Execução do projeto | #20 Começando com a gestão de projetos

A execução de projetos é a implementação de tarefas que leva à realização do objetivo pretendido. Portanto, o domínio da execução de projetos inclui mais do que apenas realizar tarefas do dia a dia. Também envolve a criação de processos, a gestão de recursos da empresa e o trabalho para construir um ambiente aberto e inclusivo que fomente a colaboração e o aprendizado.

Execução de projetos – índice:

1. Introdução
2. Domínio da execução de projetos
3. Gestão de processos na execução de projetos
4. Retrospectiva, aprendizado e melhoria
5. Resumo

Introdução

O domínio da execução é uma das oito principais áreas onde as atividades do projeto ocorrem. Não é apenas uma etapa que segue o planejamento das tarefas. Em vez disso, o domínio da execução define todo o trabalho que ocorre durante o projeto.

Domínio da execução de projetos

A execução de projetos é principalmente uma longa lista de tarefas realizadas por cada membro da equipe do projeto. Essas tarefas são selecionadas de uma lista preparada pelo Gerente de Projetos, organizadas por prioridade e geralmente postadas em um quadro Kanban.

Entre as tarefas pertencentes ao domínio da execução de projetos, encontraremos tanto atividades cíclicas recorrentes relacionadas, por exemplo, a atualizações de software, quanto eventos únicos, como o design de um logotipo para um aplicativo.

O domínio da execução de projetos consiste em atividades relacionadas a:

• Realização de tarefas diárias,
• Desenvolvimento de novas tarefas,
• Fazer alterações em tarefas já realizadas e planejadas para execução,
• Criar processos eficientes,
• Comunicação com as partes interessadas,
• Gestão de materiais, equipamentos, dados e outros recursos da empresa,
• Preparação de documentos necessários para a implementação do projeto,
• Observação de mudanças dentro e fora da organização que possam afetar a implementação do projeto,
• Aprendizado contínuo e correção de ações.

Vamos analisar um pouco mais de perto qual é o papel da gestão de processos e aprendizado na implementação de projetos, e onde os domínios de monitoramento e implementação de projetos se encontram mais próximos.

Gestão de processos na execução de projetos

Para que a gestão dos processos do projeto cumpra seu propósito e não se torne uma burocracia desnecessária, deve vir da prática. Portanto, seu desenvolvimento é geralmente compartilhado entre o Gerente de Projetos e a equipe do projeto. Nessa abordagem, cada processo interno, também chamado de processo técnico ou de produção, é simultaneamente determinado por dois eixos:

• A etapa de implementação da tarefa
• O fluxo de trabalho em relação a uma tarefa específica

Etapas da execução da tarefa

As etapas da execução de uma tarefa são determinadas pelos chamados portões, ou seja, critérios que uma tarefa deve atender para avançar para a próxima etapa. O status de uma determinada tarefa pode mudar da seguinte forma:

• destinada à execução – ou seja, colocada pelo Gerente de Projetos na lista de tarefas a fazer,
• em implementação – ou seja, selecionada para execução por um dos membros da equipe do projeto,
• testada – a tarefa foi concluída e entregue a outra pessoa que testa a correção e a qualidade de sua execução; se os testes falharem, a tarefa retorna à etapa anterior,
• pendente de publicação – a tarefa passou nos testes e foi aprovada para publicação, produção ou transferência para o cliente, dependendo do tipo de projeto em andamento,
• finalizada – todo o trabalho foi feito e o resultado foi aprovado como finalizado.

O número de status é ajustado de acordo com as necessidades da equipe do projeto e as especificidades das tarefas em andamento. Por sua vez, a versão mínima utilizada frequentemente é a três tiradas de quadros Kanban clássicos que definem a tarefa como “a ser concluída”, “em andamento” e “pronta”.

Fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho diz respeito aos passos necessários para uma tarefa e quem a está completando em um determinado momento. Portanto, define a responsabilidade pela conclusão da tarefa. O fluxo de trabalho também indica qual ação precisa ser tomada para que a tarefa avance para a próxima etapa de execução.

Vamos considerar como pode ser o fluxo de trabalho de uma tarefa: “publicar um post no LinkedIn sobre a conclusão do projeto”. O objetivo é mudar seu status de “em andamento” para “concluído”. Seu fluxo de trabalho pode ser o seguinte:

• Escolher o tema do post e o conteúdo da publicação – a pessoa responsável é um especialista em marketing de mídias sociais, que delega a tarefa ao redator e ao designer gráfico,
• Preparação do texto – a tarefa é realizada por um freelancer que se especializa em redação de textos,
• Desenvolvimento de gráficos – um designer gráfico prepara visuais seguindo a identidade da empresa,
• Controle de qualidade – avaliação por um especialista em marketing e possíveis correções ou aprovação para publicação,
• Publicação – a decisão sobre o momento da postagem é feita pela pessoa que gerencia o cronograma de postagens.

Otimização de processos

Outra parte importante da gestão de processos na execução de projetos é a otimização de processos. Isso envolve monitorar e reorganizar o processo se ele não estiver fluindo bem. Foca principalmente na eliminação de gargalos – ou seja, momentos em que uma pessoa é responsável por mais tarefas do que pode concluir, enquanto outros membros da equipe aguardam o término. Gargalos também podem estar relacionados ao desempenho de máquinas ou ao tempo de execução ou entrega de componentes por um fornecedor externo.

Retrospectiva, aprendizado e melhoria

Valorizar o aprendizado e criar um ambiente inclusivo que apoie a comunicação e a ajuda mútua leva a grandes resultados na gestão de projetos. Portanto, dentro das reuniões com a equipe, vale a pena prestar atenção especial a:

• as melhores tarefas concluídas e celebrar os sucessos,
• o não cumprimento de tarefas sem culpar os membros da equipe,
• refletir sobre como trabalhar e cooperar como equipe.

Melhorar juntos e aprender com os próprios sucessos e fracassos é a melhor maneira de desenvolver as melhores práticas na conclusão de tarefas. Por outro lado, refletir sobre a forma de trabalhar, motivação, as ferramentas utilizadas e até mesmo a divisão de papéis na equipe leva a uma melhoria na eficácia geral da equipe. É por isso que é tão importante ter reuniões regulares dedicadas não apenas a resumos do trabalho realizado, mas também a retrospectivas.

Isso porque parte do conhecimento adquirido pode ser utilizado imediatamente. Dessa forma, a equipe acelera a conclusão das tarefas e aprofunda a cooperação. Os membros da equipe do projeto aprendem uns com os outros melhores e melhores métodos de conclusão de tarefas e melhoram a cooperação.

Resumo

O domínio da execução de projetos exige que o Gerente de Projetos desenhe processos, supervise processos em andamento, os observe simultaneamente e os melhore gradualmente. O domínio da execução também inclui todas as tarefas realizadas pela equipe do projeto que levam progressivamente à realização do objetivo do projeto.

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