4 Passos para Projetar e Executar um Exercício de Mesa Eficaz

Tudo acontece através da fala, compartilhamento e busca de soluções, ao invés de, como no caso de exercícios de campo, fazer ou atuar. Nessa forma, o crucial é aprender e ver se as disposições teóricas se traduzem em emergências reais. Neste artigo, você aprenderá qual valor os exercícios de mesa podem trazer para uma organização, quando vale a pena realizá-los e como conduzi-los corretamente.

Regras básicas para conduzir um exercício de mesa

Um exercício de mesa é uma reunião destinada a projetar procedimentos a seguir e medidas a serem tomadas durante uma emergência. Dependendo do tipo de organização, pode envolver a definição de maneiras de responder a um ciberataque, a um desastre natural como um terremoto ou a um ataque terrorista repentino. Também pode ter um escopo mais casual, como descobrir como lidar com a perda de membros essenciais da equipe ou a aparição repentina de um concorrente no mercado.

Independentemente do grau de emergência, os exercícios de mesa têm uma coisa em comum: um cenário pronto com medidas específicas a serem tomadas e sua progressão. Sem o cenário, conduzir um exercício de mesa não faz sentido. Isso porque o principal objetivo desses exercícios é verificar se as disposições teóricas que operam na organização se refletem na realidade e se mudanças precisam ser feitas. Portanto, se sua organização não tiver um plano de ação definido em caso de emergência, o primeiro passo deve ser escrever tal cenário.

Os exercícios ocorrem em um ambiente descontraído para permitir que todos os membros da equipe definam livremente seus papéis em resposta a situações particulares e discutam questões problemáticas sem medo ou vergonha. Aqui, não se trata de competição e de testar se os funcionários podem agir sob pressão, mas de aprender e trabalhar em equipe.

Qual valor a condução de um exercício de mesa traz?

Conduzir um exercício de mesa não é tão demorado quanto um exercício de campo, mas ainda requer dedicar tempo e convocar membros individuais da equipe. Você precisará comprometer alguns recursos, mas o que você obterá em troca são muitos benefícios não apenas para a organização, mas também para os membros da equipe.

O valor que um exercício de mesa pode trazer para a organização

• Verificar procedimentos durante uma reunião casual é muito mais preferível do que testar “ao vivo” durante uma crise
• Oportunidade de refinar regras, fechar lacunas e implementar ações corretivas
• Oportunidade de melhorar técnicas de resposta a emergências
• Fortalecer os laços entre os membros individuais da equipe
• Verificar se os funcionários conhecem e seguem as disposições teóricas dos protocolos

O valor que um exercício de mesa pode trazer para os membros da equipe

• Oportunidade de trabalhar em seu papel em um formato casual
• Melhores condições para lembrar os próximos passos ao lidar com uma situação específica
• Oportunidade de fazer perguntas, expandir seu conhecimento
• Executar cenários e testes facilita a elaboração de sugestões para mudanças ou melhorias em registros individuais

Como conduzir um exercício de mesa?

1. Identifique o propósito de conduzir um exercício de mesa

O planejamento para um exercício de mesa deve começar com a definição do objetivo que você deseja alcançar após sua realização e como você planeja aplicar os resultados obtidos. Para alguns, a questão chave envolverá educar aqueles membros da equipe que perderam a oportunidade de analisar as várias disposições nos planos anteriormente. Outros encontrarão nisso uma chance de avaliar se os princípios teóricos se refletem na realidade. Qualquer que seja seu principal incentivo para conduzir tais exercícios, eles certamente trarão muito mais benefícios do que você planejou.

2. Designe as pessoas envolvidas e defina seu papel no exercício

Embora o exercício de mesa seja estático e realizado na forma de uma conversa em grupo casual, ainda existem certas regras a seguir. Você deve designar as pessoas que participarão do exercício e atribuir a elas papéis específicos. Outras pessoas podem observar e acompanhar o cenário, mas para evitar o caos, elas não devem participar ativamente durante o exercício em si. Observadores também podem expressar seus pontos de vista, o que pode ser útil durante a avaliação e documentação do exercício, então vale a pena definir um tempo para fazer perguntas e sugestões logo após o exercício de mesa.

Um elemento vital de todo o esforço é a nomeação do líder/facilitador certo. Você pode decidir por alguém de sua equipe ou contratar um profissional para essa tarefa. De qualquer forma, deve ser alguém que não apenas conheça bem o cenário e as regras da empresa e as tarefas dos membros individuais da equipe, mas que também tenha as qualidades interpessoais específicas para conduzir o exercício adequadamente.

O facilitador deve saber e decidir cuidadosamente quando seguir e quando liderar o grupo. O ativo chave que também deve ter é a capacidade de proporcionar condições confortáveis para uma discussão criativa e presidir o debate para mantê-lo no ponto. Um líder de exercício de mesa estabelecido sentirá o grupo e manterá um bom equilíbrio entre a descontração e as regras rígidas.

3. Identifique um cenário específico

O cenário deve responder à ameaça potencial que é mais real para a organização. Muito depende do tipo de negócio, mas também da localização da sede. Tal plano de ação pode abordar a ocorrência de um furacão ou outro elemento, mas também especificar os próximos passos para lidar com um grande ataque de hackers.

Independentemente de qual seja seu objetivo, o cenário deve definir e descrever em detalhes uma situação bastante realista. Ele deve incluir perguntas para que os indivíduos os coloquem na mentalidade certa e verifiquem se estão tomando as decisões corretas. Isso porque cada membro da equipe deve saber a quem contatar em caso de crise, quais ações são essenciais, bem como quais recursos restantes priorizar e proteger. Eles precisam se familiarizar com o cenário geral antes da reunião agendada para que possam se preparar bem.

O cenário deve incluir um roteiro específico, no entanto, vale a pena apostar em alguma flexibilidade aqui. Talvez no decorrer da discussão, outros pontos mudem e a abordagem dos membros da equipe traga uma nova luz sobre toda a situação. Nesse caso, é melhor que o líder não interrompa a discussão, deixe-a fluir e se afaste ligeiramente do roteiro original para forjar um melhor, atualizado.

4. Lembre-se da análise final

Os exercícios fazem com que os membros da equipe entendam seus papéis e testem se conhecem as várias disposições para responder corretamente em caso de emergência. No entanto, o verdadeiro valor do exercício de mesa vem da análise dessa discussão e reside na oportunidade de fazer melhorias e aprimorar soluções já existentes. É por isso que é igualmente importante analisar todo o evento após o exercício já ter ocorrido e fazer um relatório com base nisso. Essas informações podem melhorar o plano de contingência e verificar as lacunas nele.

O exercício de mesa é sempre a solução certa?

Naturalmente, toda abordagem à gestão de riscos e à preparação para emergências tem seus prós e contras. Os resultados que elas entregam são moldados por várias variáveis emergentes, ambientes, circunstâncias e pessoas. O mesmo se aplica ao exercício de mesa. Indiscutivelmente, esse exercício permite que você teste as diretrizes existentes e avalie o ambiente e as pessoas. Também permite que você aprenda sobre as sugestões de outros membros da equipe.

É também uma ótima oportunidade de aprendizado e questionamento que não envolve muitos recursos e não é muito trabalhosa. Além disso, tais exercícios também podem ocorrer remotamente, então funcionarão bem para organizações com diferentes locais ao redor do mundo.

No entanto, isso não significa que esse método seja uma solução ideal, ele também tem suas desvantagens. Primeiro, uma atmosfera descontraída e uma conversa teórica nunca refletirão o evento real, durante o qual até mesmo funcionários bem preparados podem falhar, pois o estresse e a necessidade de agir rapidamente são adicionados. Durante um exercício de mesa, você pode verificar se todos conhecem seu papel, mas nem sempre detectará todas as falhas no plano. Algumas delas só aparecerão durante situações da vida real, não durante discussões teóricas.

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