Gestão de contratos eficaz. 3 elementos essenciais para a sua organização

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos é o processo de planejar, negociar, assinar, executar e monitorar vários tipos de contratos cujo objetivo é construir relacionamentos com clientes, fornecedores, funcionários ou parceiros de negócios. O propósito desse processo, que pode ser realizado por um único funcionário ou por um departamento inteiro, dependendo do tamanho da organização, é garantir que todos os contratos sejam executados de forma eficaz e de acordo com seus termos. Começa com a identificação das necessidades da organização, seleção de fornecedores e definição dos termos do acordo, e termina com a avaliação do progresso do contrato e, se necessário, a adoção de medidas para resolver quaisquer problemas que surgirem.

Benefícios da gestão de contratos

A gestão de contratos ajuda a organização a alcançar seus objetivos de negócios. No entanto, esse não é o único benefício associado a uma estratégia de gestão de contratos cuidadosamente desenvolvida. O processo também ajuda:

• Mitigar riscos – adicionar cláusulas de confidencialidade ou proteção de dados pode reduzir significativamente o risco para as empresas,
• Otimizar custos – as organizações podem reduzir significativamente o custo de serviços e suprimentos ao analisar e negociar cuidadosamente os termos e condições dos contratos assinados,
• Aumentar a eficiência operacional – as empresas podem melhorar consideravelmente sua produtividade ao monitorar e avaliar o desempenho de fornecedores e parceiros de negócios com base nos termos dos contratos assinados,
• Construir relacionamentos fortes com as partes interessadas – cumprir prazos e atender aos termos do contrato tem um impacto positivo nas relações com funcionários, parceiros ou fornecedores,
• Proteger os interesses de uma empresa – redigir contratos em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis protege as empresas de possíveis consequências legais.

Elementos-chave da gestão de contratos

Ela pode trazer vários benefícios a longo prazo para as organizações. Mas isso não acontecerá sem uma estratégia eficaz de gestão de contratos. Aqui estão os três elementos-chave de um processo de gestão de contratos bem-sucedido:

1. Estabelecer regras e procedimentos claros

Tanto pequenas quanto grandes empresas devem ter uma política de contratos que descreva os objetivos, responsabilidades e procedimentos para planejar, negociar, assinar e executar contratos. Tal documento deve ser claro e transparente, ou seja, compreensível para todos os envolvidos. Também deve ser atualizado, por exemplo, quando surgirem problemas na implementação do processo ou quando novas práticas emergirem na indústria.

2. Implementar um sistema de gestão de contratos

A gestão eficaz de contratos requer que uma organização tenha um banco de dados ou sistema central onde todos os contratos sejam armazenados, preferencialmente categorizados por tipo, data de expiração, valor e outros critérios relevantes. Essa centralização e categorização facilitam muito os processos implementados dentro da organização.

Neste caso, a ferramenta de CRM disponível no Firmbee será útil, permitindo que você armazene e organize dados de clientes e contratantes em um único lugar de fácil acesso. O sistema também permite monitorar o status dos contratos e criar tags. Além disso, o Firmbee vem com um aplicativo de faturamento gratuito para qualquer moeda, taxa de imposto ou desconto. Experimente o Firmbee gratuitamente!

3. Monitorar condições e prazos

As organizações devem monitorar constantemente os termos dos contratos de longo prazo assinados e buscar oportunidades para garantir condições mais favoráveis. Renegociações podem ajudar a adaptar contratos às necessidades em evolução (por exemplo, à medida que a economia muda). Além disso, permite que as empresas fiquem atentas às datas de expiração dos contratos, para que possam planejar e agir de acordo à medida que essas datas se aproximam.

Resumo

A gestão eficaz de contratos é crítica para as operações de empresas em todos os setores. Por um lado, faz parte das operações diárias de um negócio e, por outro lado, é essencial para a realização dos objetivos de negócios estabelecidos (mesmo que não diretamente). Em um ambiente de negócios dinâmico, as organizações que estabeleceram um processo eficaz de gestão de contratos são capazes de responder rapidamente às mudanças do mercado, minimizar riscos existentes e alcançar maior eficiência operacional. Como resultado, esse processo é uma ferramenta poderosa para construir sua vantagem competitiva.

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