Como abordar questões importantes na gestão de projetos

As mudanças massivas na organização do trabalho e na gestão de negócios iniciadas pela pandemia não diminuíram nem um pouco em 2022. No entanto, o fermento econômico e as dinâmicas podem, na verdade, se mostrar propícias para a implementação tranquila de projetos. Hoje, vamos dar uma olhada mais de perto nas principais questões da gestão de projetos.

Questões na gestão de projetos – índice:

1. Principais questões na gestão de projetos
2. Questões de escopo do projeto
3. Tempo de execução do projeto
4. Flexibilidade de ação
5. Resumo

Principais questões na gestão de projetos

De acordo com o relatório Pulse of the Profession, uma porcentagem maior de projetos foi concluída de forma eficiente: alcançando seus objetivos, mantendo-se dentro do orçamento e do tempo de conclusão planejado. Por outro lado, mais projetos foram cancelados em 2021 do que em anos anteriores.

Portanto, examinaremos os bem-sucedidos para aprender com os melhores. Quais foram as principais questões relacionadas à gestão desses projetos? E como tentaríamos resolvê-las hoje?

Hoje, vamos nos concentrar em três áreas principais de preocupação na gestão de projetos. São elas:

• escopo do projeto
• tempo de execução do projeto
• flexibilidade da equipe

Questões de escopo do projeto

Problemas com a definição do escopo do projeto geralmente começam desde o início. E mesmo antes que suas suposições sejam totalmente esclarecidas. É por isso que é tão crucial esboçar cuidadosamente o projeto. Não tenha pressa e reserve bastante tempo para esclarecer cuidadosamente o objetivo e o plano de ação antes de agendar as tarefas.

É uma boa ideia usar as ferramentas certas para isso ao planejar o escopo do projeto, bem como dividi-lo em épicos ou threads compreensíveis para todos os envolvidos.

• Comunicação com o cliente e parceiros

Para garantir o sucesso de um projeto, seu próprio nascimento é crucial. Uma atmosfera favorável, uma apresentação convincente das suposições mais significativas, juntamente com as habilidades de negociação e interpessoais do gerente de projeto, podem decidir se o projeto será rejeitado ou implementado.

A discussão subsequente com o cliente e outros tomadores de decisão são os momentos vinculativos que definem o escopo inicial do projeto.

• Flexibilidade natural do escopo versus escopo em expansão

Mas por que falamos sobre o escopo “inicial” de um projeto? Porque seu escopo planejado nunca será idêntico ao escopo final.

A suposição de flexibilidade natural do escopo do projeto é uma maneira de lidar com a variabilidade do escopo e simplesmente uma abordagem realista. Ela permite que a estrutura do projeto se adapte à entregabilidade real e às condições de negócios em mudança. No entanto, essa variabilidade natural não deve se aplicar às suposições-chave do projeto.

Quando as suposições-chave mudam e o escopo das tarefas a serem realizadas se expande, o sucesso do projeto é colocado em questão. Esse problema é chamado de escopo em expansão. O termo escopo em expansão significa crescimento descontrolado do projeto. E é a ruína de até um terço dos projetos de negócios implementados.

• Lado do conteúdo

Outro obstáculo na gestão de projetos é definir o conteúdo do projeto. Um gerente de projeto deve responder honestamente à pergunta: eu sei o suficiente sobre as tarefas que quero realizar?

Se a resposta a essa pergunta for não, então não importa quão avançado o projeto esteja, é necessário consultar especialistas. Inicialmente, aqueles que compõem a equipe do projeto. Mas às vezes é necessário o conselho de especialistas externos.

Tempo de execução do projeto

Mesmo gerentes de projeto muito experientes são otimistas incorrigíveis quando se trata do tempo de execução do projeto. Isso é evidenciado pelas estatísticas de projetos grandes concluídos. Em 2021, globalmente, 55% dos projetos foram concluídos a tempo. Isso é um aumento de 4% em comparação com o ano anterior. No entanto, os resultados ainda não são muito satisfatórios.

• Atrasos realistas

A conclusão pontual de um projeto é geralmente dificultada pelo tempo irreal alocado para tarefas específicas. É por isso que vale a pena usar ferramentas que possibilitem a medição estatística da velocidade real de execução das tarefas e compará-la com o tempo programado.

• Comunicação da equipe

Claro, o tempo de execução do projeto está intimamente ligado ao seu escopo e orçamento. No entanto, os fatores decisivos frequentemente se revelam ser a eficiência e a flexibilidade da equipe.

O desempenho da equipe deve atender a requisitos claros e compreensíveis por meio da delegação simples de tarefas e responsabilidades. Igualmente crucial é a transparência das interdependências das diferentes etapas da execução do trabalho, bem como a fila de tarefas. Cuidar desses aspectos da comunicação para evitar contratempos com o tempo de execução do projeto.

Flexibilidade de ação

A rigidez e a fonte de falha na gestão de projetos é a falta de flexibilidade resultante da adesão a caminhos bem conhecidos e batidos. Isso frequentemente leva ao uso de métodos e ferramentas de gestão testados e comprovados que não são adequados para um projeto específico. Mas como aumentar sua flexibilidade – como gerente de projeto – e a de toda a equipe?

• Agilidade

Não é por acaso que a flexibilidade de operação e a resolução de problemas inerentes a pequenas equipes de design de software ágeis ganharam reconhecimento mundial. Cada vez mais, são as ferramentas de gestão de projetos da indústria de TI que se espalham para outras indústrias quando a situação exige maior flexibilidade de operação.

• Compromisso e auto-organização

Equipes geridas de forma ágil podem exercer grande flexibilidade. Nelas, os gerentes se envolvem diretamente no projeto, frequentemente dando e recebendo feedback sobre suas ações. E os membros da equipe – pelo menos até certo ponto – escolhem de forma independente as tarefas a serem realizadas. Tudo isso faz com que equipes ágeis se assemelhem ao modelo de auto-organização.

Resumo

Categorizamos as principais questões na gestão de projetos em três grupos. O primeiro inclui definir, entender e manter o escopo do projeto durante sua execução. O segundo é o cronograma das tarefas do projeto. O terceiro é manter a flexibilidade na gestão da equipe e se adaptar constantemente às condições em mudança.

A melhor maneira de lidar com essas questões é manter-se atualizado – com seu cronograma e conhecimento, com seus métodos de gestão, com sua equipe e com software que torna a gestão de projetos, mesmo os muito complexos, mais fácil.

FONTE DAS ESTATÍSTICAS: Pulse of the Profession 2021

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