para trabalhadores de escritório – índice:

1. Faça pausas regulares
2. Desative as notificações de redes sociais
3. Concentre-se em uma tarefa de cada vez
4. Delegue
5. Use a técnica Pomodoro
6. Planeje seu dia
7. Aprenda
8. Use ferramentas
9. Resumo

Faça pausas regulares

Tenho certeza de que você está se perguntando como fazer pausas regulares – que na prática “tomam” tempo – vai ajudá-lo a economizá-lo. Você deve lembrar que ninguém pode ser produtivo por 8 horas de trabalho – e especialmente se não fizer pausas. Nossos cérebros precisam de descanso, nossos olhos precisam de uma pausa da tela e nossos músculos precisam de pelo menos algum movimento.

Levante-se, dê alguns passos, converse com alguém e depois volte à tarefa em questão. Essa regra também se aplica a uma pausa para o almoço mais longa – o corpo precisa se alimentar para se tornar mais produtivo, então, independentemente da sua carga de trabalho, não desista de uma refeição maior e saudável.

Deve-se também ressaltar que fazer pausas “de vez em quando” não é uma boa prática – toda vez que você vai pegar um café, fumar um cigarro ou ir a uma sala vizinha para perguntar a um colega de equipe uma questão que é importante para você, você se desconcentra e, quando volta, precisa tentar se concentrar novamente, o que leva mais um minuto.

Por essa razão, é uma boa ideia fazer pausas regulares, por exemplo, a cada hora, exatamente no mesmo horário. Além disso, tal arranjo o motivará – você vai querer terminar a tarefa que começou até a pausa, então, na prática, você a completará mais rápido.

Desative as notificações de redes sociais

A maior distração no trabalho é, sem dúvida, seu telefone particular. Qualquer distração da tarefa em questão, como fazer pausas a qualquer momento, afeta negativamente sua concentração e aumenta o tempo necessário para completá-la. Se você realmente quer economizar tempo no trabalho, envie mensagens particulares apenas durante as pausas designadas.

Concentre-se em uma tarefa de cada vez

Você tem uma tarefa muito importante a fazer e, ao mesmo tempo, recebe um e-mail, um colega pede sua ajuda e um especialista de RH lhe manda uma mensagem no mensageiro instantâneo da empresa? Não se distraia – qualquer uma dessas coisas pode esperar até que você termine uma tarefa que já começou.

Desative as notificações da sua caixa de entrada de e-mail e verifique-a apenas em horários designados (por exemplo, quando você chega ao trabalho ou no final do dia). As mensagens não precisam ser respondidas imediatamente (exceto aquelas que são importantes para você devido a uma tarefa específica) – e sempre leva muito tempo para verificá-las.

Delegue

Você não precisa fazer tudo sozinho – mesmo que você ache que é o único que poderá fazer uma tarefa corretamente. Ao trabalhar em equipe, você deve definitivamente aproveitar o fato de que um colega tem mais tempo e poderia assumir sua tarefa. Não é vergonhoso pedir ajuda – e não delegar tarefas é a maneira perfeita de desperdiçar seu tempo no trabalho.

Use a técnica Pomodoro

Você já ouviu falar da técnica Pomodoro? É um método de gerenciamento de tempo baseado em períodos de 25 minutos de trabalho focado, intercalados com pausas de cinco minutos. Cada intervalo de trabalho é chamado de pomodoro. É projetado para ajudá-lo a manter o foco. Como usá-lo? Escolha uma tarefa que você precisa completar, defina um cronômetro para 25 minutos, trabalhe na tarefa e, quando o alarme tocar, faça uma pausa de cinco minutos. Após quatro pomodoros, faça uma pausa de 20-30 minutos.

Planeje seu dia

Nada funciona melhor do que planejar as tarefas a serem feitas com antecedência. Dessa forma, você não perde tempo pensando sobre quais são suas prioridades atuais, em quais reuniões precisa participar em um determinado dia e qual tarefa deve começar. Alguns minutos economizados porque você pode começar a trabalhar imediatamente? Que tal isso!

Aprenda

No seu trabalho diário, você certamente usa o Microsoft Office e outras soluções projetadas para ajudá-lo a realizar suas tarefas. Mas você tem certeza de que aprendeu todo o seu potencial? Mesmo que a resposta a essa pergunta pareça “sim”, na verdade, a maioria dos aplicativos que você usa todos os dias tem muitas mais funções do que você conseguirá conhecer.

Então, tente descobrir pelo menos algumas que tornarão seu trabalho mais fácil – no caso do PowerPoint, por exemplo, pode ser a função de design (sugerindo a disposição de texto e gráficos em um slide e acelerando a criação de apresentações), no Word a possibilidade de rastrear alterações em um determinado documento, e no Excel a formatação condicional (apresentando dados com cores para melhorar sua análise).

Use ferramentas

Em vez de perder tempo procurando o ícone de um aplicativo específico na sua tela ou fazendo login em cada serviço separadamente, você pode usar uma ferramenta que oferece várias funções em um só lugar. Uma dessas ferramentas é o Firmbee, um sistema abrangente para gerenciar projetos e equipes da empresa. O Firmbee é projetado para muitas indústrias, desde RH até vendas e TI. Os usuários podem acompanhar o progresso dos projetos, organizar tarefas, recrutar funcionários e monitorar finanças – tudo usando uma única plataforma.

Top 8 economizadores de tempo – resumo

Como você pode ver, existem muitas maneiras de economizar tempo no trabalho. A primeira coisa que você precisa fazer é descobrir quais são as tarefas que ocupam a maior parte do seu tempo. Algumas pessoas podem passar horas todos os dias com e-mails, por exemplo. Uma vez que você saiba quais são seus desperdícios de tempo, tente se livrar deles e substituí-los por algo mais produtivo.

Você acabou de ler sobre os 8 principais economizadores de tempo no trabalho. Leia também: Gamificação na recrutamento

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