O que é um gráfico RACI?

Em um momento em que os projetos são cada vez mais complexos e multifacetados, e as equipes envolvidas incluem muitas pessoas com diferentes competências, garantir uma divisão clara de responsabilidades torna-se crucial. Uma ferramenta como o gráfico RACI pode ser útil nessa área. Abaixo, discutimos exatamente o que essa solução é e como ela pode apoiar suas operações.

Gráfico RACI – o que é essa ferramenta?

Um gráfico RACI é uma ferramenta de gestão de projetos e organizacional projetada para atribuir uma pessoa específica a tarefas ou atividades específicas dentro de um projeto ou processo. Seu uso ajuda a gerenciar responsabilidades de forma eficaz – proporciona clareza na divisão, minimiza o risco de negligenciar atividades a serem realizadas e melhora a comunicação (quando uma pessoa depende de outra em suas responsabilidades).

Assim, o uso dessa ferramenta facilita o planejamento e o monitoramento do progresso, ao mesmo tempo que possibilita a realização das metas estabelecidas. A solução descrita é atualmente utilizada por empresas que operam em diversos setores, bem como por organizações do chamado terceiro setor.

Como é o gráfico RACI?

O que exatamente a matriz de responsabilidades parecerá pode ser adaptado a uma equipe, projeto ou organização específica. No entanto, na maioria das vezes, é apresentado na forma de um gráfico, com tarefas ou elementos do projeto em uma dimensão (por exemplo, em colunas) e as pessoas ou equipes atribuídas a elas na outra (por exemplo, em linhas).

Em projetos ou organizações maiores, a tabela pode ser mais elaborada (por exemplo, incluir níveis de tomada de decisão também). As designações indicadas abaixo (que explicam outro nome para essa ferramenta – RACI) são usadas para indicar os papéis atribuídos a cada pessoa:

• R – Responsável – uma pessoa que é obrigada a realizar uma tarefa,
• A – Responsável final – uma pessoa que deve aceitar a execução de uma determinada tarefa,
• C – Consultado – uma pessoa que possui conhecimento especializado e pode ajudar a realizar uma determinada tarefa,
• I – Informado – uma pessoa que precisa ser informada sobre o progresso da tarefa, mas não está ativamente envolvida em sua execução.

Benefícios do uso do gráfico RACI

O principal objetivo do uso da ferramenta descrita é definir precisamente quem é responsável por realizar uma determinada tarefa, o que elimina ambiguidades e discrepâncias na compreensão das responsabilidades, reduzindo o risco de erros (especialmente duplicação de tarefas ou sua omissão).

No entanto, este não é o único benefício dessa abordagem para projetos e processos em andamento. O gráfico RACI também permite:

• melhorar a comunicação na equipe – quando todos sabem quais papéis e tarefas estão atribuídos a eles e aos outros, a comunicação e a cooperação diárias tornam-se mais fáceis e suaves,
• garantir uma gestão eficaz de recursos – atribuir tarefas individuais a pessoas com a melhor competência para realizá-las permite o uso ótimo de recursos (e ao mesmo tempo garante que as tarefas sejam divididas igualmente, se possível). Ao mesmo tempo, apoia o fechamento dentro do orçamento estipulado,
• gerenciar riscos de forma eficaz – ao atribuir um papel de aprovador (Responsável final) para cada tarefa, a pessoa que toma a decisão final pode ser identificada com precisão e, assim, prevenir problemas potenciais,
• agilizar processos de negócios – a ferramenta também permite identificar tarefas-chave, permitindo repensar seus processos de negócios e evitar atrasos ou lacunas desnecessárias nas operações.

Gráfico RACI – resumo

A ferramenta em questão ajuda a garantir transparência na distribuição de tarefas para que os atrasos possam ser minimizados, as discrepâncias na compreensão do papel de cada um possam ser eliminadas e todos os participantes do projeto possam trabalhar juntos de forma harmoniosa. No entanto, ao usar o gráfico RACI, as tarefas devem ser atribuídas de acordo com as habilidades e competências reais dos indivíduos, para que cada membro da equipe tenha papéis claramente definidos e saiba o que se espera dele durante o projeto.

Você também precisa garantir que a ferramenta seja atualizada regularmente à medida que o trabalho avança e mudanças são feitas no projeto. Isso garantirá a adaptação à situação em mudança, prevenirá conflitos e manterá a fluidez das atividades em andamento.

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