Coletando faturas não pagas em 5 etapas fáceis

Ao administrar seu próprio negócio, mais cedo ou mais tarde, você se deparará com uma situação em que seu cliente não paga você a tempo. Então, muitas perguntas podem surgir em sua cabeça. Quais passos você deve tomar para receber o pagamento? A ajuda de um advogado será necessária? Ou há algo que você pode fazer sozinho? Não se preocupe. No artigo a seguir, estamos respondendo a essas perguntas. Leia sobre como cobrar faturas não pagas em 5 passos fáceis.

Cobrando faturas não pagas – índice:

1. Verifique os detalhes da sua fatura
2. Envie um lembrete amigável
3. Envie um pedido de pagamento
4. Envie um pedido final de pagamento
5. Aja legalmente

Verifique os detalhes da sua fatura

Antes de tomar qualquer medida para cobrar faturas não pagas, certifique-se de que você não cometeu nenhum erro. Somos apenas humanos e todos cometem erros. Portanto, verifique se você emitiu uma fatura corretamente. Um erro de digitação no número da conta bancária pode desestimular seu cliente, apesar de suas intenções sinceras, a pagar uma fatura.

Não é a única coisa que você precisa verificar. É importante checar se a fatura foi emitida de acordo com o pedido. Se o valor da fatura for maior do que no contrato, não é de se admirar que seu cliente não esteja disposto a pagá-la. Neste caso, você precisará emitir uma nota de crédito.

Uma situação semelhante ocorre quando seu cliente não aceita o trabalho realizado. Nesse caso, você terá que fazer correções. Além disso, verifique se você colocou os dados corretos do cliente na fatura e se ela foi enviada para o endereço apropriado. Preste atenção à data da fatura e ao método de pagamento. Se você tiver certeza de que as informações fornecidas nesta fatura estão completas e corretas, pode prosseguir para a próxima etapa.

Envie um lembrete amigável

A falta de pagamento pode ser apenas um descuido infeliz e um simples mal-entendido. Isso pode acontecer com qualquer um. Portanto, o primeiro lembrete de pagamento deve ser amigável. Você não deve chamar os grandes nomes imediatamente. Cuide das boas relações com seu contratante.

O que você deve incluir em tal lembrete? Forneça informações claras e factuais nele. Apresente os fatos de maneira educada, mas firme. Escreva qual trabalho foi realizado ou quais produtos você vendeu ao seu cliente. Você também pode anexar uma cópia da fatura ao seu lembrete, pois seu cliente pode tê-la perdido. Indique quando o prazo de pagamento expirou, mas não defina um novo prazo ainda. Além disso, você pode incluir o valor total a pagar. Aguarde a reação do seu cliente por alguns dias e, em seguida, envie o próximo lembrete.

Como enviar tais informações? É melhor enviá-las por e-mail, pois é a forma mais rápida e eficiente de contatar seus clientes. Peça ao seu cliente que confirme o recebimento do seu e-mail. Isso pode ser útil mais tarde. E se seu cliente não confirmar o recebimento da sua mensagem? Você pode ligar para ele e perguntar diretamente sobre isso. Se não funcionar, vá para a próxima etapa.

Envie um pedido de pagamento

Um pedido de pagamento deve incluir fatos, pois pode se tornar uma evidência no tribunal mais tarde. Por essa razão, até mesmo pequenas imprecisões podem trabalhar contra você. Certifique-se de prepará-lo com precisão. Tal documento deve ser escrito em um tom calmo, especialmente quando seu cliente não pagou uma fatura pela primeira vez. Seja educado e direto, mas não reaja exageradamente para não perder seu cliente.

Como se trata de um documento oficial, você deve enviar um pedido de pagamento por correio registrado. Você também pode usar uma confirmação de recebimento. Você não precisa recorrer a serviços jurídicos nesta fase. Embora uma carta de um escritório de advocacia possa ter mais impacto sobre seu cliente, os serviços jurídicos são bastante caros. Portanto, você deve tentar escrever um pedido de pagamento você mesmo primeiro.

Envie um pedido final de pagamento

Este é o último passo antes de forçar a questão. Seu pedido final deve definir e comunicar suas expectativas. Embora não haja um modelo de carta disponível para uso, um pedido final de pagamento deve apresentar todos os fatos e dados referentes à fatura não paga.

Lembre-se de incluir todos os detalhes necessários, como o número da fatura, o valor devido e a data de vencimento. Uma carta de pedido de pagamento bem escrita mostrará ao seu cliente que você está bastante sério sobre a questão, e será um sinal claro para eles de que você pode tomar medidas legais em breve.

Deve-se admitir que questões legais podem ser caras e demoradas. Portanto, o documento que você está prestes a enviar é o último método extrajudicial de resolver o caso. Indique uma data razoável para o pagamento. Normalmente, o prazo padrão de pagamento é de 14 dias.

Você também pode anexar documentos que confirmem a dívida do cliente. Pode ser, por exemplo, um recibo de mercadorias ou um contrato que você assinou com seu cliente. Lembre-se de que um contrato enviado por e-mail é tão legalmente vinculativo quanto sua versão em papel.

Eventualmente, você pode adicionar uma nota de que, se o pagamento não for feito dentro do prazo mencionado acima, você levará o caso ao tribunal, o que envolverá custos adicionais para seu cliente.

Com nosso aplicativo de faturamento gratuito, você pode definir lembretes para pagamentos futuros e, com apenas um clique, verificar o valor devido e as datas de vencimento.

Aja legalmente

Se seu cliente ainda evitar o pagamento, então sua única opção é tomar medidas legais. Nesta fase, é melhor usar a ajuda de um advogado, especialmente se o valor devido for uma quantia grande de dinheiro. Mesmo pequenos erros na carta processual podem fazer com que o tribunal rejeite esta ação.

Mas e se o valor da fatura for pequeno? O custo associado à contratação de um advogado pode ser desproporcional à dívida. Nesse caso, você pode utilizar um procedimento simplificado, que é menos custoso e não requer a participação do advogado.

Você acabou de ler sobre cobrando faturas não pagas. Confira nossos outros artigos: 5 erros comuns de faturamento

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