Estrutura analítica do projeto – como delegar efetivamente o trabalho em um projeto? | #30 Introdução à gestão de projetos

Durante o planejamento do projeto, o Gerente de Projetos decide como atribuir objetivos, quais tarefas completar, bem como quando e quais especialistas incluir. Ao fazer isso, ele ou ela cria a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Estrutura Analítica do Projeto – índice:

1. Introdução
2. Estrutura Analítica do Projeto
3. Responsabilidade na equipe (Propriedade Coletiva)
4. Resumo

Introdução

Uma estrutura analítica do projeto (EAP) adequadamente concebida se traduz em um fluxo de trabalho suave da equipe. Cada pessoa envolvida saberá o propósito de realizar certas tarefas, de quem receberá as atribuições e para quem deve repassá-las. Isso facilitará identificar quem está sobrecarregado de trabalho, pois, por exemplo, três membros da equipe precisam de ajuda de uma pessoa simultaneamente. Assim, a EAP permite otimizar o processo de fluxo de trabalho já na fase de planejamento. Isso proporciona um aspecto muito importante do trabalho em projeto: a responsabilidade da equipe pela conclusão das tarefas. Mas como planejar a melhor estrutura de trabalho para o projeto?

Estrutura Analítica do Projeto

A estrutura da divisão de trabalho é geralmente visualizada utilizando uma árvore, na qual as fases do ciclo de vida do projeto são marcadas divididas em objetivos cada vez mais detalhados. Isso facilita o planejamento da duração das tarefas e o custo de completá-las, bem como a distribuição adequada de responsabilidades entre os membros da equipe.

Ao fazer isso, lembre-se de que a EAP especifica o que implementar, mas não responde à pergunta de “como.” Também vale a pena notar o princípio de limitar o nível de detalhe. Isso depende do tipo e dos requisitos formais do projeto. Um nível diferente de planejamento é necessário para a produção de equipamentos médicos ou reagentes químicos, e outro para a organização de eventos ou campanhas de marketing.

A estrutura analítica do projeto é definida no PMBOK da seguinte forma:

“Uma decomposição hierárquica do escopo total de trabalho a ser realizado pela equipe do projeto para alcançar os objetivos do projeto e criar os entregáveis necessários.”

A palavra “total” é muito importante aqui, e a “regra dos 100%” está relacionada a isso. Isso porque uma EAP bem elaborada leva em conta todos os objetivos do projeto: exatamente tudo o que deve ser realizado. Incluindo a própria gestão do projeto. Em outras palavras, ao ler as tarefas do nível mais baixo da árvore, listamos todos os componentes do nível superior. Este é um princípio que é muito difícil de seguir na prática. No entanto, é frequentemente citado como uma ferramenta eficaz para prevenir o chamado “Scope creep”. Especificar tudo o que deve ser realizado impede a adição de novas tarefas que não se encaixam nos objetivos predefinidos do projeto.

Responsabilidade na equipe

As tarefas realizadas pela equipe fazem parte de um objetivo final criado por um esforço conjunto. No entanto, em muitas empresas e projetos, a visibilidade ou mesmo a existência desse objetivo não é óbvia. Portanto, uma estrutura de tarefas bem planejada e um fluxo de trabalho que seja claro para a equipe do projeto é a base para construir a responsabilidade coletiva.

Construir um senso de propriedade da equipe (Propriedade Coletiva) permite que os membros da equipe compreendam melhor os objetivos do projeto e como o trabalho realizado contribui para alcançar esses objetivos. Isso aumenta a motivação e o comprometimento e melhora o desempenho da equipe. O comprometimento com o projeto maior e sua conclusão bem-sucedida também se traduz em lealdade dos funcionários à empresa e em uma boa atmosfera. Em outras palavras, um senso de responsabilidade dentro da equipe pode contribuir para melhores resultados de negócios para a empresa como um todo.

Resumo

A delegação de tarefas em um projeto é uma tarefa para um Gerente de Projetos ao planejar para alcançar efetivamente os objetivos. Primeiro, a EAP ajuda a organizar o escopo do projeto – isolar grupos de tarefas semelhantes, notar as dependências entre elas, que determinarão a ordem em que serão concluídas, e também construir a responsabilidade da equipe pelas tarefas realizadas, apresentando-as no contexto de objetivos menores e maiores perseguidos pela empresa.

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