Estratégia de melhoria contínua – qual é a filosofia kaizen no contexto do desenvolvimento profissional?

A filosofia kaizen é um método de gestão que foi derivado da cultura japonesa. Inicialmente aplicada no contexto do funcionamento social, familiar e desenvolvimento pessoal, acabou se espalhando pelo mundo dos negócios – de pequenas empresas a corporações. Como você pode usar essa estratégia de desenvolvimento profissional para melhorar o desempenho da sua empresa e alcançar seus objetivos mais rapidamente? Vamos descobrir!

Filosofia kaizen – índice:

1. O que é a filosofia kaizen?
2. Princípios da filosofia kaizen
3. Filosofia kaizen na estratégia de desenvolvimento profissional
4. Exemplos de aplicação do kaizen
5. Como implementar uma estratégia de melhoria contínua?
6. Por que a filosofia kaizen nem sempre funciona?
7. A filosofia kaizen – resumo

O que é a filosofia kaizen?

Kaizen é um conceito baseado na ideia de melhoria incessante de vários processos dentro de uma empresa. É um termo composto por 2 palavras – kai, que significa mudança, e zen, que significa melhor, o que pode ser interpretado como mudança para melhor. Enfatiza a necessidade de planejamento, implementação e análise sistemáticos, devido às mudanças dinâmicas nas indústrias e na concorrência. Uma possível área de aplicação para essa estratégia diz respeito aos recursos humanos e ao desenvolvimento profissional dos funcionários.

Princípios da filosofia kaizen

A atitude kaizen se aplica a todos os aspectos relacionados ao funcionamento da empresa – processos, produtos ou serviços, pessoal, etc. Seus princípios abrangentes, que devem ser implementados como parte dessa estratégia, são:

• Transparência

Uma empresa deve informar cada funcionário sobre os dados ou efeitos de todas as melhorias. Também deve realizar pesquisas com ferramentas que demonstrem a confiabilidade de seus resultados.

• Valor para o cliente

Cada ação tomada deve ter em mente a satisfação do nosso cliente, pois é através deles que podemos alcançar nossos objetivos de negócios. Sempre tenha em mente que os produtos ou serviços oferecidos precisam agregar valor para o consumidor e gerenciar os processos operacionais de forma a eliminar elementos desnecessários.

• Redução de desperdícios

Refere-se ao princípio anterior – os resultados do trabalho devem criar valor agregado. Isso requer a eliminação do consumo inadequado de recursos (financeiros, materiais, etc.).

• Gemba Walk

A gestão deve reconhecer e entender a localização e as condições associadas ao local de trabalho. Por exemplo, no caso de administrar uma loja online, poderia ser o departamento de atendimento ao cliente, o armazém, etc. (isso também depende do tamanho e do escopo do negócio em questão), o que requer visitas ocasionais. A ideia é ter uma visão geral dos processos operacionais que ocorrem, no entanto, isso não é apenas para impor as obrigações desempenhadas pela equipe, mas para se comunicar abertamente e encontrar e resolver problemas potenciais.

• Fortalecimento do senso de pertencimento

Funcionários que se comunicam claramente entre si e estabelecem relações colaborativas com a gestão estarão mais comprometidos em melhorar a empresa.

Filosofia kaizen na estratégia de desenvolvimento profissional

Os funcionários são ativos valiosos de uma empresa, que contribuem significativamente para a realização dos objetivos da empresa. Portanto, a forma como os recursos humanos são gerenciados e efetivamente motivados desempenha um papel importante aqui. O kaizen enfatiza o papel de envolver todos os membros da equipe na vida da empresa, que têm um grande potencial dentro de si. Podemos distinguir vários modelos que contribuem para a realização de uma estratégia de melhoria contínua:

3M

O diagrama 3M refere-se às palavras muda, mura e muri, que são consideradas obstáculos para alcançar o kaizen e dificultam a execução suave dos processos. Elas são colocadas juntas porque, geralmente, a ocorrência de uma se deve à presença das outras duas. Conhecendo as razões individuais para a presença de restrições, a estratégia de gestão deve buscar removê-las (isso nem sempre é possível) ou pelo menos reduzir seu impacto.

• Muda – refere-se ao desperdício de recursos, que pode se manifestar em superprodução (fazer produtos que não estão em demanda no momento; focar demais no planejamento em vez da ação; escrever e-mails muito longos e elaborados, etc.), manter muito estoque, o que gera custos adicionais; interromper a continuidade do trabalho, realizar treinamentos desnecessários; não aproveitar a competência e o potencial dos funcionários, etc.
• Mura – irregularidade que se manifesta pela falta de padrões de trabalho estabelecidos ou as instruções dadas são incompreensíveis, distribuição desigual de deveres, sazonalidade da indústria, ritmo de trabalho variável, etc.
• Muri – sobrecarga, que é o resultado de, por exemplo, esforço excessivo – horas extras, a monotonia do trabalho, um número excessivo de deveres/tarefas a serem realizadas, o ritmo rápido de trabalho, etc.

Figura 1: modelo 3M

5S

Já mencionamos o princípio 5S em um artigo anterior, então, se você ainda não sabe o que é, não deixe de lê-lo.

PDCA

Investir no desenvolvimento sustentável dos funcionários requer algum tipo de verificação para saber se é eficaz. Pode ser útil conhecer o ciclo PDCA, que é um acrônimo para Planejar (plan), Fazer (do), Verificar (check) e Agir (act).

Figura 2: O ciclo PDCA

1. PLANEJAR

Envolve definir metas focando em estratégias para a melhoria dos funcionários.

2. FAZER

Tomar ações para alcançar as metas predeterminadas.

3. VERIFICAR

As mudanças que foram feitas devem ser avaliadas para ver se cumpriram sua função, quais efeitos tiveram e quais lições foram aprendidas.

4. AGIR

O desenvolvimento de uma estratégia de desenvolvimento profissional é considerado uma garantia de maior envolvimento da equipe e melhor qualidade de suas obrigações. Isso inclui não apenas a designação clara e precisa de deveres e regras de conduta, mas, acima de tudo, a oportunidade de melhorar as habilidades dos trabalhadores. No entanto, encontrar certas deficiências que podem limitar o desenvolvimento pode ocorrer durante as etapas anteriores. Identificá-las é a premissa para organizar treinamentos temáticos para atender às necessidades dos membros da equipe.

Exemplos de aplicação do kaizen

TOYOTA

A Toyota é considerada uma pioneira da abordagem kaizen, a primeira empresa a incorporar essa filosofia em sua estratégia de gestão e ganhou muito com isso. A gestão reconheceu corretamente que não eram sempre infalíveis, então fazia sentido incentivar os subordinados a propor soluções e se envolver mais. Os funcionários eram pagos em troca de ideias para melhorar os processos da empresa. Importante, essa não foi uma iniciativa pontual, mas em cada etapa do desenvolvimento da Toyota, houve a oportunidade de compartilhar suas opiniões e percepções.

Os modelos 3M, 5S e PDCA mencionados anteriormente foram introduzidos nesta própria empresa para reduzir custos e aumentar a produtividade o máximo possível.

MASTERFOODS POLÔNIA

Na filial polonesa da Masterfoods, por outro lado, a introdução do cargo de especialista em melhoria contínua pode ser vista como um acento japonês da filosofia kaizen. As equipes individuais têm a oportunidade de participar de cursos de treinamento em gestão kaizen para trocar experiências e implementar mudanças positivas da melhor forma possível. Quando cargos são eliminados, os funcionários não são demitidos, mas são feitos esforços para oferecer a eles um trabalho em outro cargo na empresa atual. Também opera um programa de propostas de funcionários, que permite que os funcionários de base se apresentem e compartilhem suas perspectivas e ideias. Os melhores são recompensados na forma de bônus, etc.

Como implementar uma estratégia de melhoria contínua?

A questão chave para a introdução bem-sucedida de uma estratégia kaizen é identificar os problemas existentes na empresa e desenvolver procedimentos que os eliminem. Quais ações você pode tomar nessa direção?

1. Aumentar a conscientização

Quando você implementa um novo conceito, a conscientização dos funcionários é essencial para colocá-lo em prática. O mesmo se aplica ao kaizen. Faça com que os membros da sua equipe entendam como a estratégia kaizen será aplicada.

2. Esclarecer seus objetivos

A equipe precisa de um caminho sobre onde e como deve ir. Metas bem definidas focam a atenção nas ações corretas.

3. Colaborar

Você pode realizar uma discussão ou uma sessão de brainstorming com sua equipe para obter o ponto de vista de seus membros. As soluções propostas podem ajudar a aumentar a eficiência do trabalho diário e otimizar recursos. Dado que eles tiveram voz nas decisões finais, estarão mais dispostos a se adaptar às novas condições.

4. Pedir feedback e aceitar críticas

Incentive as pessoas a fazer perguntas, compartilhar opiniões sobre as ações tomadas e não tenha medo de críticas (mas elas devem ser construtivas). Mantenha em mente o objetivo da melhoria contínua.

5. Reduzir desperdícios

Elimine as barreiras que limitam a eficiência da empresa – recursos desperdiçados, desigualdade e sobrecarga (3M).

6. Determinar as competências dos funcionários

Conhecendo as habilidades de cada membro da equipe, você pode atribuir a eles tarefas que sejam mais adequadas e alcançar seus objetivos. Isso também fornecerá informações sobre quais lacunas existem em suas habilidades e, com base nisso, introduzir um plano de treinamento e workshops. Considere qual orçamento você pode alocar para essa iniciativa.

Por que a filosofia kaizen nem sempre funciona?

Implementar essa filosofia no estilo de gestão de alguém não é uma tarefa fácil. Muito depende da atitude dos superiores, assim como dos subordinados. A melhoria contínua deve ser baseada no diálogo e na livre expressão de opiniões, e não, como às vezes acontece, na imposição ou execução de ordens. As ideias devem vir principalmente de pessoas que conhecem as especificidades do trabalho e têm experiência nele. As consequências de uma estratégia de melhoria contínua mal aplicada são, por exemplo:

• Natureza de curto prazo das mudanças, a organização reverte a velhos hábitos após algum tempo;
• Soluções impostas pela gestão são ressentidas pelos funcionários;
• Pouco envolvimento dos subordinados em melhorias reais.

A filosofia kaizen – resumo

Implementar a filosofia kaizen em sua empresa é um desafio. As reformas exigem não apenas tomar as medidas corretas, mas, acima de tudo, uma mudança na forma de pensar e perceber o trabalho. Focar apenas em efeitos e resultados pode ser desastroso, então você deve se concentrar na qualidade e na melhoria sistemática dos processos. Essa abordagem flexível é necessária especialmente agora, quando apenas aquelas entidades que podem responder a mudanças dinâmicas e modernização têm uma razão de ser no mercado.

Leia também: Como implementar Agile em sua empresa?

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.