Qual método garante melhor eficiência e produtividade? A capacidade de priorizar, organizar seu próprio trabalho ou planejar estrategicamente é frequentemente desejada pelos empregadores. Quando o número de responsabilidades aumenta e o supervisor espera resultados rápidos, vale a pena considerar se você alcançará melhores resultados realizando várias tarefas simultaneamente ou focando em apenas uma coisa de cada vez. Vamos descobrir!
A multitarefa pode ser entendida de duas maneiras. Primeiro, está associada à divisibilidade da atenção, graças à qual uma pessoa pode realizar várias tarefas ao mesmo tempo, como responder a um e-mail de um cliente enquanto participa de uma reunião de equipe e conversa com colegas de trabalho. A multitarefa também pode ser equiparada à capacidade de mudar rapidamente entre deveres individuais.
A multitarefa é eficaz? De acordo com o estudo, cujos resultados foram apresentados na publicação “Supertarefas: Perfis em habilidade extraordinária de multitarefa,” apenas 2,5% dos participantes conseguiram realizar várias tarefas simultaneamente. O restante mostrou quedas significativas no desempenho.
Cynthia Kubu, uma neuropsicóloga, confirma que o cérebro humano é capaz de se concentrar em realizar apenas uma tarefa de cada vez: “Quando pensamos que estamos multitarefando, na maioria das vezes não estamos realmente fazendo duas coisas ao mesmo tempo. Mas, em vez disso, estamos realizando ações individuais em rápida sucessão, ou mudando de tarefa.”
Outro estudo, desta vez por pesquisadores do Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) em Paris, mostra como a multitarefa afeta o córtex pré-frontal. Ao realizar uma única tarefa, ambos os lados do córtex pré-frontal trabalham juntos. Quando várias tarefas são realizadas ao mesmo tempo, os lados do cérebro começam a trabalhar de forma independente, levando a problemas de memória, resultando em menor desempenho e um aumento no número de erros.
Se realizar várias tarefas simultaneamente é ineficiente, como é possível que uma pessoa possa, por exemplo, jantar, rolar pelas redes sociais e ouvir rádio ao mesmo tempo? A resposta está no nível de engajamento do córtex pré-frontal – atividades que realizamos automaticamente (como caminhar) colocam menos pressão sobre ele do que, por exemplo, dirigir um carro.
O que fazer em vez de multitarefa? Bem, a tarefa única pode ser uma alternativa à multitarefa. Envolve focar em apenas uma tarefa de cada vez. Este método tem um impacto positivo não apenas na produtividade, mas também no corpo humano. Então, quais são os benefícios da tarefa única?
Antes de começar a trabalhar, decida quais tarefas estão no topo da sua lista de prioridades. Use a matriz de Eisenhower, que ajudará você a determinar quais questões são urgentes e precisam de atenção imediata, e quais podem ser tratadas mais tarde. Depois de definir a prioridade das tarefas, crie sua própria lista de tarefas. Este é um dos recursos que Firmbee oferece. Este sistema permite que você não apenas anote suas responsabilidades, mas também as priorize, atribua status e prazos.
Existem várias técnicas que ajudam você a gerenciar melhor seu tempo, dividindo grandes tarefas em menores que podem ser concluídas com total foco em um curto período de tempo. Um exemplo é a técnica Pomodoro, que se baseia em trabalhar em blocos cíclicos de tempo. A divisão mais comum é realizar uma tarefa por 25 minutos e, em seguida, fazer uma pausa de 5 minutos. Após quatro blocos, recomenda-se fazer uma pausa mais longa.
Bloquear distrações também ajuda você a se concentrar melhor. Para isso, é uma boa ideia desligar todas as notificações e sair de sites que o distraem do seu trabalho. Claro, alguns colegas de trabalho podem esperar uma resposta imediata à sua mensagem. Você deve então avisar os outros com antecedência que precisa se concentrar na tarefa em questão e pedir que não o perturbem enquanto estiver fazendo isso. Essas situações também ensinam você a estabelecer limites saudáveis. Os líderes também podem considerar a introdução ou pelo menos a educação adicional dos funcionários sobre o assunto da comunicação assíncrona.
O software de gerenciamento de projetos possui muitos recursos que podem ser usados para organizar seu trabalho. Primeiro de tudo, com a ajuda de quadros Kanban, uma equipe pode trabalhar junta para definir tarefas, estabelecer suas prioridades e status, atribuir funcionários responsáveis por completá-las ou definir prazos. Uma pessoa com tarefas atribuídas pode escrevê-las em sua própria lista de tarefas, depois completá-las individualmente e sucessivamente, e marcá-las como concluídas.
A escuta ativa ajuda você a se concentrar na outra pessoa e lembrar o máximo possível da reunião. Graças a essa prática, você não apenas demonstra respeito pela outra pessoa, mas também pode entender melhor os assuntos discutidos, além de evitar erros e mal-entendidos. Portanto, é uma boa ideia guardar dispositivos que distraem (telefone, laptop, etc.) ao participar de uma reunião, e preferencialmente deixá-los em outra sala. Durante discussões online, também é uma boa ideia fechar todas as abas desnecessárias no seu navegador.
Não é difícil notar que a multitarefa e a tarefa única são métodos completamente diferentes de realizar tarefas. Na tabela abaixo, apresentamos as principais diferenças.
| Multitarefa | Tarefa única |
| Trabalhar em várias tarefas simultaneamente, ou a capacidade de “mudar” rapidamente entre elas | Trabalhar em apenas uma tarefa de cada vez |
| Um amplo escopo de trabalho | Um escopo de trabalho restrito, focando apenas em uma tarefa |
| A possibilidade de cometer mais erros devido à menor concentração | Menor risco de cometer erros |
| Um grande número de erros significa resultados piores e menor eficiência e produtividade | Um pequeno número de erros significa melhores resultados e maior eficiência e produtividade |
| É mais difícil acompanhar o progresso | É mais fácil acompanhar o progresso da tarefa em questão |
| É mais difícil priorizar tarefas | A capacidade de priorizar tarefas é essencial, as obrigações mais importantes são feitas primeiro |
| Progresso mais rápido em vários projetos | Progresso mais lento em vários projetos devido ao foco em tarefas únicas |
| Execução mais lenta de tarefas específicas devido à frequente “mudança” entre elas | Conclusão mais rápida de uma tarefa específica – toda a atenção e energia são dedicadas a ela |
Hoje, a multitarefa é uma habilidade desejável pelos empregadores, principalmente porque está associada a maior produtividade e eficiência. Como os estudos mostram, a relação é exatamente o oposto. Ao mudar constantemente entre tarefas, não conseguir priorizar e organizar seu trabalho, e ser frequentemente distraído, a eficiência de um funcionário pode ser significativamente reduzida, e há um maior risco de cometer erros, que novamente exigem tempo e energia para serem corrigidos.
Claro, em algumas situações e para algumas pessoas, a multitarefa pode ser uma solução ideal. No entanto, vale a pena lembrar que apenas uma pequena porcentagem da população tem a aptidão certa para isso.
É também crucial mudar a atitude em relação à tarefa única e rejeitar a opinião de que é um método inferior. Em inúmeras publicações, artigos e blogs, você pode ler sobre seus efeitos positivos no trabalho, bem como na saúde. Portanto, pode ser uma alternativa ideal para pessoas que não querem sentir tanta pressão e estresse, e em vez disso, desejam se sentir satisfeitas com a conclusão de tarefas específicas.
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Como Gerente de Projetos, Caroline é uma especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo a tornam a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.
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