Timeboxing – por que você deve usá-lo?

Você já teve a sensação de que há dias em que tarefas e deveres te esmagam na sua batalha contra o tempo enquanto você tenta manter o foco que vai se dissipando com o impulso de um café da manhã? Temos uma solução para isso chamada Timeboxing. E não, não se preocupe, você não terá que lutar com a grande mão de um relógio, bem, não literalmente. Tudo o que você precisa é deste curto artigo, então se você sente a necessidade de conselhos sobre gerenciamento de tempo e está disposto a aprender uma técnica chamada timeboxing, não procure mais.

Timeboxing – índice:

1. O que é timeboxing?
2. Como funciona o timeboxing?
3. Concentração é a chave
4. Não vale a pena desperdiçar seu tempo
5. Recupere o controle
6. Autodisciplina – pode ser aprendida
7. Quando é o melhor momento para usar este método?

O que é timeboxing?

Timeboxing é uma técnica desenvolvida pela indústria de TI para melhorar o gerenciamento de tempo e aumentar a eficiência no trabalho. Se é aqui que você enfrenta dificuldades, você achará esse método útil. A ideia é fazer o máximo possível em um período de tempo pré-definido, e ainda assim, o mínimo possível – para manter sua produtividade alta.

Como funciona o timeboxing?

Antes de mais nada, trata-se de definir uma data específica para a conclusão de um projeto e executá-lo dentro desse prazo. Se você não conseguir terminar, abandone a tarefa e passe para a próxima. Volte a ela em um dia diferente ou mais tarde, definindo outro prazo realista que você possa cumprir.

Por exemplo, se temos três tarefas a fazer no trabalho, estimamos quanto tempo precisamos para completá-las e com base nisso definimos os prazos. Se não conseguimos completar a tarefa A em um determinado período, não estendemos nosso trabalho nela, mas passamos para a tarefa B de acordo com a suposição. A tarefa A é colocada na caixa de ‘a fazer’ e voltamos a ela após o ciclo terminar.

Concentração é a chave

Como isso torna o trabalho mais eficiente? A habilidade crucial a ser dominada é não se distrair com as tarefas em mãos. Quando temos uma quantidade de tempo predeterminada, não a usamos para pequenas coisas como checar e-mails, escrever uma resposta para um colega na sala ao lado ou dar uma espiada no que está acontecendo nas redes sociais. Cada pequeno detalhe pode distrair da tarefa principal, enquanto criar caixas de tempo nos ajuda a evitar essas armadilhas e seguir com nosso trabalho.

Não vale a pena desperdiçar seu tempo

Outra vantagem é não desperdiçar muito tempo em uma determinada tarefa. Há dias em que não estamos em plena forma, menos criativos do que o habitual ou simplesmente tendo um dia ruim. Muitas vezes gastamos, por exemplo, uma hora em algo que normalmente levaria 15 minutos. Isso é ineficiente e raramente ações desse tipo nos satisfazem. Então, o timeboxing vem ao resgate.

Você não completou sua tarefa nos 40 minutos que definiu? Sem problemas, a mesma quantidade de tempo (ou menos se você começou o projeto) pode ser dedicada a ela no dia seguinte – você provavelmente estará em melhor forma então e o problema com o qual você estava lutando hoje será fácil amanhã.

Recupere o controle

Com o método timeboxing, você está melhor equipado para controlar projetos maiores. Você provavelmente conhece a sensação de estar trabalhando em uma grande tarefa e começar a se concentrar em detalhes, possivelmente até demais. Ao se aprofundar tanto em um projeto, você se distancia demais para ainda ver o quadro geral do projeto, perdendo a visão geral da sua tarefa.

Não há dificuldade com isso se você estiver fazendo algo que planejou sozinho – você tem o direito de mudar e se desviar do plano original. As preocupações surgem quando, por exemplo, você prepara algo sob encomenda para um cliente que tem uma ideia específica de um determinado projeto. Então, há a probabilidade de que você crie algo que seu cliente rejeitará.

Por que desperdiçar tempo fazendo algo duas vezes quando você pode evitar isso? Ao trabalhar de acordo com a técnica de timeboxing, implementamos cada etapa do projeto desde o início, o que nos faz aderir às suposições iniciais e ainda manter uma visão geral da tarefa em questão.

Autodisciplina – pode ser aprendida

Essa técnica, além das vantagens mencionadas anteriormente, tem um bônus prático na vida cotidiana. Isso porque não apenas melhora nossa eficiência, mas também ensina autodisciplina e gerenciamento de tempo adequado, fazendo com que não o desperdicemos em coisas desnecessárias ou irrelevantes se não quisermos.

Quando é o melhor momento para usar este método?

O timeboxing funciona melhor em projetos ou tarefas multietapas que levam pouco tempo e você pode encaixá-las no mesmo intervalo de tempo. Também vale a pena implementar em casos de deveres que têm prazos de conclusão previsíveis.

No entanto, deve-se lembrar que o conhecimento da técnica por si só não é tudo. Pela experiência que adquiri para este artigo, posso afirmar que sem o foco adequado você não conseguirá manter a caixa de tempo. Você precisa cuidar do nível certo de foco e não se deixar distrair por fatores externos, como uma notificação no seu telefone, um convite para um café de um colega ou uma rápida checada no seu e-mail. Prazeres e outras pequenas coisas podem ser feitos após completar a caixa de tempo – satisfação garantida (e confirmada empiricamente pelo autor deste texto)!

Se você quiser ficar em contato, junte-se à nossa comunidade no Facebook.