O que é a matriz de Eisenhower e como usá-la?

A pressa onipresente, juntamente com as constantes tentativas de aproveitar ao máximo cada momento, nos faz sentir que, mais cedo ou mais tarde, perdemos o controle. Quantas vezes você sentiu que sua lista de tarefas está te sobrecarregando e, de uma ferramenta útil, ela se tornou um pesadelo? Como tomar controle do caos de forma eficaz e começar a gerenciar tarefas? O que é a matriz de Eisenhower e como usá-la? Continue lendo.

A matriz de Eisenhower – índice:

1. Por que Eisenhower é considerado um modelo a ser seguido?
2. Urgente não é importante, e importante não é urgente
3. A matriz de Eisenhower
4. Importante e urgente
5. Importante, mas não urgente
6. Urgente, mas não importante
7. Não importante e não urgente
8. Como usar a matriz de Eisenhower?

Por que Eisenhower é considerado um modelo a ser seguido?

Dwight D. Eisenhower foi um general militar e o 34º presidente dos Estados Unidos. No entanto, ele não é conhecido apenas por ser alguém importante. Ele é considerado uma das pessoas mais produtivas da história, e após sua morte, sua produtividade e eficiência se tornaram o tema de inúmeras discussões. Durante seus dois mandatos, ele completou e implementou muitos procedimentos valiosos que tornaram o mundo o que é hoje. Curiosamente, Eisenhower conseguiu permanecer produtivo ao longo de toda a sua vida.

É por isso que muitos pesquisadores, incluindo Covey, fascinados por sua vida, tentaram explorar qual era seu segredo. Em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, ele traduziu a ideia de Eisenhower em uma ferramenta simples que facilita a priorização. A chave é distinguir entre coisas urgentes e importantes.

Urgente não é importante, e importante não é urgente

Esta é uma paráfrase de um pensamento que guiou Eisenhower e é o que o ajudou a alcançar a máxima produtividade. Como distinguir tarefas importantes e urgentes? Essas duas palavras muitas vezes funcionam como sinônimos em nosso dicionário, mas neste caso são completamente diferentes.

Tarefas urgentes são aquelas que exigem que você responda imediatamente. Elas são eventos de emergência fora do seu cronograma planejado que aguardam ação. Tarefas urgentes são as culpadas pelo caos em sua vida diária, uma dose de estresse e frustração. Tarefas importantes, por outro lado, são atividades planejadas a longo prazo. Elas exigem trabalho regular, mas, consequentemente, levam a mudanças significativas. São projetos importantes e atividades fundamentais. Essas são as coisas que fazem você sentir que está sendo proativo e que suas ações fazem sentido.

Distinguir entre coisas urgentes e importantes é uma das principais dificuldades. Isso se deve principalmente ao fato de que não há um método ou definição clara que possa determinar quais tarefas são importantes e quais são urgentes. Aqui é necessário praticar e reservar um momento para pensar sobre a atividade em questão. Compreender a diferença não é tão óbvio no início e pode causar muitos problemas. No entanto, apenas no início. Após uma análise mais longa, você certamente chegará à conclusão de quais atividades são urgentes e quais são importantes para você ou seu negócio.

A matriz de Eisenhower

A matriz de Eisenhower é uma ferramenta que tanto empresas quanto indivíduos podem usar com sucesso para planejar tarefas diárias e priorizá-las. Isso facilita definitivamente o planejamento de sua implementação e a avaliação do que realmente importa e no que vale a pena focar. É uma ferramenta simples que divide as atividades em quatro categorias:

• Importante e urgente – tarefas a serem concluídas imediatamente
• Importante, mas não urgente – tarefas a serem agendadas para depois
• Urgente, mas não importante – tarefas que podem ser delegadas a outros
• Não importante e não urgente – tarefas a serem ignoradas

Importante e urgente

Essas são tarefas que exigem que você responda imediatamente. Aqueles que você deve terminar o mais rápido possível e ser capaz de seguir em frente. Essas são tarefas que surgem de repente, mas devem ser feitas, pois a falha em fazê-las pode causar interrupções no trabalho posterior. Com um planejamento adequado, a lista de tarefas neste quadrante não será longa e realmente será uma lista de questões urgentes.

Por outro lado, para aqueles que gerenciam mal seu tempo e não planejam seu trabalho regularmente, a lista será muito mais longa. Um exemplo? Se você agendou consultas médicas regulares, exames de sangue e cuida de uma dieta saudável e de uma quantidade adequada de exercícios todos os dias, qualquer doença que o deixe indisposto será realmente rara, e a maioria das pessoas se protegerá completamente delas tomando medidas preventivas.

Importante, mas não urgente

Este é o lugar para tarefas importantes que não têm um prazo específico. Elas geralmente estão relacionadas a objetivos familiares, profissionais ou de autodesenvolvimento. Na verdade, são muito importantes e você pensa nelas o tempo todo, mas não são estressantes e aguardam pacientemente pela implementação.

No entanto, isso não significa que elas devam sempre ser deixadas de lado. No quadro geral, é a realização delas que mais importa. Elas afetam a qualidade de nossas vidas, então vale a pena dedicar muito tempo a essas tarefas. Concluí-las requer muito autocontrole. É ainda mais difícil quando você está sobrecarregado por questões diárias, e também porque você não recebe uma “recompensa” imediata por elas. Atividades de longo prazo exigem um grande nível de autoconsciência.

Urgente, mas não importante

Essas são tarefas que estão esperando na fila para serem concluídas. No entanto, elas não são tão importantes que você precise realizá-las sozinho. Isso significa que você pode atribuí-las com sucesso a outros membros da equipe, e o resultado final será praticamente o mesmo. Somente ao liberar um tempo extra, você terá a capacidade de concluir as prioridades sem adiar as outras tarefas.

Não importante e não urgente

Essas são atividades que consomem tempo e promovem a procrastinação. Essas são tarefas que devem ser ignoradas. Se houver muitas delas em sua vida, uma vez que você as eliminar, você definitivamente verá uma diferença e descobrirá que tem mais tempo. Tais atividades incluem socialização, pausas para café ou rolar pela Internet e redes sociais.

Esses são comedores de tempo? Certamente. No entanto, isso não significa que eles devam desaparecer completamente de sua vida. Eles são momentos de relaxamento que ajudam você a descontrair após um intenso trabalho mental e são essenciais para manter um equilíbrio saudável. Mas quando você analisa seu dia e vê que eles ocupam muito do seu tempo, isso deve ser um sinal claro para você mudar.

Como usar a matriz de Eisenhower?

Esta ferramenta é ótima tanto para planejar o trabalho de um único dia quanto para projetos de longo prazo. É uma ajuda eficaz para o gerenciamento do tempo que ajuda você a organizar tarefas individuais. Consequentemente, será definitivamente mais fácil para você concluir um determinado projeto. Uma vez que você tenha criado uma lista concreta, também pode usar outros métodos de gerenciamento de tarefas.

Embora este não seja certamente um método perfeito e não funcione para todos, ele tem uma enorme vantagem. Muitas vezes você descobre que apenas escrever todas as atividades ajuda a ver quais são realmente desimportantes e quais você pode delegar com sucesso a colegas de trabalho. Em um mundo onde o caos nos cerca e está cada vez mais difícil manter o foco, eliminar distrações é um bom começo na busca pelo sucesso.

Você acabou de aprender o que é a matriz de Eisenhower. Leia também: Como começar a fazer dropshipping na Amazon.

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