Uma ferramenta de gerenciamento de projetos funcionará para qualquer organização? Definitivamente, sim. No caso de grandes organizações, o uso de tal software acelera significativamente todos os processos, facilita a troca de informações e garante controle constante sobre as tarefas realizadas. Por outro lado, pequenas equipes que realizam projetos de pequena escala podem ter acesso a uma série de ferramentas úteis no sistema – não apenas para gerenciamento de projetos, mas também CRM e RH – que melhoram várias áreas das operações da empresa.
Durante o curso de um projeto, problemas frequentemente surgem devido a situações externas e internas. Enquanto fatores externos geralmente estão além do nosso controle, fatores internos podem ser eliminados – desde que entendamos que são um problema permanente e não apenas um problema pontual. Os 4 exemplos mais comuns de situações com consequências negativas para todo o projeto – para as quais a implementação de uma ferramenta apropriada poderia ser uma solução – estão listados abaixo.
Você não consegue se lembrar quando seu subordinado deve concluir a tarefa designada? Você perdeu o caderno onde distribuiu as tarefas para a fase atual do projeto? Não sabe o que seus funcionários estão fazendo no momento? Se você sente de alguma forma que não consegue manter o controle sobre o projeto, definitivamente deve apostar na implementação de uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
Adicionar todas as tarefas junto com as pessoas responsáveis por elas, definir suas prioridades e prazos, mudanças de status (por exemplo, a fazer – fazendo – feito) – essas são apenas algumas das funções que permitirão eliminar o problema da falta de supervisão. O monitoramento constante é, afinal, a melhor maneira de alcançar os benefícios esperados.
Você percebe que outros membros da equipe não sabem o que seu colega está fazendo atualmente? Embora possa parecer que todos devem ser responsáveis apenas por suas próprias tarefas, esse é um pensamento errado que leva ao uso ineficiente de recursos – e, consequentemente, a erros. Trabalhar em equipe em um projeto conjunto significa que os indivíduos dependem uns dos outros, tornando a comunicação adequada necessária. Com todas as informações no sistema e todos tendo acesso a elas, você pode verificar o status do trabalho de outras pessoas a qualquer momento e planejar suas atividades.
Além disso, uma ferramenta de gerenciamento de projetos permite que você ofereça ajuda (depois de concluir suas tarefas) à pessoa que provavelmente não conseguirá cumprir seu prazo. A possibilidade de armazenar todos os documentos em um só lugar também ajuda a melhorar a comunicação entre diferentes membros da equipe. Fornecer acesso a todos em um único sistema é a maneira mais fácil de cooperar de forma eficiente uns com os outros.
Atrasos podem acontecer por várias razões, e em qualquer estágio de implementação – e exercer controle sobre todos os processos sem a ajuda de software apropriado pode ser significativamente difícil. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos permitirá que você evite tais situações que afetam o resultado final da implementação, fornecendo a você uma capacidade constante de controlar gargalos. Quando você tem todas as informações em um único sistema, e há um prazo de conclusão ao lado de cada tarefa, a possibilidade de atrasos inesperados será minimizada.
As finanças são frequentemente o maior ponto de dor de um projeto, e a falta de controle constante sobre receitas e despesas pode levar a consequências desastrosas, piorando significativamente a situação financeira da empresa. Claro, durante o curso do projeto pode acontecer de não atendermos às suposições originais (devido, por exemplo, a aumentos significativos nos preços dos bens que precisamos), mas ao manter o controle de todas as informações em um único sistema, podemos identificar o problema mais cedo e reagir de acordo. Se você já teve problemas para manter o orçamento, não arrisque repetir tal situação.
Pense se as situações mencionadas acima já apareceram em sua organização, e se a frequência delas foi alta o suficiente para se tornar um problema que impede sua empresa de funcionar sem problemas. Se a resposta for sim, você saberá exatamente qual passo dar a seguir. Agendamento mais fácil de tarefas, marcação de compromissos, contato com colegas de trabalho, exercício de controle, acompanhamento de eventos em seu calendário – se você sente que precisa de tais recursos, não hesite mais, apenas escolha a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos para você.
Leia também:Melhor calendário online para gerenciamento de projetos
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Como Gerente de Projetos, Caroline é uma especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo a tornam a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.
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