Estratégias para reuniões de negócios eficazes

O que pode ajudar a resolver esse problema? Primeiro, analise cuidadosamente se um tópico pode ser discutido de forma diferente, por e-mail ou como uma nota escrita. Em segundo lugar, procure maneiras de garantir que, com a necessidade de nos vermos pessoalmente ou online, o tempo seja gasto da forma mais eficiente possível. Aqui estão as melhores estratégias para reuniões de negócios eficazes.

Reuniões de negócios eficazes – são necessárias?

Essa pergunta deve, sem dúvida, ser respondida afirmativamente – mesmo que, no estágio atual de desenvolvimento, as empresas funcionem bem com a ajuda de vários tipos de mensagens instantâneas. Por quê? Porque nenhuma troca de e-mails (que geralmente são pensados, abreviados, desprovidos de emoção, etc.) fornecerá o tipo de resultados que uma discussão – uma sessão de brainstorming na qual as opiniões, pensamentos e ideias de diferentes pessoas com diferentes formações colidem.

As reuniões de negócios tornam-se especialmente indispensáveis quando nos preocupamos em tomar uma decisão importante para a equipe ou a empresa, resolver um problema sério, discutir uma estratégia que afete as operações de longo prazo da empresa ou gerar novas ideias (por exemplo, para campanhas de marketing de marca). Nenhuma empresa, independentemente do setor em que atua, pode, portanto, dispensar discussões ao vivo ou online em grupos menores ou maiores.

Uma reunião de negócios eficaz – por que é tão difícil organizar uma?

É possível listar várias razões diversas pelas quais as chamadas de negócios demoram demais, não entregam os resultados esperados e fazem com que os participantes sintam que seu tempo foi desperdiçado. Começando pela tradicional pontualidade, passando pela falta de um plano definido (“pulando” de tópico em tópico) e de um objetivo (o resultado que queremos alcançar, que leva a deliberações desnecessárias), até a moderação inadequada do organizador da discussão.

Essas razões mais populares levam ao fato de que há uma necessidade de organizar outra oportunidade para falar sobre o mesmo tópico, porque a primeira vez se mostrou insuficientemente eficaz, o que afeta o trabalho (taxa de desempenho de outras tarefas) de cada participante.

Reuniões de negócios eficazes – estratégias que valem a pena implementar

Então, o que você pode fazer para garantir que nenhum participante diga “Esse assunto poderia ter sido discutido por e-mail”? Aqui estão as 5 principais coisas que você deve cuidar se estiver comprometido em realizar apenas reuniões de negócios eficazes.

1. Defina o objetivo

Antes de organizar uma discussão, é necessário definir claramente seu propósito, pois, sem esse elemento, a discussão pode se tornar caótica e, assim, – improdutiva. Definir o propósito permitirá que todos os participantes se concentrem nas questões relevantes e direcionem a discussão na direção certa. Assim, desde o início, indique se o objetivo é tomar uma decisão específica, resolver um problema ou talvez desenvolver novas ideias.

2. Prepare a agenda

A agenda é o elemento mais crucial – logo após o objetivo – de reuniões de negócios eficazes. Um plano definido ponto a ponto que os participantes seguem, junto com aqueles responsáveis por falar sobre o assunto em questão, levará aos resultados esperados (porque cada participante sabe o que esperar). Certifique-se de enviar a agenda aos participantes alguns dias antes, para que todos tenham tempo de se familiarizar com ela e se preparar adequadamente para discutir os pontos.

3. Observe o tempo

Exceder o tempo estabelecido para os pontos individuais (ou mesmo a falta de uma estrutura de tempo clara, ou seja, uma quantidade específica de tempo que pode ser gasta em um determinado ponto) pode resultar em uma discussão prolongada, resultando em perda de foco e interesse entre os participantes. A má gestão do tempo aumenta os níveis de fadiga, reduzindo significativamente a eficiência e o engajamento, por isso é tão importante seguir o cronograma em todos os momentos.

4. Limite o número de questões a serem discutidas

Lembre-se também de que tentar discutir muitos tópicos em uma única reunião pode levar a uma discussão apressada e superficial e a uma incapacidade de explorar cada questão em profundidade. É melhor se concentrar em alguns dos pontos mais relevantes e dar a eles a atenção adequada, mas discutir questões relacionadas ao tópico, mas de menor importância, como um e-mail.

5. Garanta a participação ativa

Para garantir uma reunião de negócios totalmente eficaz, incentive os participantes a participar ativamente da discussão. Faça perguntas, ouça suas opiniões e incentive-os a compartilhar ideias, enquanto garante que eles permaneçam focados nas questões em questão. Eliminar distrações desnecessárias (como atender chamadas telefônicas durante a discussão) ajudará especialmente você a fazer isso.

Reuniões de negócios eficazes – resumo

Nenhum funcionário ou parceiro gosta de sentir que desperdiçou seu tempo de trabalho ao participar de uma reunião que não conseguiu concordar em questões importantes. Então, a amargura se instala, já que poderia ter se concentrado em outras tarefas durante esse tempo.

Por essa razão, todo organizador de discussões – sejam internas com funcionários ou com parceiros externos – deve se preparar adequadamente para elas, utilizando, por exemplo, as estratégias descritas acima, especialmente na área de definição do objetivo e elaboração de uma agenda detalhada. A combinação de todas essas dicas garantirá que todos sintam que estão participando de uma reunião de negócios eficaz.

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