Dicas principais sobre gestão do tempo

A constante falta de tempo e o excesso de trabalho são verdadeiros tanto para freelancers quanto para empresas. Isso afeta não apenas a produtividade e a motivação, mas também a saúde. Felizmente, existem algumas saídas. No artigo de hoje, você descobrirá o que diminui a produtividade em qualquer negócio. Você também aprenderá alguns métodos eficazes de gerenciamento de tempo e se atualizará sobre ferramentas e aplicativos úteis de fluxo de trabalho.

Dicas principais sobre gerenciamento de tempo – índice:

1. O que desorganiza o trabalho?
2. Técnicas de gerenciamento de tempo
3. Beneficie-se de ferramentas de gerenciamento de trabalho e tarefas

O que desorganiza o trabalho?

Hoje em dia, cada vez mais tempo é gasto no trabalho. Horas extras e acúmulo de pedidos se tornaram a nova norma. Poloneses e gregos estão entre os mais ocupados do mundo – de acordo com a OCDE, eles passam quase 2 mil horas por ano no trabalho, muito à frente dos alemães, que trabalham seiscentas horas a menos por ano. Infelizmente, trabalhar duro não implica produtividade. Isso é ilustrado pelo fato de que os poloneses tiveram uma pontuação 70% inferior à dos alemães em testes de eficiência no trabalho.

O que desorganiza o trabalho? Primeiro, 9 pequenas coisas que consomem tempo e prejudicam qualquer negócio:

1. Enviar e-mails intermináveis – se você acabou de enviar um terceiro e-mail em resposta, não envie outro. Melhor ainda, ligue para a pessoa ou encontre-a pessoalmente,
2. Notificações de áudio de novos e-mails – é uma boa ideia responder regularmente, mas nem todos valem a distração do trabalho,
3. Usar a opção “responder a todos”,
4. Escrever relatórios que não servem para tomar decisões e melhorar a empresa,
5. Produzir relatórios que ninguém vai ler,
6. Transferir decisões para supervisores,
7. Marcar reuniões intermináveis,
8. Postergar prioridades,
9. Agendar reuniões que duram mais de 45 minutos – esse tempo é suficiente. Muitas vezes é desnecessariamente arredondado para a hora cheia.

Essa é a conclusão de um estudo de Matt Krzysiak realizado em sua empresa quando ele assumiu a presidência do National Motor Club. Adicione a isso o trabalho administrativo desnecessário, cuidar de coisas que não fazem parte da nossa descrição de trabalho, fazer chamadas pessoais, ler o jornal e fazer recados.

O modo home office não facilita com toda a agitação doméstica. Redes sociais, comer e beber café, visitar amigos e adiar tarefas para “daqui a pouco”. Soa familiar? Você pode lidar com essas questões problemáticas desenvolvendo hábitos simples e estabelecendo um cronograma de trabalho amigável.

Técnicas de gerenciamento de tempo

1. Método Pomodoro

Uma das técnicas mais conhecidas que pode ajudar é o método Pomodoro, derivado do clássico timer de cozinha em forma de tomate. O método envolve escrever em um pedaço de papel todas as tarefas que você precisa completar, escolher uma, definir o timer para 25 minutos e trabalhar na tarefa durante todo esse tempo. Você deve estar totalmente focado, sem a distração do Facebook ou mensagens de texto.

Se após 25 minutos a tarefa ainda não estiver concluída, faça uma pausa de 5 minutos e depois volte a ela, ajustando seu relógio para mais 25 minutos.

No entanto, após 2 horas de trabalho assim (4 Pomodoros), o cérebro precisará de descanso, então faça uma pausa de 30 minutos, dê uma caminhada, prepare uma xícara de chá ou assista a alguma série de TV. Este é um método simples e eficiente para melhorar o gerenciamento de tempo. É popular em todo o mundo.

2. Técnica 5S

Outra técnica recomendada é o 5S, que ajuda a organizar o local de trabalho e aumentar a produtividade. Também reduz os custos operacionais da empresa e melhora a qualidade dos produtos e serviços fabricados.

O 5S é popular há décadas entre as empresas japonesas e consiste em cinco princípios:

• seleção – remova todos os itens desnecessários da caixa de entrada,
• segregação – atribua um lugar para os itens necessários; eles devem ser fáceis de encontrar e guardar após o uso, então organize-os com caixas de ferramentas, etiquetas ou rótulos coloridos (catalogação de mensagens),
• limpeza – limpe seu espaço de trabalho diariamente, eliminando a fonte de contaminação (excluindo SPAM e cancelando inscrições em newsletters desnecessárias),
• padronização – estabeleça horários de trabalho padrão (defina horários específicos para responder e-mails),
• autodisciplina – crie o hábito de seguir os 4 passos acima.

3. Scrum

Você tem um quadro branco e papel colorido à mão? Conheça o Scrum, um método de gerenciamento de tempo para organizar o trabalho, frequentemente usado por startups e desenvolvedores. Scrum é um método em que projetos e tarefas são escritos em pedaços de papel e fixados em colunas em um quadro branco. As colunas denotam elementos sucessivos do processo (por exemplo, “planejado”, “em andamento”, “testado”, “urgente para completar”, “feito”).

Na primeira coluna, você cria uma fila de tarefas que são priorizadas. Em seguida, ao lado de cada tarefa, você escreve quantas horas são esperadas para elas (usando diferentes cores de cartões, você pode dividi-las em categorias). Os cartões são então fixados da esquerda para a direita à medida que o trabalho avança para a seção “feito”.

O Scrum permite que você acompanhe o progresso do projeto, reconheça novos desafios, monitore prazos e observe quantas tarefas restam. Isso é muito prático tanto na organização do tempo quanto no atendimento ao cliente.

4. Sistema Quadrado

O método do sistema quadrado é baseado na priorização das tarefas atribuídas. De acordo com essa técnica, uma folha de papel é dividida em quatro caixas iguais. Cada caixa corresponde a quatro categorias de tarefas:

• tarefas urgentes – importantes (1) e não importantes (2) – são escritas nos quadrantes superiores,
• tarefas não urgentes – importantes (3) e não importantes (4) – são colocadas nos quadrantes inferiores.

Tarefas urgentes e não urgentes são aquelas que devem ser tratadas o mais rápido possível, mas sem uma data específica (por exemplo, fazer uma ligação). Tarefas urgentes e importantes são prazos que devem ser atendidos rapidamente (por exemplo, pagar uma taxa de assinatura).

Graças a esse sistema, sabemos quais tarefas fazer primeiro e quais podem esperar. Isso é um complemento perfeito para a lista de atividades planejadas para serem feitas todos os dias. Essa combinação permite um gerenciamento de tempo ainda mais eficaz.

5. 80/20

Outra técnica é completar tarefas de acordo com o Princípio de Pareto (também conhecido como 80/20). Quase um século atrás, Vilfredo Pareto observou que 80% dos bens estão nas mãos de apenas 20% da população. Logo se descobriu que essas proporções se aplicam em várias áreas da vida. Exemplos: 80% da receita é gerada por 20% dos clientes, 20% dos serviços das empresas geram 80% da receita, 80% do tempo usamos 20% das roupas que temos em nosso armário, e assim por diante.

De acordo com esse método, fazer 20% das tarefas é suficiente para alcançar 80% dos resultados. O truque é discernir quais exatamente são essas tarefas e “separar o joio do trigo”. Naturalmente, esse princípio não é infalível – as proporções podem variar de 90/10, 70/30, 97/3, etc.

O Princípio de Pareto é um método de gerenciamento de tempo que ajuda você a se concentrar nas questões-chave, mantendo-se na sua agenda e evitando rodeios.

6. Um ou dois minutos

A última e mais simples técnica é a regra dos 2 minutos de David Allen. É ótima para trabalho e tarefas do dia a dia. De acordo com esse princípio, se uma ação leva no máximo 2 minutos para ser concluída, deve ser feita imediatamente. Se você adiá, pode se tornar um grande fardo no futuro. Este método é o mais fácil de implementar de todos, mas proporciona os melhores resultados em pouco tempo.

Além disso, aumenta o nível de satisfação. Realizar várias tarefas em um dia, mesmo que pequenas, é gratificante e reforça a conclusão de tarefas consecutivas.

Além disso, aqui estão duas diretrizes práticas que valem a pena seguir:

• Não espere por um período maior de tempo livre – adiar tudo geralmente não é a melhor ideia; durante as férias queremos descansar, e às vezes surgem situações inesperadas,
• Planeje apenas 60% do tempo – muitas vezes superestimamos nossas capacidades; ao planejar uma lista de tarefas, liste as prioridades, tente prever eventos inesperados e elimine os “comedores de tempo”.

Beneficie-se de ferramentas de gerenciamento de trabalho e tarefas

Além de usar técnicas de gerenciamento de tempo, também é uma boa ideia aproveitar todas as ferramentas de gerenciamento de trabalho criadas para otimizar nossos processos diários.

Google Docs

É uma ferramenta gratuita do Google para criar, compartilhar e editar arquivos (documentos de texto, planilhas, apresentações, formulários), tanto offline quanto online. Funciona no seu telefone, tablet ou computador. Além disso, a ferramenta é compatível com arquivos do Word – então você não precisa comprar software – e está integrada ao Google Drive (15 GB).

Office Online

A versão gratuita do Microsoft Office é uma continuação de uma poderosa ferramenta de gerenciamento online que permite criar, salvar e compartilhar documentos, planilhas, apresentações e cadernos. O Office Online inclui Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), caixa de entrada do Outlook.com, calendário e contatos.

Dropbox

O Dropbox é um sistema seguro para compartilhar e armazenar arquivos, fazer backup e sincronizar arquivos entre computadores. Permite que você faça upload, visualize e baixe dados tanto por meio de um navegador comum quanto por meio de um aplicativo dedicado instalado em seu computador.

ColorNote

O simples aplicativo Android – ColorNote permite que você edite rapidamente e facilmente notas, lembretes, e-mails, mensagens, listas de compras e tarefas. Este aplicativo permite que você organize suas notas por cor, bloqueie senhas e crie backups.

Aplicativos de gerenciamento de tempo

Na agitação da vida moderna, pode ser incrivelmente difícil manter-se em dia com tudo o que você precisa completar. Um aplicativo de rastreamento de tempo eficaz não apenas ajudará você a ter um maior controle do seu dia, mas também tornará sua equipe mais produtiva e melhorará sua responsabilidade.

E quais são suas maneiras de gerenciar o tempo com sucesso? Você conhece outras dicas, regras ou aplicativos interessantes sobre gerenciamento de tempo? Sinta-se à vontade para visualizar e compartilhar comentários.