Eventos corporativos virtuais. Como planejar e executá-los?

Encontre seu público-alvo e defina um orçamento para o evento corporativo

Construindo relacionamentos, celebrando sucessos da empresa, fazendo novos contatos de negócios? Antes de começar a preparar seu evento corporativo, defina seu objetivo e decida quem vai participar dele. Afinal, você deve abordar um evento para funcionários de forma diferente de um evento para clientes, contratantes ou parceiros de negócios.

Em seguida, considere seu orçamento. Embora eventos corporativos virtuais não sejam tão caros quanto eventos tradicionais, você ainda pode precisar gastar algum dinheiro (por exemplo, em taxas de plataforma, prêmios para participantes e compensação para convidados – dependendo das atrações planejadas).

Escolha a ferramenta certa

Depois de definir seu público-alvo e estabelecer o orçamento, você pode passar para a próxima etapa, que é escolher a plataforma certa para hospedar seu evento. Analise as opções disponíveis, por exemplo, Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting ou plataformas de eventos virtuais dedicadas como Hopin ou Remo, e então decida qual solução adotar.

Crie um programa para o evento corporativo

É hora de criar um plano de evento atraente. Dependendo do tipo de reunião, escolha as atrações certas:

• Palestras e workshops para expandir conhecimentos e habilidades,
• Jogos e atividades para construir relacionamentos,
• Concursos e quizzes para verificar o conhecimento.

Realize o evento corporativo

Antes do evento corporativo virtual, certifique-se de que você, como organizador, tenha a infraestrutura técnica adequada, incluindo uma conexão de Internet estável e equipamentos de computador (fones de ouvido, alto-falantes, uma câmera funcionando, etc.). Além disso, faça ensaios para evitar problemas potenciais.

No dia do evento, lembre-se de cumprimentar os participantes e familiarizá-los com o propósito da reunião. Use uma variedade de atividades e faça pausas regulares. Se possível, forneça bebidas e lanches aos participantes. A chave para um evento virtual bem-sucedido é manter os participantes engajados e se ajustar às circunstâncias em mudança – tente manter isso em mente durante todo o evento.

Resumo

Quando bem organizado, uma reunião online de team building ou outro evento pode ser tão atraente e eficaz quanto um tradicional, embora certamente exija uma abordagem diferente. No entanto, eles requerem menos trabalho e, portanto, menos recursos. Se você está planejando um evento online ou offline, pode facilitar seu trabalho usando o Firmbee, nosso software de gerenciamento de projetos. No Firmbee, você pode usar quadros Kanban para atribuir tarefas, criar listas de afazeres, definir prioridades e controlar o orçamento, tudo em um só lugar.

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