Diagrama de Ishikawa – análise de problemas de causa e efeito

Você notou que tem tido menos lucro ultimamente, sua base de clientes não está crescendo e seus funcionários estão pedindo demissão? Talvez você consiga identificar outras dificuldades em sua empresa? As causas da má condição de uma empresa nem sempre são óbvias, por isso o diagrama de Ishikawa foi criado para ajudar a identificá-las. No artigo a seguir, explicaremos como realizar uma análise de causa e efeito dos problemas de uma empresa!

Diagrama de Ishikawa – índice:

1. O que é um diagrama de Ishikawa?
2. Tipos de diagrama de Ishikawa
3. Diagrama de Ishikawa – análise de causa e efeito
4. Vantagens e desvantagens do diagrama de Ishikawa
5. Resumo

O que é um diagrama de Ishikawa?

Um diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que indica pictoricamente as causas e efeitos de uma determinada dificuldade. Como resultado, facilita a análise dos processos de um negócio, seja em relação à produção, atividades de marketing, atividades futuras ou quaisquer desafios enfrentados pelos empreendedores.

Tipos de diagramas de Ishikawa

Existem várias maneiras de realizar uma análise de causa e efeito. A mais popular é, sem dúvida, a chamada 6M, mas os diagramas 3M, 8P e 4S também são aplicáveis. A escolha de um tipo específico depende da questão que estamos abordando ou do setor em que atuamos.

Método 6M

6M é responsável pelos seis fatores que se propõe a analisar. Estes incluem os seguintes:

• Força de trabalho (pessoas) – refere-se às pessoas envolvidas no processo, suas atitudes e competências;
• Materiais – inclui todas as ferramentas, recursos necessários para a implementação dos processos, se são de qualidade suficiente;
• Máquinas (máquinas) – está associado às instalações tecnológicas e equipamentos através dos quais produtos são criados e serviços são realizados, determinando sua eficiência e realizando reparos;
• Métodos (métodos utilizados) – refere-se aos procedimentos e métodos de produção, implementação de serviços, se os métodos de medição de desempenho fornecem informações confiáveis e corretas sobre os processos, se existem os chamados gargalos ?;
• Gestão (forma de gerenciar) – ou seja, decidir sobre o estilo de comunicação, a delegação de tarefas e o planejamento de atividades dentro da empresa;
• Mãe Natureza ou Ambiente – inclui todos os fatores externos que afetam o negócio, por exemplo, regulamentações, localização geográfica, eventos aleatórios, etc.

Método 3M

Uma versão simplificada do método acima é o 3M. Ele se limita a apenas 3 aspectos:

• Força de trabalho (pessoas);
• Máquinas (máquinas);
• Materiais.

É útil para processos menos complexos que não precisam ser inspecionados e refinados com tanta frequência.

Método 8P

Este modelo é o mais extenso de todos os apresentados aqui. 8P é responsável por:

• Pessoas – quem se envolve no processo e como estão envolvidos?
• Procedimentos (procedimentos) – quais são as recomendações, regras para os processos da empresa? Elas cumprem sua função?
• Lugares (localização) – onde as atividades da empresa ocorrem, existem lugares melhores para realizá-las?
• Políticas (regras) – quais normas estão em vigor na empresa ou instalação? Elas são seguidas?
• Processos (processos) – quais são as etapas do processo e elas garantem produtividade?
• Preço (preço) – qual é a relação entre as despesas da empresa e os lucros obtidos?
• Promoção (promoção) – qual é a estratégia de marketing da empresa? Como os produtos ou serviços são comercializados?
• Produto (produto) – quais bens são produzidos/quais serviços são oferecidos? Como podem ser melhorados?

Método 4S

É tipicamente usado em indústrias de serviços. Inclui 4 elementos:

• Fornecedores (fornecedores) – de quem obtemos bens?
• Sistemas (sistemas) – quais processos ocorrem na empresa e o que pode ser melhorado neles?
• Habilidades – quais habilidades da equipe são valiosas para nós, e quais habilidades devemos desenvolver?
• Ambiente – qual é a experiência do cliente com nossa empresa, o que mudar para melhorar o serviço?

Diagrama de Ishikawa – análise de causa e efeito

Para criar um diagrama de Ishikawa, siga os passos descritos abaixo. Ilustraremos com um exemplo da indústria de e-commerce (nossa loja online).

1. Identificar o problema

Ou – quais são as consequências visíveis da falha da empresa? Estas podem ser questões relacionadas à má qualidade de produção, lucros em queda, baixa rentabilidade, etc. Determinar o problema nem sempre será fácil, por isso vale a pena, de tempos em tempos, analisar elementos individuais dos processos (por exemplo, vendas) e ouvir o feedback dos clientes, além de incentivar os funcionários a relatar erros, fazer brainstorming.

2. Determinar categorias de causas

Estas são as áreas que analisamos. Aplique qualquer uma das classificações acima – 6M, 3M, 8P ou 4S – para esse fim. Adapte-as às suas necessidades e ao setor em que atua. Neste exemplo, decidimos pelo modelo 6M:

• Pessoas – que dificuldades você nota dentro de sua equipe?
• Gestão – que erros são cometidos no nível de gestão (pode incluir como se comunicar com os funcionários, controlar processos individuais)?
• Ambiente – a empresa está em conformidade com as regulamentações? Algum evento externo recente fora de nosso controle prejudicou o funcionamento da loja online?
• Métodos – que deficiências são notadas durante o processo de compra do cliente?
• Máquinas – o site está funcionando sem problemas e é seguro para os dados pessoais dos usuários?
• Materiais – a empresa possui vários canais de comunicação com o cliente? A plataforma está integrada com outros portais?
3. Identificar as causas específicas do problema

Nesta fase, reconheça quais aspectos você deve prestar atenção e determine as causas da baixa rentabilidade da empresa. Considere cada elemento do modelo 6M. A causa nem sempre será aparente à primeira vista – use a técnica de perguntar “por que” um problema ocorre cinco vezes para descobrir a razão principal.

4. Fazendo um diagrama de Ishikawa

Deve mais ou menos se parecer com o abaixo. Compreender as ligações entre efeitos e causas deve permitir que você aplique soluções apropriadas para a questão. Isso pode incluir o uso de ferramentas específicas para a estratégia de gestão enxuta.

Figura 1. Um exemplo de diagrama de Ishikawa para uma loja online

Vantagens e desvantagens do diagrama de Ishikawa

Como qualquer método de análise, ele tem seus pontos fortes e fracos. Neste caso, distinguimos entre outros:

BENEFÍCIOS

• Facilita a detecção das causas de problemas existentes e fraquezas na empresa;
• É útil durante reuniões de equipe, brainstorming;
• Melhora a comunicação com a equipe;
• Ajuda na formulação de uma nova estratégia corporativa ou na realização de ajustes;
• É transparente e simples de executar.

FALHAS

• Requer total comprometimento e sinceridade por parte dos membros da equipe;
• Foco excessivo em áreas erradas, negligenciando as principais;
• Às vezes, consome muito tempo – pode levar um tempo para encontrar as causas de uma determinada situação;
• Com problemas mais complexos, a análise de causa e efeito pode não ser suficiente.

Resumo

O diagrama de Ishikawa é uma ferramenta de análise universal a ser aplicada em várias ramificações de negócios. Com ele, você minimizará o risco de incorrer em custos e perdas dentro dos processos, e se tomar medidas preventivas – eliminará erros e aumentará a eficiência e os lucros da empresa.

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